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会议纪要及行动计划编写规范

一、规范目的与核心价值

会议纪要及行动计划是沉淀会议成果、明确执行方向、跟踪任务进展的关键载体。本规范旨在统一编写标准，保证信息传递准确、责任划分清晰、执行落地可追溯，通过结构化记录提升团队协作效率，避免“议而不决、决而不行”的问题，为项目推进和目标达成提供书面依据。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本规范适用于各类工作场景中的会议记录，包括但不限于：

项目启动会、周例会、月度复盘会

跨部门协调会、问题解决专题会

方案评审会、客户需求对接会

阶段性总结会、风险研判会

（二）核心价值

成果固化：将口头讨论转化为书面信息，避免信息遗漏或偏差；

责任落地：通过明确任务负责人、时间节点，推动决议执行；

追溯依据：作为后续工作复盘、问题溯源的参考文档；

对齐认知：帮助未参会人员快速知晓会议核心内容，同步团队目标。

三、标准化编写流程

（一）会前：明确目标与准备

确认会议基本信息

提前获取会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程，明确会议目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决部门协作瓶颈”）。

准备记录工具

根据会议重要性选择记录方式：常规会议可采用Word/Excel模板，复杂会议建议使用录音辅助（需提前征得主持人同意），关键决议需同步标注“待确认”“待执行”等状态。

梳理背景材料

预习会议相关资料（如项目计划、问题清单、上期纪要），提前知晓议题背景，避免记录时因信息不足卡顿。

（二）会中：聚焦关键与准确记录

记录核心要素

会议基本信息：时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、参会人员（含请假人员，标注“请假：”）、主持人、记录人*。

议程与讨论过程：按议程顺序记录，重点标注各议题的“讨论要点”“分歧意见”“共识结论”，避免流水账式记录（如“*发言：我们觉得进度有点慢”需简化为“共识：当前项目进度滞后，需优化资源分配”）。

决议事项：明确“做什么”“谁负责”“何时完成”，例如“决议：由*负责协调开发资源，11月5日前提交资源调整方案”。

突出重点信息

用“★”“△”等符号标记关键决议、紧急任务、风险点（如“★：需在11月10日前完成客户方案终稿，逾期影响项目交付”），避免次要信息淹没核心内容。

（三）会后：整理与确认

信息核对与补充

会后2小时内整理初稿，对照录音/笔记补充遗漏信息，重点检查决议事项的“负责人”“时间节点”“交付物”是否完整。对存疑内容（如未明确的协作部门），及时联系主持人或相关责任人确认，避免主观臆断。

结构化内容编排

按“会议基本信息→会议主题→议程讨论纪要→决议事项→后续行动计划→附件说明”顺序编排，逻辑清晰、层次分明。决议事项与行动计划需一一对应，可通过“决议编号-任务编号”关联（如“决议1-任务1”）。

审核与分发

初稿完成后提交主持人*审核，确认无误后标注“最终版”，明确分发范围（如参会人员、相关部门负责人、项目组），同步抄送相关执行人，保证责任到人。

（四）行动计划：拆解与跟踪

行动计划是会议纪要的延伸，需具备可执行性，核心要素包括：

任务描述：明确“做什么”（如“完成客户需求调研报告”而非“做调研”）；

负责人：唯一指定，避免“多人负责等于无人负责”（如“负责人：*（市场部）”）；

时间节点：区分“开始时间”“截止时间”，明确“里程碑节点”（如“11月15日前完成初稿，11月20日前定稿”）；

所需资源：标注需支持的人员、预算、工具（如“需产品部提供需求清单模板”）；

完成标准：定义“如何算完成”（如“报告需包含3个核心模块，并通过客户方评审”）；

风险预案：对可能延误的任务，提前明确应对措施（如“若客户反馈延迟，*需于11月18日协调二次沟通”）。

四、会议纪要与行动计划模板示例

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议名称

项目Q3进度复盘会

会议时间

会议地点

301会议室

主持人

记录人

*（项目助理）

参会人员

缺席人员

*（设计部，因客户对接请假）

分发范围

会议主题

梳理Q3项目进度问题，明确Q4关键行动方案

议程讨论纪要

议题1：Q3进度滞后原因分析讨论要点：1.技术部：需求变更频繁（累计变更12次），导致开发返工30%；2.市场部：客户需求调研延迟，提交时间比计划晚5个工作日；3.运营部：推广素材未按时交付，影响上线进度。共识结论：需建立需求变更管控机制，明确调研与素材交付的SOP。

议题2：Q4关键目标拆解讨论要点：1.核心目标：11月15日前完成产品V2.0版本上线，12月实现用户增长20%；2.资源调整：技术部增配1名开发人员，市场部优先保障需求调研人力；3.风险点：第三方接口对接可能存在延期，需提前准备备选方案。

决议事项

决议编号

决议内容

责任部门/人

完