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采购管理标准化流程与工具包

一、采购标准化流程的实践应用场景与价值体现

采购管理标准化流程适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动，覆盖物料采购、服务外包、工程设备采购等多种采购类型。具体场景包括：企业新项目启动时的物料紧急采购、常规生产备件的周期性采购、办公设备的补充采购、外部服务的委托采购（如咨询、物流）等。

通过标准化流程，可实现以下核心价值：

规范操作：避免因采购人员经验差异导致的流程混乱，保证每笔采购有章可循；

降本增效：通过集中寻源、比价议价降低采购成本，缩短采购周期；

风险控制：严格审核供应商资质、合同条款，防范合规风险与质量风险；

透明管理：全程留痕，便于追溯采购过程，减少人为干预与廉政风险。

二、采购管理标准化全流程操作指南

（一）需求确认与采购申请

步骤目标：明确采购需求，保证采购内容符合业务需求且预算可控。

责任部门/岗位：需求部门（申请人）、采购部（审核人）、财务部（预算审核）。

操作要点：

需求部门根据业务计划填写《采购申请单》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预估单价、总价、到货日期及预算科目，部门负责人*经理签字确认。

采购部审核申请内容的合理性（如规格是否明确、数量是否合理）、供应商信息（是否有历史合作记录）及预算是否符合公司规定，必要时与需求部门沟通调整需求。

财务部核对采购预算，保证在部门预算额度内，超预算采购需提交《预算调整申请表》经总经理*总审批。

输出文档：《采购申请单》（含预算审批意见）。

（二）供应商寻源与资质审核

步骤目标：筛选合格供应商，建立采购备选库。

责任部门/岗位：采购部（寻源专员）、质量管理部（资质审核）。

操作要点：

采购部根据采购需求类型，通过以下渠道寻源：

公开渠道：行业展会、招标平台（如中国招标投标公共服务平台）、供应商自荐；

内部渠道：合格供应商名录（历史合作供应商推荐）、集团供应商共享库。

对潜在供应商进行初步筛选，剔除无合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证）的供应商。

质量管理部对供应商资质进行复审，重点审核：

质量体系认证（如ISO9001、行业特定认证）；

生产/服务能力（产能、设备、技术团队）；

财务状况（近3年财务报表、信用报告）；

历史合作业绩（同类项目合作案例、客户评价）。

输出文档：《供应商资质评估表》（含审核结论）。

（三）询比价与招标采购

步骤目标：通过市场竞争获取最优采购价格与条件。

责任部门/岗位：采购部（询价专员）、审计部（监督）。

操作要点：

询价：向3家及以上合格供应商发出《询价函》，明确采购需求、报价要求（含报价有效期、是否含税、交货方式）、提交截止时间。

比价：采购部整理供应商报价，形成《询比价记录表》，对比分析价格差异（如是否低于成本价）、付款条件、交货周期、售后服务等，选择性价比最优供应商。

招标（单笔采购金额≥50万元时启动）：

编制招标文件（含采购需求、评标标准、投标人须知），通过招标平台发布招标公告；

组建评标小组（需求部门、采购部、财务部、审计部代表），按技术、价格、服务、资质等维度打分，确定中标供应商。

输出文档：《询比价记录表》或《评标报告》。

（四）采购决策与合同签订

步骤目标：明确双方权责，规避法律风险。

责任部门/岗位：采购部（合同专员）、法务部（审核）、总经理（审批）。

操作要点：

采购部根据比价/招标结果，与供应商洽谈合同条款，重点明确：

标的物名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准（如国标、行标或双方约定标准）；

交货时间、地点、运输方式及费用承担；

验收流程（如到货检验、试运行验收标准）；

付款方式（如预付款比例、到款节点、发票要求）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标时的赔偿标准）。

法务部审核合同条款，保证符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，修改不合理表述后反馈采购部。

采购部将最终合同文本提交总经理*总审批，审批通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。

输出文档：《采购合同》（正本+副本，采购部、财务部、需求部门各存1份）。

（五）订单下达与执行跟踪

步骤目标：保证供应商按合同约定履约。

责任部门/岗位：采购部（订单专员）、需求部门（协调人）。

操作要点：

采购部根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，注明订单号、合同号、交货明细、联系人及联系方式，并要求供应商确认回传。

采购部跟踪订单执行进度，重点监控：

生产/备货情况（要求供应商提供生产计划或备货凭证）；

物流运输信息（如发货时间、物流单号，预计到货日期）；

异常处理（如延迟交货需供应商书面说明，协商解决方案）。

需求部门提前做好收货准备（如仓库腾库、人员安排），保证到货后及时验收。

输出文档：《采购订单》《订单执行跟踪表》。

（六）收货验收与入库管理

步骤目标：核