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行政管理活动策划及执行总结模板
一、适用范围
二、操作流程
（一）策划筹备阶段
明确活动目标与需求
根据公司战略或部门年度计划，确定活动核心目标（如提升团队凝聚力、传达管理要求、庆祝重要节点等）。
收集需求：通过问卷、访谈或部门会议，明确参会人员范围、期望形式（线上/线下）、时间偏好、预算上限等。
输出：《活动需求确认表》（明确目标、主题、时间、地点、人数、预算等关键信息）。
组建活动筹备团队
成立专项小组，明确组长（通常为行政负责人）、成员及分工，涵盖策划组、执行组、后勤组、宣传组等模块。
示例分工：
策划组：负责方案制定、流程设计、内容审核；
执行组：负责场地对接、物资采购、现场执行；
后勤组：负责餐饮、交通、住宿、医疗保障；
宣传组：负责通知发布、摄影摄像、后期报道。
制定详细活动方案
内容包括：活动主题、时间地点、参会人员、流程安排（时间节点、环节内容、负责人）、物资清单、预算明细、应急预案（如设备故障、人员突发状况等）。
方案需提交上级审批，确认后启动筹备。
资源协调与确认
场地：根据活动规模（人数、形式）预订场地，确认设备（投影、音响、麦克风等）支持需求。
物资：采购或租赁活动所需物料（如横幅、背景板、礼品、签到用品等），提前3天清点入库。
人员：确认主持人、嘉宾（如有）、讲师（如有）等关键角色，提前沟通流程与需求。
（二）执行实施阶段
活动前准备
提前1天布置场地：按方案搭建舞台、摆放桌椅、调试设备、张贴物料，保证符合活动氛围要求。
召开筹备组短会：明确当日各岗位职责、时间节点、应急联系人，保证信息同步。
参会人员通知：提前24小时通过邮件/企业发送活动提醒（含时间、地点、着装要求、注意事项等）。
活动中管控
签到管理：设置签到台，核对参会人员信息，发放物资（如胸牌、资料袋、礼品等），实时统计到场率。
流程把控：严格按照时间推进各环节，主持人控场，执行组及时衔接上下场内容，避免拖延。
应急处理：现场安排专人负责设备调试、突发状况处理（如人员不适、设备故障等），启动应急预案。
记录留存：安排专人负责摄影、摄像，全程记录活动亮点（如领导致辞、互动环节、颁奖等），重要环节需拍照存档。
活动后收尾
场地清理：检查场地是否有遗漏物品，恢复原状，与场地负责人确认交接。
物资回收：清点剩余物资，登记入库或妥善处理（如礼品分发、物料回收利用）。
费用结算：整理活动期间所有票据，核对预算明细，提交财务部门报销。
（三）总结复盘阶段
资料整理归档
汇总活动资料：包括方案、签到表、照片/视频、预算表、反馈问卷等，按“年度-活动类型”分类存档。
输出《活动执行报告》：记录活动概况、实际执行情况、偏差分析（如时间、预算、效果对比）。
效果评估与反馈
发放《活动反馈问卷》：收集参会人员对活动内容、组织、场地、服务等方面的评价（可设置“满意度”“建议”等维度）。
数据分析：统计问卷结果，分析活动目标达成度（如满意度≥85%、目标覆盖率100%等），形成《活动效果评估报告》。
经验总结与优化
召开复盘会议：筹备组全员参与，总结活动亮点（如流程顺畅、互动性强）与不足（如设备调试延迟、物资准备不足），提出改进措施。
更新模板：根据复盘结果，优化活动策划与执行流程，更新本模板内容。
三、模板示例
1.活动策划方案表
项目
内容
负责人
完成时间
活动名称
2024年公司年度总结暨表彰大会
*经理
2024-01-05
活动目标
总结年度工作，表彰优秀员工，明确下一年度目标，提升团队凝聚力
*主管
2024-01-01
时间地点
2024年1月20日14:00-17:00，公司总部三楼多功能厅
*助理
2024-01-10
参会人员
全体员工（约80人）、特邀嘉宾（3人）
*专员
2024-01-08
活动流程
14:00-14:10签到入场；14:10-14:30领导致辞；14:30-15:30年度工作汇报；15:30-16:30表彰颁奖；16:30-17:00互动游戏
*策划组
2024-01-07
预算明细
场地布置：5000元；礼品采购：8000元；餐饮：3000元；其他（物料、设备）：2000元；总计：18000元
*财务
2024-01-06
应急预案
设备故障：提前联系备用设备供应商；人员突发：安排医护人员在场待命
*后勤组
2024-01-05
2.活动执行分工表
小组
负责人
职责
策划组
*经理
方案审核、流程把控、内容确认、嘉宾对接
执行组
*主管
场地布置、物资采购、现场执行（签到、引导）、流程衔接
后勤组
*助理
餐饮安排、医疗保障、交通协调、物资回收
宣传组
*专员
活动通知发布、摄影摄像、后期报道（公众号/企业号）
3.活动反馈问卷（节选）
评价维度
评分（1-5分，5分为最高）
具体建议
活动流程合理性
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