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业务合同审核与归档管理工具模板

一、工具概述与应用价值

（一）工具设计背景

在企业经营活动中，合同是明确双方权利义务、防范法律风险的核心载体。但部分企业因合同审核流程不规范、归档管理混乱，易导致条款歧义、履约纠纷、档案丢失等问题，甚至引发经济损失或法律诉讼。为规范合同全生命周期管理，降低操作风险，提升工作效率，本工具模板整合了合同审核的关键节点与归档标准，为企业提供标准化、可复用的管理框架。

（二）适用业务场景

本模板适用于各类企业对外签订的业务合同管理场景，包括但不限于：

采购与销售合同：原材料采购、产品销售、服务外包等；

合作开发合同：技术合作、项目联合开发、知识产权授权等；

租赁与融资合同：设备租赁、房屋租赁、银行借款、融资租赁等；

服务类合同：咨询服务、广告服务、物流服务、物业服务等；

其他商业合同：必威体育官网网址协议、竞业限制、代理合同等。

尤其适合中小型企业法务部门、业务部门及行政档案部门协同使用，也可作为企业建立合同管理制度的参考依据。

二、合同审核与归档全流程操作指南

（一）合同接收与初步登记

操作目标：保证合同及时纳入管理，避免遗漏或信息错漏。

1.合同提交与登记

业务部门在收到合作方提供的合同草案（或起草完毕内部合同）后，需第一时间填写《合同接收与初步登记表》（见表1），提交至法务部门或合同管理专员。登记内容需包括合同基本信息、双方主体信息、核心条款摘要等，保证后续审核有据可依。

2.形式审查

管理专员对提交的合同进行形式审查，重点检查：

合同文本是否完整（含附件、补充协议等）；

合同类型是否明确（如采购合同、服务合同等）；

是否具备基本的合同要素（双方名称、签约日期、标的、金额等）。

若形式要件缺失，需退回业务部门补充完整后再启动审核流程。

（二）合同主体资格审核

操作目标：核实合同双方主体合法性，避免因无签约资格、超越权限等导致的合同无效风险。

1.主体信息核实

对方主体：需提供营业执照副本复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明书、授权委托书（若由代理人签约）。通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业状态（是否存续、吊销、注销）、经营范围、行政处罚记录等；

我方主体：由业务部门确认签约权限是否符合公司章程规定（如法定代表人签约、授权代表签约等），并加盖公司公章或合同专用章。

2.履约能力评估

对方为企业的，需评估其注册资本、实缴资本、财务状况（近1年财务报表）、行业口碑及过往履约记录；

对方为自然人的，需核实身份证信息、职业资质（如特殊行业需具备执业许可证）、相关履约能力证明（如资产证明、业绩证明）。

审核完成后，填写《合同主体资格审核表》（见表2），明确“通过”“不通过”或“补充材料”结论，并附核查依据。

（三）合同核心条款审核

操作目标：保证合同条款合法、合规、完整，规避履约风险。

1.核心条款审核要点

标的条款：明确产品/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准（需引用国家标准、行业标准或双方约定标准），避免描述模糊（如“优质产品”“合格服务”）；

价款与支付条款：明确金额、计价货币、支付方式（银行转账/支票/承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货款、验收款、质保金比例及支付条件）、开票信息（税率、发票类型）；

履行期限与地点：明确起始/截止时间、交付/服务地点，涉及跨地区履约的需注明管辖衔接规则；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标、拖欠款项等）对应的违约金计算方式、赔偿范围，避免“违约责任由违约方承担”等模糊表述；

争议解决：优先约定由我方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决，或选择仲裁时明确仲裁机构全称（如“北京仲裁委员会”）；

必威体育官网网址条款：明保证密范围、必威体育官网网址期限（通常持续至合同终止后2-3年）、违约责任；

合同变更与解除：明确变更需双方书面确认，解除条件（如不可抗力、根本违约）及程序。

2.条款修订与反馈

法务部门根据审核要点提出修订意见，反馈至业务部门与对方协商。若对方不接受关键条款修订，需由公司管理层决策是否继续合作。审核过程需留存书面记录（如邮件、修订版合同对比文件）。

（四）合同风险综合审查

操作目标：识别合同潜在风险，制定应对措施，保证合同符合公司利益。

1.风险审查维度

法律风险：条款是否符合《民法典》《公司法》《招标投标法》等法律法规，是否存在无效情形（如违反强制性规定、恶意串通损害第三人利益）；

财务风险：价款支付是否与公司资金规划匹配，质保金比例是否合理（通常为5%-10%），是否存在大额预付款风险；

商业风险：市场价格波动对价款的影响（如是否约定调价机制）、合作方履约稳定性（如是否要求提供履约担保）；

合规风险：合同内容是否符合行业监管规定（如金融行业需符合《商业银行法》、医疗行业需符合《药品管理法》）。

2.风险应对措施

对低风险合同（如常规采购、服务合同）