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企业财务报销流程管理规范手册

一、目的与意义

为进一步规范公司财务管理，明确报销流程，加强费用控制，提高资金使用效益，确保报销业务的真实性、合法性和合规性，保障公司资产安全，特制定本规范手册。本手册旨在为公司全体员工提供清晰、统一的报销指引，促进公司运营效率的提升，并为财务部门的日常审核工作提供依据。

二、适用范围

本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在执行公司公务过程中所发生的各类费用报销事宜。涵盖日常办公费用、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费、材料费、以及其他符合公司规定的经营性支出。

三、基本原则

1.真实性原则：报销的经济业务必须真实发生，所提供的原始凭证必须真实、合法、有效，严禁虚报、冒领、伪造、变造。

2.合规性原则：报销业务必须符合国家法律法规、公司财务管理制度及相关审批权限规定，费用标准应符合公司既定标准。

3.效益性原则：费用支出应符合公司经营发展需要，力求经济合理，注重投入产出效益。

4.及时性原则：各项费用应在业务发生后按规定时限及时办理报销手续，避免长期积压。

5.权责对等原则：经办人对所报销业务的真实性、合规性负直接责任，审批人对审批事项的合规性及合理性负审批责任。

四、报销基本流程

4.1报销发起与原始凭证准备

经办人在发生费用支出后，应及时收集和整理相关原始凭证。原始凭证是报销的核心依据，主要包括：

*发票：国家税务部门监制的正规发票，发票抬头必须为公司全称，内容应清晰注明品名、规格、数量、单价、金额等信息，且加盖开票单位有效发票专用章。

*付款凭证：如银行转账凭证、POS签购单、微信/支付宝支付截图等，作为款项支付的辅助证明。

*费用说明或申请依据：如出差申请单、会议通知、采购申请单、合同协议（关键页复印件）等，用以证明费用发生的必要性和合规性。

*其他附件：根据费用性质所需的其他证明材料，如差旅费中的行程单、住宿费水单等。

所有原始凭证应保持整洁、完整，不得涂改、挖补。若凭证不慎遗失，应及时向原出具单位申请补办；确实无法补办的，需提供书面情况说明，经部门负责人及财务负责人审批后，方可作为报销依据（具体处理方式参照公司专项规定）。

4.2报销单填写与提交

经办人需根据费用性质，选择合适的报销单（如差旅费报销单、费用报销单等），并按要求逐项、清晰、准确填写：

*填写报销部门、经办人、报销日期、费用所属期间。

*详细列明费用项目、发生日期、事由、金额（大小写必须一致）。

*附件张数需如实填写。

*若为多人共同发生的费用或代垫费用，需注明分摊情况或代垫说明。

填写完毕后，经办人应将填写好的报销单与整理有序的原始凭证（通常按费用发生时间或报销单所列项目顺序粘贴）一并提交给部门负责人进行审核。

4.3内部审批流程

报销业务需经过规定的审批环节，各级审批人应根据其职责权限对报销业务的真实性、合理性、合规性进行严格审核：

*部门负责人审核：对本部门费用支出的真实性、必要性及费用标准的合规性进行初步审核，并在报销单上签字确认。

*相关职能部门审核（如需）：对于特定类型费用（如大额采购、专项费用等），可能需要相关职能部门（如行政部、采购部等）进行审核。

*分管领导审批：对其分管范围内部门的费用支出进行进一步审核与审批。

*总经理/董事长审批：根据公司审批权限规定，对超出一定金额或特定类型的费用支出进行最终审批。

审批人在审核过程中，对有疑问的事项应及时向经办人核实；对不符合规定的报销，应退回经办人并说明原因，要求其更正或补充。

4.4财务审核

经内部审批完成后的报销单据，提交至财务部门进行专业审核。财务审核是报销流程的关键控制点，主要审核内容包括：

*原始凭证审核：审核发票的真伪、合规性，附件的完整性、有效性。

*报销单填写审核：审核报销单填写的规范性、完整性，金额计算的准确性。

*政策合规性审核：审核费用支出是否符合公司财务管理制度、费用报销标准及国家相关财经法规。

*审批流程完整性审核：审核审批手续是否齐全，审批人是否具备相应审批权限。

财务审核通过的，进入付款流程；审核未通过的，财务人员应将报销单退回经办人，并一次性告知需补充或更正的事项。

4.5款项支付

财务部门对审核无误的报销单据，将按照公司资金管理规定和付款周期，安排款项支付：

*支付方式通常包括银行转账（对公或对私）、现金支付（一般适用于小额零星支出）等。

*经办人需提供准确的收款账户信息（户名、开户行、账号）。

*付款完成后，财务部门应及时通知经办人，并在账务系统中进行相应的会计处理。

五、各类费用报销具体规定

5.1差旅费报销

员工因公出差需提前