请假条安全防护制度.docxVIP

请假条安全防护制度

一、概述

请假条安全防护制度旨在规范请假条的申请、审批、存储和使用流程，确保请假信息的安全性、准确性和完整性，防止信息泄露、篡改或滥用。本制度适用于所有涉及请假条处理的部门和个人，通过明确职责、细化流程和强化监督，提升请假管理效率，保障组织运营的有序性。

二、制度内容

（一）请假条的申请与审批流程

1.请假条申请

(1)员工需提前填写纸质或电子请假条，明确请假事由、时间范围、联系方式等信息。

(2)纸质请假条需提交至直接上级，电子请假条需通过指定系统提交。

(3)特殊情况（如紧急事假）可先口头报备，但须在事后补办完整请假手续。

2.请假条审批

(1)直接上级在收到请假条后，需在规定时限内（如2个工作日）完成审批，并注明审批意见。

(2)超过一定请假天数（如3天以上）或涉及关键岗位，需经部门负责人复核。

(3)审批通过后，请假条需加盖部门或公司印章（电子版需加电子签章）。

（二）请假条的存储与保管

1.纸质请假条

(1)部门需指定专人负责收集、整理和归档纸质请假条，存放在指定位置。

(2)存档期限根据公司规定（如至少保存1年），到期后按档案管理流程处理。

(3)禁止随意丢弃或外借请假条，确需查阅需经部门负责人同意。

2.电子请假条

(1)使用公司指定的HR系统或OA系统管理电子请假条，确保数据加密存储。

(2)系统需设置访问权限，仅授权人员（如HR、直接上级）可查看和审批。

(3)定期备份电子数据，防止因系统故障导致信息丢失。

（三）请假条的安全监督

1.职责分工

(1)HR部门负责监督请假流程的合规性，定期检查请假条记录。

(2)IT部门负责保障系统安全，防止黑客攻击或数据泄露。

(3)员工需妥善保管个人请假信息，不得泄露给无关人员。

2.异常处理

(1)如发现请假条伪造、篡改或违规使用，需立即启动调查，并按公司规定处罚相关责任人。

(2)异常情况需记录在案，并提交至部门会议讨论改进措施。

三、执行要点

（一）员工须知

1.请假前务必提交完整请假条，避免因手续不全导致延误。

2.紧急事假需在事后24小时内补办手续，并附相关证明（如医院诊断书）。

3.不得将请假条转借他人，个人信息需严格必威体育官网网址。

（二）管理者须知

1.审批请假条时需仔细核对信息，确保真实有效。

2.对异常请假申请（如频繁请假、事由模糊）需加强沟通，必要时需进一步核实。

3.定期组织员工培训，提升安全意识和操作规范。

（三）系统维护

1.IT部门需定期更新系统安全设置，如设置强密码策略、双因素认证等。

2.禁止使用公共电脑或外接设备处理请假条，防止病毒感染或信息窃取。

3.系统操作需记录日志，便于追溯异常行为。

四、附则

本制度自发布之日起实施，由公司HR部门负责解释。如遇特殊情况需调整流程，需经管理层批准后执行。

（一）请假条的申请与审批流程

1.请假条申请

(1)申请方式与内容规范：

电子申请：员工需登录公司指定的HR管理平台或OA系统，选择“请假申请”模块。必须准确、完整地填写以下信息：

请假类型（事假、病假、年假、调休等）；

请假起始及结束日期、总时长；

请假事由（需具体、简洁，如“身体不适就医”、“处理个人事务”等）；

通讯方式（确保在请假期间保持畅通）；

如为病假，需上传二级以上医院开具的病假证明扫描件或照片；如为事假，根据公司规定可能需要提供相关辅助证明（如行程单、活动通知等，但非强制时不应要求）。

纸质申请：对于未开通电子申请或特殊情况（如紧急病假无法及时登录系统），员工需填写标准格式的纸质请假条。请假条须包含与电子申请相同的核心信息，并由直接上级签字确认。纸质请假条需到指定办公室（如行政部或HR部门前台）提交。

(2)申请时限要求：

员工应尽可能提前提交请假申请。常规事假、年假等建议至少提前1个工作日提交；紧急事假或突发状况，应在获得直接上级许可后，尽快补办手续。

跨部门协作或涉及重要项目的请假，应额外考虑对工作安排的影响，提前更长时间申请（如3个工作日）。

(3)申请流程指导：

员工在填写申请时，可通过系统帮助文档或向HR部门咨询，确保信息填写无误，符合规范。

对于需要证明材料的请假，应确保材料真实有效，格式清晰。

(2)请假条审批

审批路径与权限：

直接上级审批：员工提交的请假申请（电子或纸质）首先由其直接上级进行审核。上级需根据员工的工作安排、部门需求及请假事由和时长，决定是否批准。

多级审批：当请假天数超过公司设定阈值（例如：事假超过3天、病假超过2天、年假超过5天等；或涉及关键岗位人员、重要项目的请假），直接上级审批通过后，需将请假条（或系统中的申请记录