采购合同审批流程与货物验收标准化模板.docVIP

采购合同审批流程与货物验收标准化模板

一、模板概述与适用价值

本模板旨在规范企业采购活动中合同审批与货物验收的全流程，通过标准化操作减少流程漏洞、降低合规风险，同时提升跨部门协作效率。适用于各类企业的日常采购场景（如原材料采购、设备采购、服务采购等），尤其适用于需多部门协同（采购部、使用部门、财务部、法务部）的中大型企业采购管理，也可作为中小企业采购流程优化的参考工具。通过明确各环节责任主体、操作节点及输出成果，保证采购活动“流程可追溯、责任可明确、风险可控制”。

二、全流程操作步骤详解

（一）采购需求发起与初审

操作目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算规划。

责任主体：使用部门申请人、部门负责人、财务部预算专员。

操作步骤：

需求提报：使用部门根据业务需求，填写《采购申请单》（见表1），详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交付时间等信息，经部门负责人签字确认后提交至采购部。

需求初审：采购部收到申请后，重点核对采购需求的合理性（如是否为重复采购、是否存在替代方案）、与历史采购价格的差异，并同步查询库存情况（如为原材料/商品），避免过度采购。

预算审核：财务部预算专员通过《采购申请单》核对采购项目是否在部门年度预算内，超预算项目需使用部门提交《预算调整申请》，经分管领导审批后方可进入下一环节。

（二）采购合同拟定与审核

操作目标：保证合同条款合法、完整，覆盖采购核心要素（价格、质量、交付、违约等）。

责任主体：采购专员、法务部、财务部、分管领导、总经理（视金额而定）。

操作步骤：

供应商选择与合同起草：采购部根据采购需求，通过询价、比价或招标方式确定供应商后，由采购专员依据《采购申请单》及供应商报价，拟定《采购合同》（见表2），合同内容需包括：双方主体信息、采购物品/服务详情、价格及付款方式、交付时间与地点、质量标准与验收方法、违约责任、争议解决方式等核心条款。

部门审核：

法务部审核：重点审查合同合法性（如主体资质、条款是否符合法律法规）、权利义务对等性（如违约责任是否明确）、知识产权条款（如涉及）等，出具《合同审核意见表》（见表3），注明“通过”“修改后通过”或“不通过”。

财务部审核：重点审核付款方式（如是否与预算匹配、预付款比例是否合理）、税费条款、发票类型（如是否为增值税专用发票）等，保证财务风险可控。

分级审批：

常规合同（金额≤5万元）：采购部负责人、分管副总审批；

重大合同（金额＞5万元）：在上述基础上增加总经理审批，必要时提交总经理办公会审议。

审批通过后，合同终稿由采购部盖章（骑缝章）并同步给供应商盖章；如审核不通过，采购部根据意见修改后重新提交审核。

（三）合同签订与执行跟踪

操作目标：保证合同正式生效，并跟踪供应商履约进度。

责任主体：采购部、供应商、使用部门。

操作步骤：

合同签订：双方签字盖章（如为电子合同，需符合《电子签名法》要求），采购部留存合同原件至少2份，1份归档，1份交财务部备案。

履约跟踪：采购专员建立《合同执行跟踪表》（见表4），定期（如每周）跟进供应商备货、生产、物流进度，保证按合同约定时间交付；如遇可能延期风险，及时与供应商沟通，同步使用部门调整需求计划。

（四）货物/服务交付与初步核对

操作目标：确认货物/服务已按合同约定交付，且数量、外观等基础信息无误。

责任主体：采购专员、使用部门接收人、供应商。

操作步骤：

交付通知：供应商按合同约定时间提前1-3日通知采购部交付，并附《送货单》（注明合同编号、物品名称、规格、数量、批次号等）。

现场核对：采购专员与使用部门接收人共同到场，核对送货单信息与合同是否一致，检查货物外包装是否完好、数量是否短缺；核对无误后，双方在《送货单》上签字确认，如存在数量不符或包装破损，需当场注明并由供应商签字确认，同步拍照留证。

（五）货物验收与结果确认

操作目标：严格按合同约定的质量标准验收，保证采购物品/服务符合使用要求。

责任主体：验收小组（由采购部、使用部门、质检部组成，质检部可根据企业实际情况选择性参与）、供应商。

操作步骤：

验收准备：验收小组依据《采购合同》及《货物验收标准》（需在合同中明确或作为附件），准备验收工具（如检测设备、样品等），并提前通知供应商参与验收（如需）。

实施验收：

数量验收：核对实际交付数量与合同、送货单是否一致；

质量验收：按验收标准检测物品规格、参数、功能等（如原材料需检测成分，设备需运行测试），并填写《货物验收单》（见表5），详细记录验收项目、标准、结果（合格/不合格）；

文件验收：核对供应商是否随货提供合格证、检验报告、保修卡等必备文件。

结果确认：

验收合格：验收小组全体成员在《货物验收单》上签字确认，采购部凭此单办理入库手续（如适用）及财务付款流程；

验收不合格：