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会议室预定及使用标准化流程模板

一、适用范围与核心目标

本流程模板适用于企业内部各部门、分支机构及外部合作单位（需提前对接）的会议室预定及使用管理，涵盖日常例会、项目研讨会、客户接待、培训等各类场景。通过标准化流程实现会议室资源的合理分配、高效利用，规范会议组织与现场管理，保障会议有序进行，提升会议体验及行政服务效率。

二、全流程操作指引

（一）会议筹备与需求确认

明确会议基本信息

会议发起人（或组织者）需提前确认以下核心信息，保证需求清晰：

会议主题、目的、核心议程；

会议日期（具体到年/月/日）、开始及预计结束时间（精确到30分钟内，如14:00-15:30）；

参会人数（含主会及分会场，若需）；

是否需特殊布置（如茶歇、横幅、桌型排列——圆桌/课桌式/剧院式）；

设备需求（投影仪、麦克风、白板、视频会议系统、空调温度等）。

核对会议室可用性

通过企业OA系统、行政部公告栏或指定预定平台（如企业/钉钉会议室模块）查询目标会议室的实时预定状态，避免时间冲突；

若需跨部门协调或大型会议室（如容纳50人以上），建议提前3个工作日与行政部沟通，确认场地及资源匹配度。

（二）会议室预定申请提交

提交预定申请

会议发起人需通过指定渠道（如OA系统“会议室预定”模块、行政部预定邮箱）提交书面申请，填写内容需包含：

申请人姓名（*）、所属部门、联系方式（内线/企业）；

会议基本信息（参照“（一）1”内容）；

特殊需求说明（如是否允许外来人员进入、是否需安保支持等）。

申请材料完整性自查

保证申请信息无遗漏（尤其是会议时间、人数、设备需求），避免因信息不全导致审批延迟或预定失败。

（三）预定审批与结果反馈

审批流程

部门内部审批：申请人需将预定申请提交至直接负责人审批（确认会议必要性及部门资源协调情况）；

行政部终审：部门审批通过后，行政部在1个工作日内完成会议室资源核查，确认是否符合预定规则（如“同一会议室同一时段仅限1场会议”“单场会议时长不超过8小时”等），并反馈审批结果。

预定结果通知

审批通过后，系统或行政部将通过邮件/企业发送《会议室预定确认单》，包含会议室名称、具体时间、设备清单及联系人；

若审批未通过（如时间冲突、资源不足），行政部需及时告知申请人，并协助协调替代方案（如更换会议室、调整会议时间）。

（四）会前设备与场地准备

行政部准备

根据预定确认单，提前30分钟开启会议室电源、空调（调节至22-26℃），检查设备状态（投影仪是否能正常开机、麦克风电量、白板笔是否充足等）；

按需求布置场地（如摆放桌椅、调试视频会议系统、准备茶歇等），保证会议开始前10分钟准备就绪。

申请人自查

会议开始前，申请人可提前15分钟进入会议室，再次确认设备、场地是否符合需求，如有问题立即联系行政部（内线*）处理，避免影响会议准时开始。

（五）会议期间使用规范

入场与签到

参会人员需凭工牌/企业邀请码进入会议室，外来人员需在前台登记并由申请人陪同入场；

申请人负责组织签到，保证参会人数与预定人数一致（超出10人需提前报备行政部）。

设备与场地使用

按规范操作会议设备（如投影仪遥控器使用后归位、麦克风轻拿轻放），禁止私自拆卸、外借设备；

保持场地整洁，禁止在桌面、墙面乱涂乱画，茶歇需在指定区域食用，避免食物残渣污染设备（如白板、投影仪镜头）。

时间管理

严格控制会议时长，保证准时结束；若需延时，需在原结束时间前30分钟联系行政部，确认后续会议室是否可用（如无冲突可适当延长，最长不超过1小时）。

（六）会后场地恢复与反馈

场地清理与设备归还

会议结束后，申请人需组织参会人员带走个人物品，清理桌面垃圾（如纸杯、文件），将桌椅恢复原位；

检查设备是否完好（如关闭投影仪、麦克风电源，收好白板笔、激光笔等），并通知行政部验收（如通过系统“会议结束”按钮或现场确认）。

使用反馈与问题记录

若会议期间出现设备故障、场地问题（如空调不制冷、桌椅损坏），需在24小时内通过OA系统或行政部反馈，以便及时维修；

行政部每月汇总会议室使用数据（如使用率、故障率），定期优化资源配置（如增加高频需求区域的会议室数量）。

三、标准化表单模板

表1：会议室预定申请表

申请单编号

申请人姓名*

所属部门

联系方式（内线）

会议基本信息

会议主题

会议日期

年月日

开始时间

::

结束时间

::

预计参会人数

是否含外来人员

□是□否

场地与设备需求

会议室名称/区域

容纳人数要求

所需设备（可多选）

□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□空调□其他：

特殊布置需求

□圆桌式□课桌式□剧院式□茶歇□横幅□其他：

审批流程

部门负责人签字*

日期：

行政部审批意见*

□同意□调整时间：______□不同意（原因：______）

日期：

备注

表2：会议