通用的采购审批管理表单.docVIP

通用采购审批管理表单模板与应用指南

一、采购审批表单的适用范围与典型应用场景

采购审批管理表单是企业或组织中规范采购流程、控制采购成本、明确审批责任的核心工具，适用于各类需要进行物资、服务或固定资产采购的场景。具体典型应用场景包括：

1.日常运营物资采购

如办公用品（纸张、笔、文件夹等）、劳保用品（工作服、防护手套等）、清洁用品等，此类采购通常金额较小、频次较高，需通过标准化审批保证采购必要性与预算合理性。

2.生产/项目所需物资采购

如生产型企业原材料、零部件采购，项目型企业的专用设备、耗材采购等，此类采购直接影响生产进度或项目交付，需严格审核需求真实性、规格匹配度及供应商资质。

3.固定资产采购

如电脑、打印机、生产设备、办公家具等单价较高、使用周期长的资产采购，需评估资产利用率、投资回报率，并按金额分级审批，避免资源浪费。

4.服务类采购

如咨询服务（法律、财务、技术支持）、外包服务（保洁、维修、IT运维）、营销推广服务等，需明确服务范围、标准及验收方式，保证服务质量与成本可控。

二、采购审批全流程操作指引

采购审批流程需遵循“需求导向、分级授权、责任到人”原则，具体操作步骤如下（以企业内部采购为例）：

步骤1：采购申请发起（申请人操作）

操作人：需求部门员工或部门指定采购专员

操作内容：

登录企业采购管理系统（或填写纸质表单），准确填写《通用采购审批管理表单》中“基础信息”部分，包括：申请部门、申请人、联系方式（内部短号）、申请日期、采购类型（物资/服务/固定资产）、物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、预算科目（如“办公费-办公用品”“生产成本-原材料”）。

详细填写“用途说明”，需明确采购原因（如“新员工入职需配备办公文具”“生产车间A设备维修更换配件”）、使用部门及预期效果。

若涉及供应商信息，需至少填写1家候选供应商的名称、联系人、联系方式（内部短号）及报价（或提供报价单作为附件）。

相关支撑材料（如：部门需求审批单、项目立项批文、比价记录、技术参数要求等），保证信息真实、完整。

注意事项：预估总价需与预算科目余额匹配，超预算需提前提交《预算调整申请》；规格型号、技术参数需清晰，避免后续采购争议。

步骤2：部门负责人审核（部门负责人操作）

操作人：申请部门负责人（如部门经理/主管）

审核内容：

核查采购需求的必要性：是否为部门工作必需？是否存在替代方案（如内部调配、租用代替购买）？

审核采购合理性：数量、规格是否符合实际需求？预估单价是否合理（可参考历史采购价或市场均价）？

确认预算匹配度：预算科目是否正确？预算余额是否充足？

操作结果：

审核通过：在“部门负责人审核意见”栏签字确认，并注明“同意申请”，流转至下一环节。

审核不通过：在意见栏注明“驳回”及具体原因（如“需求不明确，请补充规格参数”“预算不足，需调整采购数量”），退回申请人修改后重新提交。

时限要求：常规采购需在1个工作日内完成审核，紧急采购（如生产急需维修配件）需在4小时内完成。

步骤3：财务部门审核（财务专员/经理操作）

操作人：财务部门指定审核人员（根据采购金额分级，如专员审核小额，经理审核大额）

审核内容：

预算合规性：采购项目是否纳入年度/月度预算？预算科目使用是否准确？

资金安排：是否有足够资金支持？若涉及跨期预算，是否已履行预算调整流程？

价格合理性：预估单价是否偏离市场公允价？是否提供了至少3家供应商比价记录（单笔金额≥5000元时）？

成本控制：是否符合企业成本管控要求？是否存在更优采购方案（如批量采购、长期协议）？

操作结果：

审核通过：签字确认，注明“同意财务审核”，流转至审批领导。

审核不通过：注明“驳回”及原因（如“未提供比价记录”“预算科目错误”），退回申请人补充材料或重新申请。

时限要求：常规采购2个工作日内完成，紧急采购1个工作日内完成。

步骤4：领导审批（按金额分级审批）

操作人：根据采购金额划分审批权限（示例）：

金额＜5000元：部门负责人审批（步骤2已覆盖，此环节可）；

5000元≤金额＜20000元：分管副总（如运营副总/生产副总）；

金额≥20000元：总经理/总经理办公会。

审批内容：

重大采购事项是否符合企业战略规划？

是否符合内控管理要求？（如固定资产采购是否需经过资产管理部门前置审核）

特殊采购（如独家供应商采购、超预算采购）是否履行了特殊审批流程？

操作结果：

审批通过：签字确认，注明“同意采购”，流转至采购部门。

审批不通过：注明“否决”及原因（如“不符合年度采购计划”“风险过高”），流程终止，申请人需重新调整方案。

时限要求：分管副总3个工作日内完成，总经理5个工作日内完成（紧急采购可缩短至1-2个工作日）。

步骤5：采购部门执行（采购专员操作）

操作人：采购部