合同管理审核与执行流程模板.docVIP

合同管理审核与执行流程模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在对外合作中，从合同需求发起至最终履行完毕的全流程管理，涵盖采购、服务外包、项目合作、资产处置等典型场景。无论是新签合同、补充协议还是合同变更，均可通过本模板规范操作，保证合同管理合规、高效，降低履约风险。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与合同立项

需求提出

业务部门根据实际工作需要（如采购物资、委托服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码等）、合同标的、预算金额、履行期限、核心需求（如质量标准、交付时间等）。

需求部门负责人对申请表内容的真实性、必要性进行审核，签字确认后提交至合同管理部门（如行政部、法务部或综合管理部）。

立项评估

合同管理部门会同财务、法务等部门对需求进行联合评估：

财务部门审核预算合理性，保证符合公司年度预算及成本控制要求；

法务部门初步审查合作方主体资格（如是否为失信被执行人、经营范围是否匹配等）；

业务部门补充说明合作背景及合作必要性。

评估通过后，由合同管理部门出具《合同立项审批表》，明确项目编号、合同类型、关键条款框架，启动合同起草工作。

（二）合同起草与内部审核

合同起草

业务部门根据立项审批结果，结合合作方初步沟通意见，起草合同文本。合同内容需包含核心要素：

双方主体信息（名称、地址、法定代表人/负责人）；

合同标的、数量、质量标准、价款/报酬及支付方式；

履行期限、地点、方式；

权利义务、违约责任、争议解决方式；

必威体育官网网址条款、知识产权归属（如适用）、合同生效条件。

复杂合同（如重大项目、涉外合同）需由业务部门与法务部门共同起草，保证条款严谨、合法合规。

内部审核

合同文本起草完成后，按以下流程逐级审核：

业务部门审核：由业务部门负责人及经办人审核条款是否满足需求，履约可行性（如交付时间、技术要求是否可实现）；

财务部门审核：重点审核价款构成、支付节点、税费承担、发票开具要求等财务相关条款，保证资金安全；

法务部门审核：全面审查合同合法性（是否符合法律法规、行业规范）、条款完整性（有无遗漏关键内容）、权利义务对等性、违约责任可执行性，避免“霸王条款”或法律漏洞；

分管领导审核：对合同整体内容及各部门审核意见进行复核，从公司战略、风险控制角度提出修改意见。

审核过程中，如需修改，由业务部门根据审核意见与法务部门、合作方沟通调整，直至所有部门无异议。

（三）合同审批与签署

最终审批

内部审核通过后，由合同管理部门汇总《合同审批流转单》（含各环节审核意见、修改记录），提交至公司法定代表人/主要负责人或其授权人签署审批意见。重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务）需提交总经理办公会或董事会审议。

合作方确认

审批通过后，业务部门将最终合同文本发送至合作方确认，保证双方对条款无异议。如合作方提出修改，需重新履行内部审核流程（仅针对修改部分）。

合同签署

双方签署合同：

加盖合同专用章或公章（需保证印章使用已履行内部审批程序）；

法定代表人/负责人或授权代表签字（授权委托书需作为合同附件）；

合同一式多份（通常至少3份，双方各执1份，公司存档1份），骑缝章签署保证完整；

电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名及存证平台。

（四）合同履行与跟踪

履约计划制定

合同签署后，业务部门牵头制定《合同履行计划表》，明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任人（业务经办人、部门负责人）、所需支持部门（如技术部、财务部）。

过程跟踪与记录

业务部门按履行计划定期跟踪履约情况，填写《合同执行跟踪表》，记录：

各节点完成情况（如“2024年X月X日完成货物交付，验收合格”）；

出现的问题（如延迟交付、质量不符）及处理措施（如催告、协商变更）；

双方沟通记录（如会议纪要、邮件往来）。

财务部门根据合同约定及履约进度办理款项支付，保证“款到发货”或“验收后付款”等条款执行到位，留存支付凭证（如发票、银行转账记录）。

验收与确认

合同标的交付后，由业务部门组织相关部门（如技术部、质量部）及合作方共同验收，填写《合同验收单》，明确验收结果（合格/不合格）、不合格处理方式（如退货、整改）。验收单需双方签字确认，作为履约完成的依据。

（五）合同变更、终止与归档

合同变更

履行过程中如需变更合同内容（如标的、金额、履行期限），需由双方协商一致并签订《合同变更协议》，履行与原合同相同的内部审核、审批流程。变更协议作为原合同的补充，与原合同具有同等法律效力。

合同终止

出现下列情形时，合同可终止：

履行完毕（双方确认验收合格）；

协商一致终止（签订《合同终止协议》，明确清算条款）；

因不可抗力导致无法履行（提供相关证明材料）；

一方违约导致合同目的无法实现（守约方发出书