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采购成本控制与供应商管理标准化工具指南

一、典型应用场景

本工具适用于企业采购部门在日常工作中实现成本精细化管控与供应商全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

新供应商引入评估：当企业需开发新的原材料/服务供应商时，通过标准化流程筛选具备成本优势与合规资质的合作伙伴。

现有供应商成本优化：针对长期合作供应商，定期开展成本分析，推动其通过工艺改进、规模效应等降低报价。

采购绩效监控：通过量化指标跟踪供应商质量、交期、成本等表现，为续约、淘汰或奖惩提供依据。

紧急采购成本控制：在突发需求（如生产缺料、设备故障）时，快速评估供应商报价合理性，避免溢价采购。

年度供应商复盘：结合全年合作数据，优化供应商分级体系，调整采购份额分配，强化核心供应商合作。

二、标准化操作流程

（一）需求与成本目标明确

需求确认：由采购专员根据生产计划/项目需求，明确采购物料/服务的规格、型号、数量、质量标准及交付时间，形成《采购需求单》，经采购经理审核后启动流程。

成本目标设定：财务部门联合采购部门基于历史数据、市场价格波动及预算要求，制定本次采购的“目标成本”（含单价、总价上限），作为后续谈判基准。

（二）供应商信息收集与初筛

信息收集渠道：通过行业展会、招标平台、供应商自荐、现有供应商推荐等方式，收集潜在供应商的基本信息，包括：

企业资质（营业执照、ISO认证、行业准入许可等）；

生产能力（产能、设备、工艺水平）；

商务条件（报价、付款周期、最小起订量）；

历史合作案例（同行业客户评价、供货记录）。

初筛标准：采购专员*按“三优先”原则筛选：

资质齐全且在有效期内；

报价不超过目标成本的110%；

具备3年以上同行业供货经验。

初筛后形成《潜在供应商清单》，提交采购经理*审核。

（三）供应商现场评估与谈判

现场评估：对初筛通过的供应商，由采购经理牵头，联合质量工程师、技术部门*组成评估小组，现场核查：

生产环境与设备维护情况；

质量管控流程（如检验标准、追溯体系）；

库存管理与交付能力；

财务状况（资产负债表、现金流健康度）。

评估后填写《供应商现场评估表》，按“质量（40%）、成本（30%）、交期（20%）、服务（10%）”加权打分，60分以上进入谈判环节。

成本谈判：采购专员*基于评估结果与目标成本，与供应商就价格、付款条件、批量折扣等进行谈判，重点分析：

成本构成（原材料、人工、制造费用占比）；

降本空间（如替代材料、工艺优化）；

长期合作的价格承诺。

谈判达成一致后，形成《供应商报价对比表》，明确最终合作价格及附加条款。

（四）合同签订与订单执行

合同拟定：法务部门*根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确以下核心条款：

物料规格、数量、单价及总价；

质量标准与验收方法（如抽样标准、不合格品处理流程）；

交付时间、地点与运输方式；

付款方式（如账期、预付款比例）与违约责任；

必威体育官网网址条款与知识产权约定。

合同经采购经理、法务部门双审核后，由双方授权代表签字盖章生效。

订单下达：采购专员*根据合同《采购订单》，同步发送至供应商及仓库、财务部门，跟踪供应商备货进度，保证按期交付。

（五）交付验收与成本核算

入库验收：仓库管理员收到货物后，对照《采购订单》核对物料数量、规格，并配合质量工程师按检验标准进行抽检，合格后办理入库手续，不合格品按合同约定退换货。

成本核算：财务部门根据入库数量、实际支付金额及运费、关税等附加成本，核算本次采购的“实际单位成本”，与目标成本对比，分析差异原因（如价格波动、数量偏差），形成《采购成本分析报告》提交采购部门。

（六）供应商绩效评估与持续改进

季度/年度评估：采购专员每季度收集供应商的交付准时率、退货率、质量问题响应速度等数据，联合质量部门、使用部门*填写《供应商绩效评估表》，按“质量（40%）、交期（25%）、成本（20%）、服务（15%）”评分，划分为A（优秀，≥90分）、B（良好，80-89分）、C（合格，70-79分）、D（不合格，＜70分）四级。

结果应用：

A级供应商：增加采购份额，优先参与新项目合作；

B级供应商：维持现有合作，提出改进建议；

C级供应商：限期整改，跟踪改进效果；

D级供应商：终止合作，启动新供应商替代流程。

持续优化：采购部门*每半年组织供应商复盘会议，分享行业最佳实践，推动供应商在技术、成本、服务等方面提升，形成《供应商改进计划》并跟踪落实。

三、核心表格模板

（一）供应商基本信息表

序号

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系电话

注册地址

经营范围

主营产品

资质证书（编号及有效期）

合作历史（合作年限、主要客户）

备注

1

*科技有限公司张*

138

北京市海淀区路号

电子元器件研发、生产

电容、电阻

ISO9001（2023-2026）

5年，合作客户：A厂