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跨部门协作沟通记录表（提高工作效率版）

一、适用工作场景

在企业日常运营中，跨部门协作是推动项目落地、解决复杂问题的关键环节，但常因信息传递偏差、责任边界模糊、跟进不及时等问题导致效率低下。本记录表适用于以下场景：

项目推进协同：如新产品上市、市场活动策划、系统升级等需多部门（产品、技术、市场、销售等）共同参与的项目，保证目标对齐、进度同步。

资源协调分配：如预算申请、人力调配、物料共享等跨部门资源需求场景，明确资源提供方与需求方的权责。

问题解决与异常处理：如客户投诉跨部门响应、生产流程断点、供应链突发问题等，快速定位责任并推动解决。

流程优化与制度建设：如财务审批流程调整、跨部门协作机制修订等，通过记录沟通要点保证共识落地。

二、详细操作流程

（一）沟通前：明确目标与准备

确定沟通核心目的

主导部门需提前明确本次沟通需达成的目标（如“确定活动预算分配”“明确系统开发节点”），避免讨论偏离主题。

示例：市场部主导“618大促活动”跨部门协作，需明确“各部门活动职责分工”“资源支持需求”“关键时间节点”三大目标。

梳理参会方与材料

根据沟通目标，列出必须参与的核心部门及人员（避免无关人员参会，降低效率），提前3天发送会议通知，附上背景资料、议程及待讨论问题清单。

示例：技术部牵头“客户数据中台搭建”沟通，需邀请产品部（需求方）、数据部（技术实施）、销售部（业务场景支持）参与，提前提供《需求文档初稿》《现有数据清单》。

（二）沟通中：聚焦关键信息记录

实时记录核心内容

围绕“问题-方案-责任-时间”四要素记录，重点标注分歧点、共识项及待办事项，避免流水账式记录。

记录要点：

背景/问题：如“当前客户投诉响应时长超48小时，因销售部与技术部责任划分不清晰”。

讨论过程：简要记录各方观点（如“销售部认为需明确技术部二次响应时限，技术部提出需增加客户信息前置审核流程”）。

决议事项：明确“最终确定客户投诉分级标准，1-2级由销售部2小时内响应，3级以上技术部协同处理”。

确认责任与时间节点

每项待办事项需明确“负责人”（具体到部门及个人）、“交付内容”（可量化）、“截止日期”，避免“相关部门尽快处理”等模糊表述。

示例：待办事项“客户投诉分级标准文档”，负责人：*经理（产品部），交付内容：V1.0版标准文档，截止日期：2024年X月X日。

（三）会后：24小时内输出记录表

整理并同步记录

主导部门需在沟通结束后24小时内，将《跨部门协作沟通记录表》整理完成，通过企业内部系统（如钉钉、飞书）或邮件同步至所有参会方，并标注“请确认是否有遗漏，如有异议2小时内反馈”。

归档与跟踪

确认无误后，将记录表归档至共享文件夹（按“项目名称-日期”分类），并设置后续跟进提醒（如截止日期前3天提醒负责人）。

（四）后续：闭环管理与复盘

待办事项跟进

主导部门每周更新待办进度，在周例会或项目群中同步，对逾期未完成的任务及时沟通原因，协调资源支持。

定期复盘优化

项目关键节点或结束后，组织跨部门复盘会，回顾沟通记录表中的决议执行情况，分析“哪些沟通环节可优化”（如是否提前明确需求、责任是否清晰），持续迭代协作流程。

三、模板表格示例

跨部门协作沟通记录表（提高工作效率版）

基本信息

内容

沟通主题

如“2024年Q3新产品上市跨部门协作启动会”

沟通日期

2024年X月X日

沟通时间

14:00-16:00

沟通方式

线下会议室（同步腾讯会议）

主导部门/人员

产品部/*经理

参与部门/人员

市场部/总监、销售部/主管、研发部/工程师、供应链/专员

记录人

*助理

沟通背景与目标|背景：公司计划2024年9月推出智能硬件新品，需协调各部门明确上市前关键动作与责任分工。目标：1.确定产品研发、市场推广、销售渠道、供应链准备四大模块的时间节点；2.明确跨部门接口人及协作机制。|

关键讨论内容与决议

序号

讨论议题

主要观点摘要

决议事项

1

研发进度

研发部：硬件开发需预留2周测试时间，软件模块开发同步进行。市场部：需提前1个月获取产品原型用于宣传物料制作。

确定研发里程碑：6月30日前完成硬件开发，7月15日前交付软件V1.0版给市场部。

2

市场推广资源

市场部：预算50万，需研发部提供产品核心功能演示视频。研发部：7月10日前提供视频初稿，7月20日定稿。

市场部负责宣传物料设计，研发部配合提供技术支持，7月25日前完成所有推广物料。

3

销售渠道铺货

销售部：线上渠道（天猫、京东）需8月20日前完成上架，线下渠道9月1日铺货。供应链：保证9月1日前首批库存10万台。

供应链8月15日前完成备货，销售部8月10日前提交渠道上架清单，供应链同步对接物流。

待办事项清单

序号

任务描述

负责人（部门/人）

交付内容

截止日期

完成状态（□未开始□