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档案数字化管理师岗位现场作业操作规程

文件名称：档案数字化管理师岗位现场作业操作规程

编制部门：

综合办公室

编制时间：

2025年

类别：

两级管理标准

编号：

审核人：

版本记录：第一版

批准人：

一、总则

本规程适用于档案数字化管理师在档案数字化过程中的现场作业。目的在于规范档案数字化作业流程，确保档案数字化工作的高效、准确和安全，提高档案管理水平和利用率。通过严格执行本规程，确保数字化档案的完整性和真实性，为企事业单位提供优质、高效的档案服务。

二、操作前的准备

1.劳动防护用品：档案数字化管理师应穿戴符合国家安全标准的防护眼镜、手套、口罩等，防止档案材料中的灰尘和化学物质对身体的侵害。

2.设备检查：操作前应检查扫描仪、电脑、网络设备等是否正常运行，确保硬件设备的完好性和兼容性。对扫描仪进行预热，以保证扫描质量。

3.软件准备：确保使用的是正版且已更新的数字化管理软件，对软件进行系统检查，确保无病毒、无故障，并对相关操作人员进行软件培训。

4.环境要求：作业环境应保持清洁、安静、通风良好，室内温度控制在18-25℃之间，湿度控制在40%-60%之间。确保档案室地面干燥，避免因地面潮湿导致的档案材料损坏。

5.工作区域布置：根据实际需求，合理布置工作区域，包括扫描区、整理区、存储区等，确保工作流程顺畅，避免交叉感染和混淆。

6.数据备份：在操作过程中，定期对数字化档案进行备份，确保数据安全，避免因设备故障或人为失误导致的数据丢失。

7.作业指导书：操作人员应熟悉并遵守档案数字化作业指导书，了解各项操作规范和注意事项，确保作业质量。

三、操作步骤

1.准备工作：首先，检查扫描仪、电脑等设备是否正常，确保网络连接稳定。然后，根据档案材料的特性选择合适的扫描参数，如分辨率、色彩模式等。

2.档案整理：将待数字化档案按照分类、编号等要求进行整理，确保每份档案的顺序和完整性。对于破损或特殊材质的档案，应采取相应的保护措施。

3.扫描作业：将整理好的档案放置在扫描仪上，按照设定的参数进行扫描。扫描过程中，注意保持档案平铺，避免因倾斜导致图像失真。

4.图像处理：扫描完成后，对图像进行质量检查，对模糊、破损、颠倒等图像进行修复和调整。确保图像清晰、可读。

5.文件命名：根据档案分类和编号规则，对数字化后的文件进行命名，方便后续检索和管理。

6.数据上传：将处理好的数字化档案上传至档案管理系统，确保数据安全，避免数据丢失。

7.档案归档：将数字化后的档案进行归档，包括实体档案和电子档案，确保档案的完整性和一致性。

8.质量检查：对数字化档案进行质量检查，包括图像质量、命名规范、数据完整性等方面，确保档案质量符合要求。

9.记录填写：填写操作记录表，详细记录操作过程中的关键信息，如档案名称、扫描时间、处理结果等，以便后续查询和追溯。

10.清理工作：操作结束后，清理工作区域，关闭设备，确保工作环境整洁。

四、设备状态

1.良好状态：

-扫描仪：运行平稳，无异常噪音，扫描速度符合预期，图像质量清晰，无卡纸现象。

-电脑：系统运行流畅，无死机或蓝屏现象，软件响应迅速，网络连接稳定。

-网络设备：信号稳定，无中断或延迟，数据传输速率满足工作需求。

-档案存储设备：存储空间充足，读写速度正常，无数据损坏或丢失情况。

2.异常状态：

-扫描仪：出现卡纸、图像模糊、扫描速度慢等问题，可能是由于扫描仪内部清洁不当、参数设置错误或设备故障所致。

-电脑：出现系统崩溃、软件运行不稳定、网络连接不稳定等情况，可能是由于软件冲突、硬件故障或病毒感染。

-网络设备：出现信号不稳定、数据传输中断、网络延迟等问题，可能是由于网络设备故障、线路问题或外部干扰。

-档案存储设备：存储空间不足、读写速度下降、数据损坏或丢失，可能是由于存储设备故障、数据损坏或未进行定期维护。

在设备出现异常状态时，应立即停止操作，进行如下处理：

-对扫描仪进行清洁和维护，调整扫描参数。

-对电脑进行系统检查，更新驱动程序，进行病毒扫描。

-检查网络设备，排除线路问题，重置网络设备。

-对档案存储设备进行数据备份，检查存储介质，必要时更换存储设备。

确保设备处于良好状态是保证档案数字化工作顺利进行的关键，因此应定期对设备进行检查和维护。

五、测试与调整

1.测试方法：

-图像质量测试：对扫描后的图像进行质量检查，包括分辨率、色彩还原度、清晰度等，确保图像符合标准。

-数据传输测试：模拟实际工作环境，检查数据在网络中的传输速度和稳定性。

-系统兼容性测试：验证数字化管理系统在不同操作系统和设备上的兼容性，确保系统稳定运行。

-存储性能测试：对存储设备进行读写速度测