企业采购申请与审批模板.docVIP

企业日常采购申请与审批模板

一、适用范围与典型场景

办公物资采购：如文具、打印耗材、办公设备（电脑、打印机等）、清洁用品等；

生产/运营物资采购：如原材料、零部件、生产辅料、设备维修配件等；

服务类采购：如咨询、培训、维修、保洁等外包服务；

其他常规采购：如员工劳保用品、活动物料等，单笔采购预算在[企业设定标准，如：5000元]以上需按本流程审批。

二、全流程操作指引

步骤1：采购申请发起

发起人：需求部门员工或指定采购专员；

操作说明：

明确采购需求（物品/服务名称、规格、数量、用途、期望到货日期）；

确认预算归属，保证采购金额在部门年度/月度预算内；

登录企业OA系统或填写《采购申请表》（见第三部分），相关附件（如技术参数、比价记录、需求说明等）。

步骤2：部门负责人初审

审批人：需求部门负责人*经理；

审核重点：

采购需求的合理性（是否为工作必需、数量是否恰当）；

预算是否充足，是否符合部门支出计划；

附件材料是否完整（如技术规格是否明确、大额采购是否有比价依据）。

操作结果：通过则流转至下一环节；不通过则退回申请人并注明修改意见。

步骤3：财务部门复核

审批人：财务部*主管；

审核重点：

采购金额是否准确，是否符合企业财务制度；

预算科目使用是否正确，有无超预算情况（超预算需额外说明并附审批文件）；

付款方式、供应商信息是否符合财务规范（如是否为合格供应商名录内企业）。

操作结果：通过则流转至分管领导；不通过则退回需求部门并补充说明。

步骤4：分管领导/总经理审批

审批人：根据采购金额分级审批（示例）：

单笔金额≤[5000元]：分管领导*总审批；

单笔金额[5000元]且≤[20000元]：分管领导总审批后，提交总经理总审批；

单笔金额[20000元]：需提交总经理办公会集体审议。

审核重点：

采购事项对企业整体运营的影响；

大额采购的经济性、必要性（是否符合企业战略或年度计划）；

分级审批权限是否符合企业规定。

操作结果：审批通过后，流转至采购部门；驳回则终止流程并通知申请人。

步骤5：采购部门执行与反馈

执行部门：采购部；

操作说明：

根据审批通过的申请，选择合格供应商（优先从企业供应商名录中选取，名录外需新增供应商评估）；

进行询价/比价（小额采购可简化流程，大额采购需至少3家供应商报价）；

确定供应商后，签订采购合同（如需），下达订单并跟踪物流进度；

采购完成后，及时将供应商信息、订单号、预计到货日期反馈给需求部门。

步骤6：验收与入库

责任部门：需求部门+仓储部门（如涉及物资入库）；

操作说明：

需求部门收到物品/服务后，对照申请单核对规格、数量、质量，填写《验收单》；

涉及入库的物资，需仓储部门核对无误后办理入库手续，并在系统中更新库存；

验收不合格的，及时反馈采购部门联系供应商退换货，同步更新审批流程状态。

三、采购申请表（标准模板）

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购编号（系统）

采购明细

物品/服务名称

规格型号/技术要求

单位

数量

预算单价（元）

预算总价（元）

资金来源

□部门预算□项目预算□其他（请注明：_________）

用途说明

（简述采购原因及具体使用场景，如：替换报废打印机、生产A项目所需等）

期望到货日期

年月日

供应商信息（可选）

名称：______________________联系人：______________________

审批流程

签字

日期

意见（可选）

需求部门负责人

财务部门

分管领导

总经理（如需）

采购部（确认）

附件清单

□技术参数说明书□比价记录□需求说明函□其他：_________

备注

（如：紧急采购、特殊要求等）

四、使用要点与常见问题提示

填写规范：

采购明细中的“规格型号”“用途说明”需详细明确，避免模糊表述（如“办公用品”需具体到“A4纸、80g、500张/包”）；

预算金额需根据市场价格合理预估，虚报或漏报可能导致审批延误。

预算控制：

严禁超预算采购，确因特殊情况需超预算的，需提前提交《预算调整申请》并附详细说明，经总经理审批后方可发起采购流程。

审批时限：

各环节审批人需在[2个工作日]内完成审核，紧急采购可标注“加急”并同步通过电话/即时通讯工具提醒审批人，保证流程高效流转。

供应商管理：

优先从企业《合格供应商名录》中选择供应商，名录外供应商需由采购部门完成资质审核（营业执照、相关资质证书等）并备案后方可合作。

特殊情况处理：

零星、小额采购（如单笔≤[500元]），可简化流程，由部门负责人审批后直接采购，但需在每月底汇总报备财务部；

服务类采购需明确服务范围、验收标准及付款节点，避免后续纠纷。

记录存档：

审批通过的《采购申请表》及附件（验收单、合同、发票等）需由采购部