办公室装修及办公设备配置计划申请表.docVIP

办公室装修及办公设备配置计划申请表使用指南

一、适用场景与发起时机

本申请表适用于以下情形，需根据实际需求及时发起，保证办公环境与设备配置满足工作需要：

新公司成立/新部门设立：首次配置办公区域装修及基础办公设备，需规划空间布局与物资清单；

业务扩张导致办公空间不足：因团队规模扩大、新增业务板块等，需扩租或重新规划现有办公区域，涉及装修与设备新增；

原办公设施老化或功能不匹配：现有装修破损（如墙面渗水、电路老化）、设备使用超年限（如电脑卡顿、办公桌椅损坏）或无法满足新工作需求（如视频会议设备不足）；

办公室搬迁：因租约到期、降本增效等原因更换办公地址，需对新址进行装修及设备配置规划；

专项需求调整：如增设独立会议室、茶水间、母婴室等功能区域，或采购特定专业设备（如设计类工作站、实验室仪器）。

二、申请流程与操作步骤

（一）申请前准备

明确需求核心：结合部门人数、工作性质（如行政岗需工位密集，设计岗需独立绘图区）、未来1-3年业务规划，确定装修重点（如开放式工位/独立办公室比例）与设备配置清单（如电脑型号、打印机功能）。

现场调研与数据收集：

若涉及装修，测量目标区域面积（长×宽×高），记录现有建筑结构（承重墙、管道位置）、电源接口分布，拍摄现状照片作为参考；

若涉及设备采购，梳理现有设备数量、使用年限、故障率，列出需报废/新增/升级的设备清单。

初步预算编制：

装修预算参考当地装修市场价（如基础装修800-1500元/㎡，中高端1500-3000元/㎡），结合面积估算；

设备预算根据品牌、型号、数量查询供应商报价（至少对比3家，保留报价单备查）；

预留10%-15%备用金，应对突发情况（如施工中发觉隐蔽工程问题、设备价格波动）。

（二）填写申请表

根据模板表格逐项填写，保证信息真实、完整、具体（模糊描述可能导致审批驳回或执行偏差），重点注意以下字段：

基本信息：申请部门、申请人*（部门接口人，需熟悉需求）、联系方式（内线/企业）、申请日期；

装修需求：明确装修区域（如“总部办公楼3层东区”）、装修类型（勾选“基础装修/局部改造/功能升级”）、主要项目（如“拆除原非承重墙、强弱电改造、铺设防静电地板、安装LED灯带”）、风格要求（如“现代简约风，主色调为灰白”）、工期要求（如“2024年X月X日-X月X日，共计30天”）；

设备配置需求：按类别（办公家具/IT设备/电器设备/其他）填写，每项需注明“名称+规格型号+数量+配置理由”（如：“笔记本电脑：联想ThinkPadX1Carbon，i7处理器/16G内存/512G固态硬盘，数量5台，理由：设计部视频剪辑专用，需高功能显卡”）；

预算明细：分项列出装修费（含设计费、施工费、主材费）、设备费（含采购费、运输费、安装费）、其他费用（如监理费、垃圾清运费），总计金额需与初步预算一致，并注明“大写”金额（防止涂改）。

（三）部门内部审核

申请人填写完毕后，提交至部门负责人*审核，重点确认：

需求是否符合部门年度工作计划；

数量、规格是否合理（如避免过度配置导致浪费）；

预算是否在部门可控范围内。

部门负责人审核通过后签字，并加盖部门公章（或电子签章）。

（四）跨部门会签

根据需求涉及范围，提交至相关职能部门会签，保证需求合规且可落地：

行政部：审核装修方案是否符合公司《办公空间管理规范》（如消防通道宽度、环保材料要求）、设备配置是否符合标准化（如电脑品牌限定为联想/戴尔）、工期是否与公司整体安排冲突；

财务部：审核预算编制是否合理（单价是否超市场均价、是否有重复列项）、总额是否符合年度预算指标；

IT部：审核IT设备（电脑、服务器、网络设备）的配置是否满足系统兼容性、数据安全要求（如是否需加密软件、远程访问功能）；

法务部（如涉及大额合同或外包）：审核装修/采购合同条款是否合规（如违约责任、质保期限）。

各部门需在2-3个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为默认通过。

（五）管理层审批

根据预算金额分级审批，保证审批效率与权责匹配：

小额预算（≤5万元）：由分管副总*审批，重点确认需求紧急性与性价比；

中额预算（5万-20万元）：由总经理*审批，需附部门负责人+行政部+财务部联合会签意见；

大额预算（＞20万元）：提交至总经理办公会集体审议，需提前3个工作日提交申请材料（含会签表、预算明细表、供应商对比表）。

（六）审批结果反馈与执行

行政部在收到审批通过的材料后1个工作日内，反馈至申请部门，同步启动后续流程；

若审批未通过，行政部需注明修改意见（如“预算超支，需优化设备型号”），退回申请部门重新调整。

（七）实施与验收

装修执行：行政部负责对接装修公司，签订合同（明确工期、质量标准、付款节点），每周向申请部门反馈进度；

设备采购：行政部/采购部根据审批通过的清单对接供应商，保证设备