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药品进销存管理系统需求分析报告

一、引言

1.1项目背景与意义

在医药行业持续发展和监管日益严格的背景下，药品经营企业对精细化管理、合规运营以及高效供应链的需求愈发迫切。传统的药品进销存管理方式，无论是依赖人工记录还是使用功能简单的通用软件，均难以满足药品这一特殊商品在效期管理、批号追踪、库存精准控制、以及符合GSP（药品经营质量管理规范）等方面的严苛要求。这些方式往往导致信息滞后、操作繁琐、易出错、监管风险增加，进而影响企业运营效率与经济效益。

为解决上述痛点，本药品进销存管理系统（以下简称“系统”）旨在通过信息化手段，构建一个集药品采购、入库、存储、销售、盘点、效期预警、数据分析等功能于一体的综合管理平台。其核心意义在于规范药品流转各环节操作，确保数据的准确性与及时性，提升库存周转效率，降低运营成本，有效规避因人为失误或管理疏漏带来的合规风险与经济损失，最终为企业决策提供数据支持，增强核心竞争力。

1.2报告目的

本报告旨在详细阐述药品进销存管理系统的业务需求、用户需求及功能需求，明确系统应实现的目标与范围，为后续的系统设计、开发、测试和验收提供依据。同时，本报告也作为项目各方（包括需求方、开发方、测试方等）对系统需求达成共识的基础。

1.3术语与定义

*药品：指用于预防、治疗、诊断人的疾病，有目的地调节人的生理机能并规定有适应症或者功能主治、用法和用量的物质。

*GSP：药品经营质量管理规范，是药品经营企业质量管理的基本准则。

*进销存：指企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。

*批号：用于识别“批”的一组数字或字母加数字，药品生产批次的标识。

*效期：药品的有效期，指药品在规定的贮存条件下，能够保持合格质量的期限。

*预警：系统根据预设条件，对即将发生的异常情况（如药品近效期、库存不足）进行提示。

*盘点：对库存药品的实际数量进行清查、核对，以确保账实相符的管理活动。

1.4预期读者

本报告的预期读者包括：企业决策层、项目负责人、系统分析师、软件开发工程师、测试工程师、最终用户代表以及相关业务部门负责人。

二、系统目标与范围

2.1系统总体目标

本系统旨在构建一个功能完善、操作便捷、安全可靠的药品进销存管理平台，实现药品采购、入库、存储、销售、盘点、效期管理、财务对账等业务流程的数字化、规范化和高效化管理，确保药品经营全过程的可追溯性，满足GSP等相关法规要求，并为企业经营决策提供数据支持。

2.2系统范围

2.2.1包含的功能范围

*基础数据管理：药品信息、供应商信息、客户信息、仓库信息、人员信息、字典数据等。

*采购管理：采购计划、采购订单、采购入库、采购退货、供应商对账。

*库存管理：药品入库、出库、调拨、盘点、库存调整、库存预警（效期预警、低库存预警、积压预警）、批号管理、货位管理。

*销售管理：销售订单、销售出库、销售退货、客户对账。

*效期管理：效期预警、近效期药品报表、过期药品处理记录。

*报表统计与分析：采购统计、销售统计、库存统计、毛利分析、畅销/滞销药品分析等。

*系统管理：用户管理、权限管理、角色管理、日志管理、数据备份与恢复。

2.2.2不包含的功能范围

*财务管理模块中的详细会计核算（如总账、明细账、凭证处理等），仅涉及与进销存相关的应收应付对账。

*人力资源管理、客户关系管理（CRM）的深度功能。

*与医保系统、电子处方系统的直接对接（可预留接口）。

*复杂的生产管理功能（如药品生产计划、物料需求等）。

三、用户角色与用例分析

3.1用户角色定义

*系统管理员：负责系统参数配置、用户及权限管理、数据维护等。

*采购专员：负责制定采购计划、下达采购订单、跟进到货、办理入库手续、处理采购退货。

*仓库管理员：负责药品的入库确认、出库复核、库存盘点、货位管理、效期监控。

*销售专员：负责录入销售订单、处理销售出库、跟进回款、处理销售退货。

*财务人员：负责与供应商、客户的对账，查看相关进销存财务数据。

*经理/主管：负责查看各类统计报表、分析经营数据、进行决策。

3.2主要用例简述

*采购管理用例：采购专员根据库存和销售情况生成采购计划，向供应商下达订单，药品到货后，仓库管理员进行验收并办理入库，系统更新库存。

*销售管理用例：销售专员接到客户订单后录入系统，仓库管理员根据订单进行拣货出库，系统扣减库存，记录销售数据。

*库存盘点用例：仓库管理员定期或不定期对库存药品进行实物清点，将清点结果录入系统，与系统账面库存进行比对，差异经审批后进行库存调整。

*效期预警用例：系统定期检查药品有效