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企业行政文书档案管理体系框架

一、体系应用背景与适用情境

企业行政文书档案是企业运营活动的真实记录，涵盖制度文件、会议纪要、合同协议、人事档案、财务凭证等多元类型，其管理质量直接影响决策效率、合规风险控制及历史信息追溯。本体系框架适用于以下典型场景：

企业初创期规范化管理：新成立企业需建立从文书形成到归档的全流程标准，避免因管理空白导致档案散失、信息混乱。

业务扩张期效率提升：伴随企业规模扩大、部门增多，传统分散式管理模式难以满足跨部门档案协同需求，需通过体系化框架实现统一调度与快速检索。

合规审计期风险防控：面对监管检查、司法审计或认证评估（如ISO体系审核），规范的档案管理体系可提供完整、可追溯的证据链，降低合规风险。

数字化转型期数据治理：推动纸质档案数字化迁移时，需通过框架明确电子档案的采集、存储、备份标准，保证数据安全与长期可用。

二、体系搭建与实施全流程

（一）明确管理目标与原则

目标：实现行政文书档案“规范化、标准化、信息化、安全化”管理，保证档案完整、准确、系统，满足业务运营与合规要求。

原则：

统一领导：由行政部（或档案管理部门）统筹规划，各部门协同执行；

分级负责：按档案价值与密级划分管理权限，明确责任主体；

规范流程：从文书形成到归档、保管、借阅、销毁全流程标准化；

安全必威体育官网网址：涉密档案单独管理，建立防丢失、防泄露机制。

（二）制定档案分类标准

采用“年度-机构-文种”三级分类法，兼顾逻辑性与实用性，具体

一级分类（年度）

二级分类（机构）

三级分类（文种）

示例

2023年度

行政部

制度文件、会议纪要、请示报告

《2023年考勤管理制度》《年度工作总结会纪要》

人力资源部

人事档案、劳动合同、培训记录

员工*的入职登记表、新员工培训签到表

财务部

合同协议、报销凭证、审计报告

《供应商采购合同》《差旅费报销审批单》

2024年度

市场部

活动方案、宣传物料、客户反馈

《春季产品发布会方案》《客户满意度调研报告》

（三）规范文书归档流程

文书形成与审核

各部门在文书起草时需标注“拟稿部门”“拟稿人”“日期”；

涉及重大决策、合同协议等文书，须经部门负责人、分管领导审批后定稿。

档案收集与整理

收集范围：包括正式文件（红头文、合同）、非正式文件（会议记录、邮件往来）、电子文档（扫描件、PDF）等；

整理要求：按分类标准对文书排序，去除金属夹、回形针等易腐蚀物，破损文书需修补后装订；电子文档需统一转换为PDF格式，命名规则为“分类代码-文件名-日期”（如“XZ-2023年度工作总结）。

档案编码与登记

每份档案赋予唯一编码，规则为“年度-二级分类代码-流水号”（如“2023-XZ-001”）；

填写《文书归档登记表》（详见第三部分模板），档案管理员与移交人双方签字确认。

移交与入库

部门每月5日前将上月整理完毕的档案移交至档案室；

档案管理员核对档案数量与登记信息无误后，按分类上架存放，电子档案同步录入档案管理系统。

（四）划分保管责任主体

档案管理部门：负责档案管理制度制定、分类标准维护、库房管理、借阅审批及数字化建设；

业务部门：指定1-2名兼职档案员，负责本部门文书收集、整理、初步审核及定期移交；

必威体育官网网址委员会：负责涉密档案的密级界定、保管场所审批及泄密事件处理。

（五）建立借阅与使用机制

借阅流程

普通档案：借阅人填写《档案借阅申请表》，经部门负责人*审批后，档案管理员当日办理借阅；

涉密档案：需经分管领导及必威体育官网网址委员会主任审批，借阅期限不超过3个工作日，且现场查阅不得复制；

借阅期限：普通档案不超过7个工作日，到期未归还需办理续借手续（续借不超过3天）。

使用规范

借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、拆散；

复印档案须经档案管理部门批准，复印件加盖“档案复印章”方具效力；

电子档案仅限公司内部办公系统查阅，禁止通过私人邮箱、社交软件传播。

（六）实施档案保管与维护

库房管理：档案库房需配备防火、防潮、防虫、防盗设备（温湿度计、灭火器、密集柜等），温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

定期检查：档案管理员每季度对库存档案进行清点，检查是否有霉变、虫蛀，发觉问题及时处理；

数字化备份：电子档案实行“本地服务器+异地灾备中心”双重备份，每年6月和12月各进行一次数据完整性校验。

（七）开展定期鉴定与销毁

鉴定周期：每3年由档案管理部门牵头，组织业务部门、审计部组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估；

销毁流程：

鉴定小组确认无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》；

经总经理办公会审批后，由2名以上监销人（档案管理员+审计部人员*)监督销毁；

涉密档案需使用碎纸机销毁，非涉密档案可集中焚烧并留存销毁记录；

《档案销毁清册》永久保存。

三、核心管理工具表格模板

（一）企业行政