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行政事务管理高效操作手册
前言
本手册旨在规范企业行政事务管理流程，提升行政人员工作效率，保证各项工作有序开展。手册涵盖会议组织、办公用品管理、固定资产维护、访客接待及文件流转等核心行政场景，提供标准化操作流程、实用工具模板及风险提示，适用于企业行政部门、各岗位行政人员及部门助理，助力行政工作从“经验驱动”向“流程驱动”转变。
目录
第一章会议组织与管理
第二章办公用品申领与发放
第三章固定资产盘点与维护
第四章访客接待规范
第五章文件流转与归档
附录：常用工具表单汇总
第一章会议组织与管理
一、适用工作场景
适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部合作洽谈会、年度总结会等各类企业内部及外部会议的组织与管理工作。
二、标准化操作流程
（一）会前准备阶段
明确会议基本信息
根据会议目的（如决策、沟通、汇报），确定会议主题、时间（建议避开工作高峰时段，如上午9:00-10:30或下午14:00-15:30）、地点（会议室容量需满足参会人数，提前确认设备可用性）、参会人员（主持人、记录人、核心议题负责人、相关部门代表等）。
示例：项目推进会需明确项目目标、当前进展、待解决问题及责任人，邀请项目经理、各模块负责人、部门主管参会。
制定会议议程
议程需包含：会议主题、时间分配（精确到分钟）、各议题负责人、预期成果。
要求：议程提前2天通过OA系统或邮件发送至参会人员，预留10分钟预读时间。
准备会议物料与设备
物料：会议资料（纸质版按参会人数+2份备用）、签到表、笔、笔记本、水杯、茶歇（如超过1.5小时）。
设备：提前1小时调试投影仪、麦克风、视频会议系统（如需）、空调/新风系统，保证设备正常运行。
发送会议通知
通知内容：会议主题、时间、地点、议程、参会人员、需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表）、联系人及联系方式。
方式：通过企业通讯工具（如钉钉、企业）发送“会议邀请”，同步在OA系统备案，重要会议需电话确认参会人员。
（二）会中执行阶段
签到与引导
参会人员到场时，引导至指定座位，发放会议资料、笔及水杯；外部访客需由对接人陪同至会议室，介绍参会人员。
签到方式：电子签到（通过扫码工具）或纸质签到，会后1小时内整理签到表，统计实到/请假/迟到人员。
会议主持与记录
主持人按议程控制会议节奏，避免偏离主题；对超时发言及时提醒，保证各议题按计划完成。
记录人需详细记录：会议决议（明确内容、责任人、完成时间）、待办事项（问题描述、解决建议）、争议点及结论（如无结论，需明确后续跟进人）。
设备与秩序维护
安排专人负责设备突发情况处理（如投影仪故障，立即启用备用设备或切换至视频会议）；提醒参会人员将手机调至静音，禁止随意走动或交头接耳。
（三）会后整理阶段
会议纪要编制与分发
要求：会后24小时内完成纪要编制，内容包括：会议基本信息、议程执行情况、决议事项、待办事项（责任人+时间节点）、下次会议安排（如需）。
流程：纪要经主持人审核确认后，于次日上午10点前通过OA系统发送至参会人员及相关领导，抄送存档部门。
决议跟踪与反馈
行政部每周五汇总各部门待办事项完成情况，发送至责任人及部门负责人；对逾期未完成的，协调资源推动解决，并每月形成《会议决议跟踪表》报上级领导。
物料归档与会议室清理
会议资料（纸质版+电子版）、签到表、纪要等整理归档，电子档保存至企业共享服务器“会议档案”文件夹（命名规则：YYYY-MM-DD-会议类型-主题），纸质档按年度装订存档。
清理会议室：回收物料、关闭设备、整理桌椅、检查垃圾，保证会议室恢复整洁状态。
三、配套工具表单
《会议议程表》（模板）
会议主题
时间（YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM）
地点
主持人
记录人
议题1
09:00-09:30
301会议室
*经理
*助理
议题2
09:30-10:15
301会议室
*主管
*助理
备注
需提前提交项目进度PPT
《会议签到表》（模板）
序号
姓名
部门
职位
联系方式
签到时间
备注（请假/迟到）
1
*工
市场部
主管
138
08:55
-
2
*工
研发部
经理
1395678
09:05
迟到10分钟
《会议纪要模板》
会议基本信息
主题：项目推进会
时间：2024–09:00-10:30
地点：301会议室
主持人：*经理
参会人员：市场部主管、研发部工、财务部*专员（共8人）
会议决议
项目一期功能开发：研发部工负责，月日前完成测试，专员配合提供资源支持。
市场推广方案：市场部主管负责，月日前提交初稿，经理审核。
待办事项
事项描述
责任人
完成时间
协助人
完成项目测试
*工
2024–
*专员
提交推广方案初稿
*主管
2024–
-
四、关键风险提示
会议通知需明确“是否需携带资料”“是否需提前签到”，
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