销售合同评审及签订管理工具.docVIP

销售合同评审及签订管理工具使用指南

一、工具适用场景与价值

本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及管理层协同处理销售合同的全流程管理场景，覆盖从合同发起、多部门评审、审批到最终签订、归档的标准化需求。具体适用场景包括：

常规销售合同处理：针对标准化产品或服务的销售合同，保证条款合规、风险可控；

定制化合同管理：对于涉及特殊需求、非标条款的定制合同，通过多环节评审规避潜在风险；

跨部门协作：解决销售、法务、财务等部门因信息不对称导致的审批低效问题；

合同风险防控：通过结构化评审流程，识别法律、财务、履约等风险点，降低合同纠纷概率；

合规性管理：保证合同内容符合行业法规、公司制度及内部授权要求，避免违规操作。

二、销售合同评审及签订全流程操作步骤

（一）合同发起与信息录入

责任主体：销售代表/客户经理

操作说明：

销售代表与客户初步沟通需求，明确产品/服务信息、价格、交付要求等核心条款后，登录合同管理系统（或使用线下模板），填写《销售合同基本信息表》（见模板1）。

录入内容包括：客户名称（需与营业执照一致）、统一社会信用代码、合同编号（按“年份+部门简称+流水号”规则编制，如“2024-XY-001”）、合同名称（如“产品销售合同”）、销售代表、签约日期、合同金额（大写+小写）、币种、产品/服务清单（名称、规格、数量、单价、总价）、交付时间、交付地点、付款方式（如“预付款30%到发货，尾款70%到货后30天内付清”）等基础信息。

客户资质材料（营业执照复印件、法人身份证明、授权委托书等，若为新客户），以及合同草案（需包含核心条款，如违约责任、争议解决方式等）。

提交至销售经理进行初步审核。

（二）销售部门内部初审

责任主体：销售经理

操作说明：

销售经理在1个工作日内审核合同草案，重点核查：

客户信息真实性、完整性（核实客户资质是否在有效期内，信用记录是否良好）；

产品/服务清单与客户需求是否一致，数量、规格、价格是否符合公司定价政策；

交付时间、地点是否与销售承诺匹配，是否存在履约风险；

付款方式是否符合公司财务规定（如预付款比例、账期上限等）。

若初审通过，在《销售合同评审表》（见模板2）“销售部门意见”栏签字确认，并提交至法务部门；若存在需修改内容（如价格超出权限、交付时间不合理），需注明修改意见并退回销售代表调整，调整后重新提交。

（三）法务部门合规性评审

责任主体：法务专员/法务经理

操作说明：

法务部门在2个工作日内审核合同条款，重点关注：

主体合法性：签约方是否具备完全民事行为能力，授权委托书是否有效（核对授权范围、期限及签字/盖章）；

条款完整性：是否包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等）；

风险防控：违约责任是否明确、公平（如违约金比例是否合理），知识产权归属是否清晰，争议解决方式是否约定为公司所在地法院/仲裁机构；

合规性：是否违反行业监管规定（如特殊行业需资质许可），是否与公司通用合同模板冲突。

若评审通过，在《销售合同评审表》“法务部门意见”栏签字确认，提交财务部门；若存在法律风险（如免责条款显失公平、争议解决约定不明），需提出修改建议并与销售部门沟通调整，调整后重新评审。

（四）财务部门条款审核

责任主体：财务专员/财务经理

操作说明：

财务部门在2个工作日内审核合同中的财务相关条款，重点核查：

价格与税费：合同价格是否含税（需明确税率及开票类型），是否存在价格异常（如低于成本价）；

付款条件：预付款比例是否符合公司规定（原则上不低于30%），账期是否超出客户信用等级对应的期限，是否有延迟付款的违约约定；

财务风险：是否涉及大额垫资、第三方担保等特殊条款，应收账款坏账计提政策是否明确；

发票与结算：开票时间、结算方式是否与财务流程一致（如“发货后开具增值税专用发票”）。

若审核通过，在《销售合同评审表》“财务部门意见”栏签字确认，提交至对应层级管理层审批；若存在财务风险（如付款条件宽松导致回款困难），需提出调整意见（如缩短账期、增加抵押担保等），并与销售部门协商修改。

（五）管理层最终审批

责任主体：部门总监/总经理/董事会（根据合同金额及重要性分级）

操作说明：

根据公司《合同授权管理办法》，按合同金额、客户类型或条款复杂度确定审批权限：

金额≤10万元：销售总监审批；

10万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元或涉及重大战略客户/特殊条款：董事会审批。

审批人重点审核：

合同是否符合公司战略目标（如新客户开发、市场份额提升）；

各部门评审意见是否落实，是否存在未解决的重大争议；

合同整体风险收益比是否合理（如高风险合同需额外评估风险应对措施）。

若审批通过，在《销售合同评审表》“管理层审批意见”栏签字确认；若未通过，注明原