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业务流程自动化（BPA）操作手册

一、应用场景与目标

业务流程自动化（BPA）旨在通过技术手段将企业中重复性高、规则明确、跨部门的业务流程标准化、自动化，减少人工干预，提升效率与准确性。本手册适用于以下典型场景：

审批流程自动化：如员工报销、采购申请、请假审批等需多级签批的流程；

业务数据流转自动化：如客户信息录入、订单处理、合同等需跨系统/部门传递数据的流程；

周期性任务自动化：如月度报表统计、数据备份、客户回访提醒等固定周期任务；

异常处理自动化：如订单超时未处理、库存不足预警等需及时响应的异常场景。

核心目标：缩短流程周期（目标提升50%以上）、降低人工错误率（目标降至5%以下）、减少流程断点（目标实现全流程线上闭环）、释放人力聚焦高价值工作。

二、标准化操作流程

（一）流程梳理与需求分析

明确流程边界与目标

由业务部门负责人牵头，联合流程专员、IT支持*，通过访谈、研讨会形式梳理现有流程，明确流程的起点（如“员工提交报销单”）、终点（如“财务完成打款”）、参与角色（员工、部门经理、财务专员等）及当前痛点（如审批延迟、纸质单据丢失）。

输出《现有流程现状说明书》，包含流程步骤、耗时、涉及系统/工具、问题清单。

收集自动化需求

基于流程痛点，梳理可自动化的环节（如“自动校验报销单据完整性”“根据金额自动分配审批人”“超时自动提醒审批人”），明确自动化规则（如“报销金额≤5000元，部门经理审批；＞5000元，需财务总监审批”）。

输出《BPA需求规格说明书》，包含需求描述、优先级、预期效果、依赖条件。

（二）工具选型与流程设计

选择BPA工具

根据需求复杂度选择工具：简单流程可选用低代码平台（如钉钉审批、企业审批）；复杂流程需集成多系统时，选用专业BPA工具（如UiPath、AutomationAnywhere）或结合RPA（流程自动化）+BPM（业务流程管理）工具。

评估维度：流程建模能力、系统集成接口（如ERP、OA系统）、规则引擎灵活性、监控报表功能、成本预算。

设计自动化流程图

使用BPA工具的流程设计器，基于《需求规格说明书》绘制流程图，包含：

节点类型：审批节点（自动分配审批人）、数据处理节点（如数据提取、格式转换）、条件判断节点（如“金额＞10000元触发财务复核”）、通知节点（如短信/邮件提醒）、异常处理节点（如“单据信息不完整退回并提示原因”）。

节点连接：明确各节点的流转逻辑（如“审批通过→下一节点；审批驳回→退回员工”）。

输出《自动化流程设计图》，需经业务部门负责人、IT部门联合评审确认。

（三）配置与开发实施

流程配置

在BPA工具中配置流程参数：

基础信息：流程名称（如“员工报销审批流程”）、编号、版本号、适用范围（如“全体员工”）。

节点规则：审批人设置（固定人员/角色/动态分配，如“部门直属经理”）、审批时限（如“24小时内”）、通知方式（系统消息+邮件）。

数据映射：定义流程中数据的来源与去向（如“报销单金额字段从OA系统表单同步至财务系统数据库”）。

异常处理：设置超时未处理后的自动升级（如“超时4小时自动通知部门负责人”）、数据异常时的重试机制（如“接口调用失败重试3次，间隔10分钟”）。

接口开发与集成（如需）

若流程需与其他系统（如ERP、财务系统）交互，由IT开发*负责开发接口，实现数据双向同步（如“报销审批通过后，自动财务凭证并同步至ERP系统”）。

接口开发完成后需进行联调测试，保证数据传输准确、及时。

（四）测试验证与优化

测试准备

准备测试数据：覆盖正常场景（如“报销金额3000元，信息完整”）、异常场景（如“报销单缺少发票，金额超10000元”）、边界场景（如“报销金额恰好5000元”）。

确定测试用例：明确测试步骤、预期结果、实际结果记录人（如“测试员*”）。

执行测试

功能测试：验证流程节点是否按设计流转（如“提交报销单→自动推送给部门经理→审批通过→财务打款”）、规则是否生效（如“金额超10000元自动触发财务复核”）、通知是否发送（如“审批驳回时，员工是否收到退回原因”）。

功能测试：模拟多用户并发提交（如“100人同时提交报销单”），检验流程响应时间（目标≤3秒）、系统稳定性（无崩溃、无数据丢失）。

UAT（用户验收测试）：由业务用户*在测试环境中操作，确认流程是否符合实际业务需求，记录问题并反馈开发团队修复。

优化迭代

根据测试问题，调整流程配置（如“优化审批人分配规则，避免重复审批”）、修改接口逻辑（如“修复数据同步延迟问题”），直至所有测试用例通过。

输出《测试报告》《优化记录文档》。

（五）上线运行与监控

上线准备

制定上线计划：明确上线时间（如“2024年X月X日00:00”）、回退方案（如“流程异常时，切换至原线下审批流程”）、人员分工（业务支