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企业资源计划（ERP）系统操作手册

第一章总则

1.1系统概述

企业资源计划（ERP）系统是集成企业核心业务流程的管理平台，涵盖采购、销售、库存、财务、生产等模块，旨在实现数据共享、流程标准化和运营效率提升。本手册基于当前主流ERP系统功能，为企业用户提供标准化操作指引。

1.2适用范围

本手册适用于企业内部采购专员、销售专员、仓库管理员、财务人员及系统管理员等岗位，涵盖日常业务操作、数据维护及异常处理等场景。

1.3操作原则

数据准确性：所有单据录入需保证信息真实、完整，避免因数据错误导致业务中断。

流程规范性：严格遵循系统预设审批流程，不得跳过或简化环节。

权限最小化：用户仅拥有岗位所需操作权限，严禁越权访问或修改数据。

第二章核心业务模块操作指南

2.1采购管理模块

2.1.1业务场景

企业生产或运营需外购原材料、办公用品等物料时，通过采购管理模块完成需求提报、审批、订单、入库及付款全流程管理。

2.1.2操作步骤

步骤1：登录系统并进入采购管理模块

打开ERP系统登录页面，输入工号（如：C001）及密码，登录后选择“采购管理”模块。

步骤2：创建采购申请单

“新增采购申请”，选择申请类型（如：“生产用料申请”“办公用品申请”）；

填写申请信息：物料编码（如：M-001）、物料名称、规格型号、需求数量、需用日期、申请部门（如：生产部）、申请人（*主管）；

附件（如：物料需求计划表），“提交”。

步骤3：审批流程

系统自动流转至部门审批人（如：生产部*经理），审批人需核对需求合理性，通过或驳回并注明理由；

审批通过后，流转至财务部审核（如：财务*专员），审核预算是否符合规定；

最终由采购总监（*总监）终审，审批通过后“采购申请单（已审批）”。

步骤4：采购订单

采购专员根据已审批的采购申请单，“创建采购订单”；

录入供应商信息（如：供应商编码S-001，名称“科技有限公司”）、交货地点、交货日期；

系统自动带出申请单物料信息，确认数量、单价（含税）、税率，填写备注条款（如：质量标准、包装要求）；

“保存并提交”，系统自动发送订单至供应商（需提前配置供应商对接方式）。

步骤5：采购入库

供应商送货至仓库，仓库管理员核对实物与订单信息（物料编码、数量、质量）；

确认无误后，在系统“采购入库”模块选择对应采购订单，“采购入库单”；

录入实际入库数量、库位（如：A-01-01），质检报告（如需），“确认入库”，库存数据实时更新。

步骤6：应付账款处理

财务部根据采购入库单及供应商发票，在“应付管理”模块“应付单”；

核对发票信息与入库单一致后，提交付款申请，经财务经理（*经理）审批后安排付款。

2.1.3单据模板

采购申请单

字段名称

示例内容

申请单号

CGSQ-20240501001

申请部门

生产部

申请人

*主管

申请日期

2024-05-01

物料编码

M-001

物料名称

原材料A

规格型号

Φ50mm*1000mm

需求数量

100

需用日期

2024-05-10

用途说明

甲产线生产使用

附件名称

甲产线物料需求计划表

采购订单

字段名称

示例内容

订单编号

CGDD-20240501001

供应商编码

S-001

供应商名称

科技有限公司

交货地点

企业1号仓库

交货日期

2024-05-08

物料编码

M-001

物料名称

原材料A

单价（元）

50.00

数量

100

金额（元）

5000.00

税率

13%

价税合计（元）

5650.00

备注

需提供材质证明

2.1.4操作要点

物料编码需准确，避免因编码错误导致入库或出库异常；

交货日期需结合生产计划确定，避免影响生产进度；

采购订单后需及时与供应商确认，保证双方信息一致。

2.2销售管理模块

2.2.1业务场景

企业接到客户订单后，通过销售管理模块完成订单审核、库存检查、发货、开票及应收账款管理，保证销售流程顺畅。

2.2.2操作步骤

步骤1：创建销售订单

登录系统，进入“销售管理”模块，“新增销售订单”；

录入客户信息（如：客户编码K-001，名称“贸易公司”）、联系方式；

选择销售产品（物料编码P-001，产品名称“成品X”）、数量、单价（含税）、交货日期、收货地址；

填写付款方式（如：月结30天）、销售部门（销售部），“提交”。

步骤2：订单审核与库存检查

销售主管（*主管）审核订单，检查客户信用额度（如：客户剩余额度是否满足订单金额）；

系统自动检查库存：若库存充足，审核通过并“已审核销售订单”；若库存不足，触发“缺货预警”，需联系生产部排产或告知客户延期交货。

步骤3：销售出库单

仓库管理员根据已审核销售订单，在“销售出库”模块选择对应订单，“销售出库单”；

录出库库位（如：B-02-03）、实际出库数量，扫描产品条