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采购管理流程优化与执行手册
前言
采购管理是企业运营的核心环节，直接影响成本控制、供应链效率与产品质量。为规范采购行为、提升流程透明度、降低运营风险，本手册基于行业最佳实践，结合企业实际运营场景，构建了一套从需求提报到付款结算的全流程管理体系。手册内容涵盖场景应用、操作指引、工具模板及风险控制，旨在为采购部门及相关协同部门提供标准化操作依据，助力企业实现“降本、增效、合规”的采购管理目标。
一、手册适用范围与应用场景
（一）适用企业类型
本手册适用于制造业、零售业、服务业等各类需开展规模化采购的企业，尤其适用于采购流程尚未标准化、存在跨部门协同效率低、成本管控难等问题的中小型及大型企业。
（二）涉及部门与角色
需求部门：负责提出采购需求、确认物料/服务规格、参与验收。
采购部：负责需求审核、供应商寻源、合同签订、订单执行、成本控制。
财务部：负责预算审核、付款审批、成本核算、发票合规性检查。
法务部：负责合同条款审核、法律风险把控。
仓库/质检部：负责货物接收、数量清点、质量验收。
（三）典型应用场景
常规物料采购：生产型企业原材料、办公用品、低值易耗品等重复性采购。
项目采购：新建项目、技改项目中设备、工程服务等一次性采购。
紧急采购：生产突发故障需紧急补货、市场短缺物料临时采购。
供应商优化：现有供应商绩效评估、新供应商引入与淘汰决策。
二、采购管理全流程操作指引
（一）需求管理阶段：明确需求，源头控制
目标：保证采购需求真实、合规、预算可控，避免“过度采购”或“需求模糊”。
步骤1：需求提报
操作主体：需求部门（如生产部、行政部）。
操作动作：
填写《采购需求申请表》（模板见第三章），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、预算金额、交付时间、用途说明及技术参数（如需，附技术图纸、样品等附件）。
需求部门负责人对需求的合理性（如数量是否匹配生产计划/办公需求）签字确认。
输出成果：《采购需求申请表》（含附件）。
步骤2：需求审核
操作主体：采购部（初审）、财务部（预算审核）、分管领导（终审）。
操作动作：
采购部初审：审核需求描述是否清晰、规格是否明确、是否在合格供应商范围内（若为新需求，标注“需寻源”）。
财务部预算审核：核对预算金额是否符合年度预算，超预算需求需提交《预算调整申请表》并说明理由。
分管领导终审：对关键物料（如金额超10万元或影响生产的核心设备）进行审批。
输出成果：审核通过的《采购需求申请表》，未通过的需求需反馈修改意见并退回需求部门。
步骤3：需求确认与归档
操作主体：采购部。
操作动作：将审核通过的需求表分类整理（按物料类型、部门、项目编号），录入采购管理系统，同步“采购任务编号”。
输出成果：需求台账（电子+纸质），关联采购任务编号。
（二）供应商管理阶段：优选供应商，筑牢合作基础
目标：建立合格供应商名录，保证供应商资质合规、履约能力强，从源头把控质量与成本。
步骤1：供应商寻源
操作主体：采购部。
操作动作：根据物料类型选择寻源方式：
常规物料：从合格供应商名录中筛选，优先选择合作3年以上且绩效评分≥80分的供应商。
新物料/新供应商：通过行业展会、公开招标、第三方平台（如采购网、行业B2B平台）等渠道收集供应商信息，至少征集3家以上备选供应商。
输出成果：《供应商寻源清单》（含供应商名称、联系人、联系方式、主营业务、报价等）。
步骤2：供应商资质审核
操作主体：采购部、法务部。
操作动作：
供应商需提供《供应商资质文件清单》，包括：营业执照（副本）、相关行业资质（如ISO9001认证、3C认证、医疗器械经营许可证等）、法定代表人身份证明、开户许可证。
法务部审核资质文件的真实性、有效性（如营业执照是否在有效期内、资质范围是否覆盖采购物料）。
输出成果：《供应商资质审核表》（审核结论：通过/不通过，不通过需说明原因）。
步骤3：供应商评估与分级
操作主体：采购部、质检部、需求部门。
操作动作：
制定《供应商评估标准》（见第三章模板），从价格竞争力（30%）、质量合格率（25%）、准时交付率（20%）、服务响应速度（15%）、合作稳定性（10%）五个维度打分。
采购部汇总评估结果，将供应商分为三级：
A级（战略供应商）：评分≥90分，长期合作，优先分配订单；
B级（合格供应商）：评分70-89分，常规合作，按需分配订单；
C级（备选供应商）：评分60-69分，仅限紧急采购或临时补货；
D级（淘汰供应商）：评分＜60分，清出合格名录。
输出成果：《供应商评估报告》《合格供应商名录》（每季度更新一次）。
步骤4：供应商谈判与合同签订
操作主体：采购部、法务部。
操作动作：
采购部与A级/B级供应商进行价格谈判，明确单价、付款方式、交付周期、质量标准等条款，形成《采购合同》（模板见第三章）。
法务部
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