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HR人力资源管理人事操作指南——新员工入职办理全流程

一、适用范围与操作背景

本指南适用于企业人力资源部门（HR）及行政部门开展新员工入职办理工作，旨在规范入职流程、保证信息采集准确、规避用工风险，同时帮助新员工快速熟悉企业环境与制度。适用于全职、劳务派遣等不同用工形式的新员工入职场景，涵盖从入职需求确认到试用期跟进的全流程管理。

二、入职办理全流程操作步骤

（一）第一步：入职需求确认与信息核对

操作主体：用人部门负责人、HR专员

操作说明：

需求发起：用人部门根据岗位空缺情况，提前向HR提交《人员需求申请表》，明确岗位名称、任职要求、到岗时间、薪酬预算等信息。

信息核对：HR审核需求表，重点核对岗位编制（是否超编）、薪酬标准（是否符合企业薪酬体系）、到岗时间（是否与部门工作计划冲突），确认无误后启动招聘流程。

入职通知：候选人通过面试且背景调查通过后，HR向候选人发送《录用通知书》（可通过邮件/书面形式），明确入职时间、报到地点、需携带材料清单及注意事项，同时抄送用人部门。

（二）第二步：新员工入职材料准备

操作主体：新员工、HR专员

操作说明：

新员工需按《录用通知书》要求，提前准备以下材料（原件及复印件各1份，复印件需注明“复印件与原件一致”并由本人签字）：

身份证明类：身份证、户口本（首页及本人页）；

学历/资质证明类：毕业证、学位证、职业资格证书（如岗位涉及）、离职证明（原单位盖章，注明最后工作日期）；

其他材料：近期1寸免冠照片2张、体检报告（3个月内，指定医院）、银行卡（用于工资发放，需注明开户行）、社保/公积金转移材料（如有）；

特殊材料：已婚员工提供结婚证、独生子女证（如有）；异地员工提供居住证（或居住登记回执）。

HR提前1天提醒新员工携带材料，保证材料齐全，避免当天影响办理效率。

（三）第三步：入职手续现场办理

操作主体：HR专员、行政部门、IT部门、财务部门

办理地点：企业人力资源部办公室

操作说明：

身份核实与信息登记：

HR核对新员工身份证原件与复印件，确认身份无误后，引导其填写《新员工入职登记表》（见模板表格），内容包括基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人、银行信息等，保证信息真实、完整（某为员工姓名，某部门为入职部门）。

登记完成后，HR将员工信息录入企业HR管理系统，员工编号。

资料归档与合同签订：

HR收取新员工所有材料复印件，按“一人一档”原则整理，装入员工档案袋，标注“某-某部门-入职日期”；

组织新员工签订《劳动合同》（一式两份），明确合同期限（试用期包含在内，劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上及以上，不超过6个月）、工作内容、工作地点、工作时间、劳动报酬、社会保险、劳动保护等条款，双方签字盖章后，企业留存一份，员工留存一份。

办公与后勤支持办理：

行政部门：为新员工办理工牌（照片由HR提供）、门禁权限、办公用品（电脑、笔记本、笔等）领用登记，引导其熟悉办公区域（茶水间、卫生间、会议室等）；

IT部门：根据岗位需求开通企业邮箱、内部通讯软件（如钉钉/企业）、系统权限（如OA、业务系统），保证电脑、网络等设备正常使用；

财务部门：收集新员工银行卡复印件，用于工资发放，说明工资到账时间、个税申报规则等。

（四）第四步：入职引导与融入跟进

操作主体：HR专员、用人部门负责人、部门导师

操作说明：

企业级入职引导（HR负责，入职当天或次日）：

介绍企业概况：发展历程、企业文化、组织架构、核心价值观；

制度培训：考勤制度（打卡时间、请假流程）、薪酬福利（社保公积金、年假、节日福利）、奖惩制度、必威体育官网网址协议等；

安全培训：消防安全（灭火器使用、疏散路线）、办公设备安全（电脑、打印机使用规范）、信息安全（数据必威体育官网网址、密码管理）。

部门级入职引导（用人部门负责人/导师负责，入职当天）：

团队介绍：部门成员、岗位职责、汇报关系；

工作交接：岗位职责说明、工作流程、当前工作项目进度、常用工具/系统操作指南；

融入活动：安排部门欢迎会（可选），介绍新员工给团队，帮助其快速熟悉同事。

试用期跟进（HR负责，入职后每周/每月）：

入职1周内：与新员工进行1对1沟通，知晓入职材料是否齐全、办公设备是否正常、是否有疑问未解决；

入职1个月内：与用人部门负责人沟通，知晓新员工工作适应情况、任务完成进度；

入职前2周：提醒用人部门准备试用期考核标准，明确考核指标（如工作任务完成率、团队协作评分等）。

三、入职办理核心模板表格

表1：新员工入职登记表

基本信息

内容

基本信息

内容

姓名

某

性别

男/女

出生日期

年月日

民族

汉族/其他

身份证号

政治面貌

群众/员/团员

婚姻状况

未婚/已婚/离异

学历

本科/硕士/其他

毕业院校

X大学

专业

X