会议记录及决策跟进管理工具表.docVIP

会议记录及决策跟踪管理工具表

适用场景：从团队协作到项目落地的全流程覆盖

本工具适用于各类需要明确目标、跟踪进度、落实责任的会议场景，包括但不限于：

团队例会：周/月度工作复盘、任务分配，同步进展并解决卡点；

项目推进会：关键节点评审、资源协调、风险应对，保证项目按计划推进；

跨部门协调会：打破部门壁垒，明确协作分工，避免职责推诿；

决策评审会：对重要方案、资源申请等进行讨论并形成可执行结论；

问题复盘会：针对已发生的失误或低效环节，分析原因并制定改进措施。

无论是中小型团队协作，还是大型多部门项目，本工具均可帮助实现“会议有记录、决策有跟踪、责任有落实”的管理闭环，避免“议而不决、决而不行”的问题。

操作指南：从会前准备到决策落地的四步管理法

第一步：会前准备——明确目标，聚焦核心

会议召开前，需完成以下准备工作，保证会议高效有序：

明确会议目的：清晰界定本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”），避免议题发散。

制定会议议程：列出会议需讨论的议题、每个议题的预计时长、负责人及预期成果，提前1-2天发送给参会人员。

准备参会人员：根据议题内容邀请相关人员（决策者、执行者、关联部门负责人），必要时提前收集背景资料（如数据报告、方案初稿），供参会者预读。

指定记录人：确定专人担任记录人，提前熟悉工具模板，明确需重点记录的内容（关键决策、行动项、争议点等）。

第二步：会中记录——全面客观，突出重点

会议进行中，记录人需按“核心信息+关键内容”的逻辑进行记录，保证信息完整且可追溯：

记录基础信息：准确填写会议名称、时间、地点（线上会议需注明会议/平台）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

梳理会议议程：按议程顺序记录每个议题的讨论过程，重点标注“讨论要点”（如不同参会者的观点、分歧点）和“共识结论”（如一致认可的方向、方案）。

明确决策事项：对会议形成的决策，需记录“决策编号”（按会议顺序递增，如01”）、“决策内容”（具体结论，避免模糊表述）、“决策依据”（数据、法规或讨论共识）、“决策负责人”（对决策结果负责的人）。

细化行动项：针对需执行的任务，逐条记录“行动编号”（与决策编号关联，如01-01”）、“任务描述”（具体做什么，如“完成客户投诉处理流程优化方案”）、“负责人”（直接执行人）、“协作人”（提供支持的人员）、“完成时限”（精确到日期，如“2023-11-05”前）及“交付物”（如方案文档、数据报表）。

标注待办事项：对会议中未解决、需后续跟进的问题，记录“问题描述”“建议跟进人”“初步计划”，明确下次会议的讨论方向。

第三步：会后整理——同步信息，确认责任

会议结束后24小时内，记录人需完成会议记录的整理与分发，保证信息同步：

整理会议记录：根据会中笔记，补充遗漏细节，检查“决策事项”“行动项”是否完整（负责人、时限、描述是否清晰），形成最终版会议记录。

分发与确认：将会议记录发送给所有参会人员及关联方，要求负责人在2小时内确认“行动项”信息（如有异议需及时反馈，避免责任模糊）。

归档与公示：将确认后的会议记录归档至共享文件夹（按“年份-月份-会议类型”分类），并在团队协作平台（如企业钉钉）公示，方便随时查阅。

第四步：跟踪落实——定期跟进，闭环管理

会议决策的价值在于执行，需通过持续跟踪保证行动项落地：

建立跟踪机制：

短期跟踪：对3天内需完成的行动项，由记录人每日提醒负责人；

周度跟踪：每周例会上优先回顾上周行动项完成情况（“已完成/进行中/未开始/已延期”），说明未完成原因及需支持资源；

节点跟踪：对跨月度行动项，每月末进行专项复盘，评估进度是否偏离计划。

更新状态与反馈：负责人需在完成时限前1天反馈行动项进展（如“已完成，交付物为《客户投诉处理流程优化方案v1.0》”；“进行中，因需法务审核，延迟至11月10日”），记录人实时更新跟踪表。

闭环处理：对已完成行动项，需由决策负责人验收确认；对延期或未完成项，需在下次会议中分析根本原因（如资源不足、目标不明确），并调整计划或追责，避免问题悬而未决。

工具模板：会议记录及决策跟踪表（含示例）

会议记录及决策跟踪表

会议基本信息

会议名称

Q3产品迭代优先级评审会

会议时间

2023年10月27日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A（线上会议：企业会议号X）

主持人

*经理（产品部）

记录人

*助理（行政部）

参会人员

经理（产品部）、主管（研发部）、主管（市场部）、专员（测试部）、*主管（运营部）

缺席人员及原因

*总监（技术部）——因紧急客户拜访，已提交书面意见

会议议程与讨论要点

决策事项

行动项

待办事项

议题1：Q3产品迭代功能优先级排序讨论要点：