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采购申请及审批流程自动化模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的采购申请及审批流程管理，尤其适合具备以下特征的场景：

多部门协作需求：采购申请涉及需求部门、审批部门、财务部门、采购部门等多个角色，需规范跨部门协作流程；

采购类型多样：涵盖办公用品、生产物料、设备采购、服务外包（如设计、咨询）、工程类采购等多种类型；

流程管控要求高：需实现采购申请的标准化提报、分级审批、预算控制、留痕追溯，避免人工操作漏洞；

效率提升需求：传统纸质或邮件审批流程繁琐，希望通过自动化工具缩短审批周期，减少重复沟通成本。

二、操作流程与步骤详解

（一）流程启动：申请人发起采购申请

登录系统：申请人通过单位内部OA系统或采购管理平台登录账号，进入“采购申请”模块。

选择采购类型：根据实际需求选择采购类型（如“物料采购”“服务采购”“固定资产采购”等），系统自动关联对应的审批模板和必填字段。

填写基础信息：

申请单号：系统自动唯一编号（格式：CG-YYYYMMDD-X，如C001）；

申请部门：下拉选择所属部门（如“市场部”“生产部”）；

申请人：自动显示当前登录人姓名，不可修改；

联系方式：填写内部分机号或企业即时通讯账号；

申请日期：自动显示当前日期；

紧急程度：勾选“普通”“紧急”“特急”（紧急申请需在备注中说明原因，如“生产急需物料，需24小时内审批”）。

填写采购明细：

逐行添加采购物品/服务信息，包括物品名称、规格型号、单位（个/台/套/项等）、数量、预估单价（元）、预估总价（元=数量×单价）；

用途说明：简述采购目的（如“为项目采购办公电脑10台，用于项目组办公”）；

供应商信息（可选）：若有意向供应商，可填写供应商名称、联系人及联系方式（内部信息，不对外公开）。

附件：根据要求支撑材料，如：

采购需求说明（部门负责人签字的纸质版扫描件或电子版）；

比价记录（至少3家供应商报价单，紧急采购可简化）；

资产采购需提供《固定资产购置申请表》（如有）；

服务类采购需提供《服务需求说明书》。

提交申请：检查信息无误后，“提交”，系统自动将申请推送至第一审批人（通常为申请人部门负责人）。

（二）审批流程：多级审批与节点控制

系统根据采购金额、类型自动配置审批层级（示例：

金额≤5000元：部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：部门负责人+财务部审核；

金额＞20000元：部门负责人+财务部+分管副总+总经理审批）。

1.第一审批：部门负责人审核

审批动作：登录系统查看申请详情，重点核对采购需求的合理性（如是否为部门必需、数量是否匹配实际工作）、预算是否在部门额度内。

审批结果：

通过：“同意”，系统自动流转至下一审批节点；

驳回：“驳回”，填写驳回原因（如“预算超支，请调整采购数量”），申请将退回至申请人，修改后可重新提交；

补充材料：“补充材料”，要求申请人特定文件（如“需提供设备参数检测报告”）。

2.第二审批：财务部审核（如涉及）

审核重点：

预算匹配度：检查申请金额是否在年度/季度预算范围内，超预算申请需附《预算调整申请表》；

价格合理性：对比历史采购价或市场均价，判断预估单价是否合理（如“同类办公电脑去年采购价4500元/台，本次预估5000元/台，需说明原因”）；

付款方式：是否符合单位财务制度（如“预付款比例不得超过30%”）。

审核结果：通过/驳回/补充材料，操作同部门负责人审批。

3.第三审批：分管领导/总经理审批（如涉及）

审批重点：

战略匹配度：采购事项是否符合单位年度战略目标（如“新设备采购是否服务于重点项目”）；

金额合规性：大额采购需是否符合“三重一大”决策制度（如金额＞50000元需经总经理办公会审议）。

审批结果：通过/驳回，操作同前。

（三）执行与反馈：采购部门落地与结果同步

采购部门接收指令：审批通过后，系统自动将申请推送至采购部门，《采购任务单》，包含采购明细、预算金额、交付时间等要求。

执行采购：采购部门根据任务单开展采购：

物料/设备采购：通过招标、询比价、定点采购等方式确定供应商，签订采购合同；

服务采购：与服务方签订服务协议，明确服务范围、验收标准等。

进度反馈：采购过程中，采购专员需在系统中更新进度（如“已签订合同”“供应商已发货”“待验收”），申请人可通过系统实时查询。

验收与入库：

货物送达后，需求部门与采购部门共同验收，填写《验收单》（系统内电子签批），内容包括数量、质量、规格型号等；

验收通过后，货物办理入库手续（固定资产需登记至资产管理系统），系统自动更新库存状态。

（四）归档与审计：全流程留痕管理

自动归档：采购流程结束后（含验收完成），系统自动将申请单、审批记录、合同、验收单、发票等文件打包归档，“