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校友会筹备活动流程方案

一、筹备启动与核心团队构建

任何一项有价值的组织活动，其成功的基石在于充分的筹备与高效的团队。校友会的筹备，首当其冲的便是明确发起初衷与组建核心筹备团队。

明确筹备目标与愿景：筹备组首先需共同商议并确立校友会的成立目标、核心宗旨与发展愿景。这不仅是后续所有工作的指引，也是凝聚校友情感、吸引校友参与的精神内核。目标应具体且具有感召力，例如“搭建校友交流平台，促进校友职业发展，助力母校建设与社会进步”等。

组建核心筹备小组：根据校友会筹备工作的实际需求，吸纳一批热心、有能力、有公信力且在不同领域有代表性的校友组成核心筹备小组。小组内部可根据成员特长进行初步分工，例如设立总协调、联络组、宣传组、策划组、财务组等，明确各组职责与负责人，确保筹备工作有序推进。初期团队不宜过大，但需确保核心成员的稳定性与执行力。

制定初步工作计划与时间表：核心团队组建后，应尽快召开首次筹备会议，共同研讨并制定一份初步的筹备工作时间表，明确各阶段的主要任务、负责人及预计完成时限。这有助于把控筹备进度，确保各项工作按计划落实。

二、信息收集与校友联络

校友会的核心在于“校友”，因此，全面、准确地收集校友信息，建立广泛而有效的校友联络网络，是筹备工作的重中之重。

多渠道收集校友信息：

*联系母校相关部门：如学校档案馆、招生就业处、各院系等，获取校友的基础信息（如姓名、毕业届别、专业、联系方式等）。此为信息收集的主要途径，但需注意信息的隐私保护与使用规范。

*发动校友寻找校友：利用现有校友资源，特别是那些在校友中具有较高威望或广泛人脉的热心校友，通过他们带动更多校友相互联络，补充和更新信息。

*社交媒体与网络平台：建立临时的校友联络微信群、QQ群或其他社交平台小组，通过校友间的转发分享，吸引更多校友加入，自主登记信息。

*毕业纪念册与同学录：这是早期校友信息的重要来源，可鼓励校友提供或协助辨认。

建立校友信息数据库：对收集到的校友信息进行整理、核实、分类，并建立初步的校友信息数据库。数据库应包含校友的基本联系方式、职业信息、兴趣特长等，为后续的精准联络与活动组织奠定基础。同时，务必强调对校友个人信息的必威体育官网网址承诺与措施，消除校友顾虑。

分层分级联络校友：根据校友的毕业届别、地域分布、行业领域等特点，可考虑先联络一批核心校友代表，如各届别、各院系的联络人，以及在各行各业取得一定成就或有影响力的校友，争取他们对校友会筹备工作的理解、支持与参与，再逐步扩大联络范围。

三、章程制定与组织架构搭建

校友会作为一个群众性自治组织，需要有明确的章程来规范其运作，同时搭建合理的组织架构以保障其高效运转。

设计组织架构：根据校友规模和实际需求，设计合理的校友会组织架构。通常可设立会员代表大会作为最高权力机构，理事会作为执行机构，监事会作为监督机构（规模较小者可简化）。理事会下可根据需要设立若干专业委员会或工作小组，如联络部、宣传部、活动部、发展部、财务部等，明确各部门职责。

四、资金筹措与财务管理

校友会的可持续发展离不开必要的经费支持，因此，建立规范的资金筹措机制和严格的财务管理制度至关重要。

制定经费筹措方案：筹备阶段需研究确定校友会的经费来源，常见的渠道包括：

*会员会费：制定合理的会费标准（如终身会费、年度会费等），并明确会费的用途。

*校友捐赠：鼓励有能力的校友或校友企业提供自愿捐赠，可设立捐赠荣誉制度。

*社会资助与合作：在符合校友会宗旨的前提下，寻求与相关企业或机构的合作与资助。

*活动自筹：通过举办一些有针对性的服务性活动（如培训、讲座等）适当筹集部分经费。

建立财务管理制度：制定严格的财务管理制度，明确经费的收取、管理、使用、报销及审计等流程。设立专门的财务人员（至少两人以上共管），确保经费使用公开、透明、合规。筹备期间的所有收支需详细记录，定期向筹备组汇报，并在成立大会上向全体会员（代表）公开。

五、首届会员代表大会暨成立仪式策划与执行

首届会员代表大会暨成立仪式是校友会正式宣告成立的重要标志，是凝聚人心、展示形象的关键活动，需精心策划与组织。

确定会议时间、地点与规模：根据校友联络情况和场地条件，选择合适的会议时间（如校庆日、周末或节假日）和地点（校内或交通便利的校外场地），预估参会人数，合理安排会场。

制定会议议程：议程应包括但不限于：筹备工作报告、审议并通过章程、选举产生第一届理事会及领导机构、当选代表发言、母校领导致辞、校友代表发言、宣布校友会成立等环节。

嘉宾邀请与参会组织：邀请母校领导、老师代表、相关政府部门领导（如需）、兄弟院校校友会代表及会员代表等出席。提前发出邀请函，明确参会须知，做好参会人员的组织与统计工作。

会场布置与物料准备：根据会议议程和主题，布置会场，准备会议资料（