企业行政岗位职责详细说明书.docxVIP

企业行政岗位职责详细说明书

——为高效有序的办公环境保驾护航

一、引言

本岗位职责说明书旨在明确企业行政岗位的核心职责、工作内容、任职要求及相关权责，确保行政工作的规范化、高效化运作，为企业整体运营提供坚实的后勤保障与支持。本说明书适用于企业内各级行政人员，是招聘、培训、绩效考核及职业发展的重要依据。

二、岗位基本信息

*岗位名称：行政专员/行政主管(可根据企业实际层级调整)

*所属部门：行政部(或综合管理部、办公室)

*直接上级：行政经理/部门负责人(或公司分管领导)

*岗位编制：若干(根据企业规模及业务需求确定)

*工作地点：企业指定办公场所

三、主要工作职责与内容

行政岗位的核心在于“服务”与“保障”，确保企业日常运营的顺畅与高效。具体职责如下：

（一）行政管理体系建设与维护

1.制度建设与执行：协助制定、修订和完善企业各项行政管理制度、流程（如办公用品管理、会议室使用、访客接待等），并监督执行情况，确保行政工作有章可循。

2.公文与档案管理：负责企业各类行政公文、信函、通知的起草、印发、收发、登记、传阅、归档工作，确保公文流转的及时性与准确性。同时，管理企业重要档案资料，确保其安全与完整。

3.公章与证照管理：严格按照规定保管和使用公司公章、合同章等各类印章，以及企业营业执照、资质证书等重要证照，办理相关年检、变更手续。

（二）办公环境与后勤保障

1.办公环境维护：负责办公区域的日常巡检与维护，确保整洁、有序、安全的办公环境。协调物业或相关部门处理办公场所的设施设备故障、环境卫生、绿化养护等问题。

2.后勤服务保障：统筹员工考勤管理系统的维护与数据初步汇总；协助管理员工食堂、宿舍（如适用）的日常运营与监督；负责员工出差的票务、酒店预订等后勤支持；保障饮用水、办公绿植等日常消耗品的及时供应。

3.安全保卫工作：协助制定并实施企业安全保卫制度，包括消防安全、治安防范、应急处理等。组织或配合进行安全检查，消除安全隐患，确保员工人身及公司财产安全。

（三）资产管理

1.固定资产管理：负责企业固定资产（如办公设备、IT设备、家具等）的登记、入库、领用、转移、盘点、维护、报废等全生命周期管理，确保资产账实相符，有效利用。

2.办公用品管理：根据各部门需求，编制办公用品采购计划，负责采购、验收、入库、发放与库存管理，控制成本，避免浪费，确保办公用品的及时供应。

（四）会务与活动支持

1.会议组织与保障：负责公司各类会议（包括内部例会、专题会议、外部接待会议等）的筹备、组织与现场保障工作，如会议室预订、议程安排、材料准备、设备调试、茶歇安排、会议记录与纪要整理等。

2.企业活动支持：协助组织公司团建活动、年会、庆典、培训等各类集体活动，负责活动策划、场地联络、物料准备、现场协调等具体执行工作。

（五）采购与供应商管理

1.行政采购执行：根据审批后的采购需求，执行非生产性物资（办公用品、办公设备、后勤物资等）的采购工作，货比三家，选择性价比优的供应商，控制采购成本。

2.供应商关系维护：建立和维护与行政类供应商（如办公用品供应商、维修服务商、保洁公司、会务公司等）的良好合作关系，定期评估其服务质量与价格水平。

（六）企业文化建设辅助

1.宣传与氛围营造：协助企业文化宣传工作，如公司内部通知、公告的发布，企业文化墙的更新，组织员工生日会、节日慰问等，营造积极向上的企业文化氛围。

2.员工关怀：协助组织实施员工关怀活动，增强员工归属感与凝聚力。

（七）其他行政支持工作

1.访客接待：负责公司来访客人的前台接待、登记、引导及茶水服务，展现公司良好形象。

2.跨部门协调：作为行政部门的窗口，积极与公司各部门沟通协调，了解需求，提供支持，确保各项行政服务落到实处。

3.信息收集与反馈：收集整理行政工作相关的信息、数据，定期向上级汇报，并就行政工作中的问题提出改进建议。

四、任职资格要求

（一）教育背景与专业知识

1.学历要求：大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

2.专业知识：熟悉行政管理学基本原理，掌握公文写作规范，了解国家及地方相关劳动、安全、消防等法律法规。

（二）专业技能与工作经验

1.技能要求：

*熟练操作各类办公自动化设备及办公软件（如Word,Excel,PowerPoint,Outlook等）。

*具备良好的文字功底和公文写作能力。

*优秀的沟通协调能力、组织策划能力、应变能力和问题解决能力。

*具备一定的成本控制意识和基本的财务常识。

2.经验要求：具有相关行政工作经验，熟悉行政工作流程者优先。对于主管级岗位，