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公司员工离职管理流程规范

一、引言

员工离职是组织生命周期中不可避免的一环，妥善处理离职事宜，不仅关乎离职员工的职业体验，更对公司的运营连续性、团队士气及企业声誉有着直接影响。本规范旨在建立一套清晰、有序、专业的离职管理流程，确保离职过程的顺畅高效，最大限度降低可能的风险，并从中汲取有益经验，促进组织优化。

二、离职申请与沟通

（一）离职申请的提出

员工若有离职意向，应首先向其直接上级进行口头沟通，表达离职想法。在双方初步沟通后，员工需提交书面《离职申请书》，明确阐述离职原因、拟离职日期等关键信息。书面申请是离职流程正式启动的标志，有助于确保信息的准确传递和后续流程的规范执行。

（二）离职面谈（直接上级）

直接上级在收到员工口头或书面离职意向后，应尽快安排正式的离职面谈。面谈的核心目的在于：

1.了解真实原因：真诚倾听员工的想法，探寻离职的根本原因，是个人职业发展、薪酬福利、工作环境还是其他因素。

2.评估挽留可能：对于表现优秀或关键岗位员工，若离职原因属于可调和范畴（如工作压力、岗位匹配度等），上级应结合公司实际情况，探讨是否存在挽留的可能性及可行方案。

3.明确态度与期望：无论是否挽留，均需向员工明确公司对其离职申请的初步态度，并强调遵守离职流程、做好工作交接的重要性。

面谈过程中，上级应保持冷静、客观、尊重的态度，避免情绪化或指责性言语。面谈要点应进行简要记录，以备后续参考。

三、离职审批

（一）逐级审批

员工提交的《离职申请书》（通常需附上直接上级的初步意见）应按照公司规定的审批权限逐级上报。相关负责人在审批时，应综合考虑员工的工作表现、团队影响及离职原因，审慎做出决定。对于核心岗位或涉及重要项目的员工离职，审批过程中可适当引入更高级别管理人员的评估。

（二）审批结果反馈

人力资源部在收到最终审批意见后，应及时将结果反馈给员工及其直接上级。若审批通过，双方需就具体的离职日期（通常遵循劳动合同及法律规定的提前通知期）达成一致，并以此为基准规划后续的工作交接。

四、工作交接

工作交接是离职流程中至关重要的一环，直接关系到部门工作的连续性和稳定性。

（一）制定交接计划

在确定离职日期后，由直接上级牵头，与离职员工共同制定详细的《工作交接计划》。计划应明确：

1.交接内容：包括手头正在进行的工作项目进展、未完成任务、待办事项、客户资源、内部联系人、相关文档资料（电子及纸质）、系统权限等。

2.交接对象：明确接收工作的同事。

3.时间节点：分阶段设定交接任务的完成时限，确保在离职日前完成所有交接。

（二）执行工作交接

离职员工应严格按照《工作交接计划》，主动、全面地将工作移交给指定人员。交接过程中，应确保接收方能够充分理解和接手工作。对于复杂或关键的工作模块，建议进行多轮交接或安排一定时间的跟岗学习。交接完成后，应由离职员工、接收人和直接上级共同签署《工作交接确认表》，作为交接完成的依据。

五、离职结算与手续办理

（一）离职面谈（人力资源部）

在员工离职前，人力资源部应安排一次正式的离职面谈。此环节侧重于从组织层面收集员工对公司管理、企业文化、薪酬福利、职业发展等方面的真实反馈和建议。人力资源部应做好记录，并对收集到的信息进行汇总分析，为公司改进管理提供参考。面谈中，HR应再次确认员工的离职意愿，并解答员工关于离职后社保、公积金、档案等事宜的疑问。

（二）薪酬福利结算

人力资源部负责根据员工的实际出勤天数、加班情况、未休年假等，准确核算员工的应发工资、经济补偿金（如适用）及其他未结清款项，并明确告知员工具体的发放时间和方式。同时，办理社会保险、住房公积金等的停缴手续。

（三）公司财物归还与信息安全

离职员工在离开公司前，必须归还所有公司财物，包括但不限于：

*办公设备（电脑、手机、U盘等）

*办公用品（工牌、门禁卡、钥匙等）

*公司文件、资料、合同、客户信息等

*借款、备用金等

IT部门应配合检查并回收离职员工的系统账号、邮箱权限、VPN权限等，确保公司信息安全。

（四）竞业限制与必威体育官网网址协议重申

对于签订了《竞业限制协议》或《必威体育官网网址协议》的员工，人力资源部应在离职时与其进行重申，明确其在离职后应履行的相关义务及违约责任。

六、离职后事宜

（一）离职证明开具

员工办妥所有离职手续后，人力资源部应在规定时限内为其开具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明），此证明是员工后续求职、办理社保转移等手续的重要文件。

（二）档案与社保关系转移

人力资源部应协助离职员工办理人事档案、社会保险及住房公积金关系的转移手续，提供必要的证明文件和指引。

（三）后续咨询与关系维护

对于离职员工在合理期限内就离职相关事宜提出的咨询，人力资源部应予以耐心解答。对于表现优秀的离职员工，公司可将其纳入“校友网络”，