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行业通用财务报销申请模板指南

一、适用范围与常见报销类型

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的员工因公支出报销场景，涵盖日常办公、差旅、业务招待、采购等常见费用类型。具体包括：

日常办公费用：文具采购、打印复印、通讯费、快递费等；

差旅费用：交通费（机票、火车票、市内交通）、住宿费、伙食补助费、市内交通补贴等；

业务招待费用：客户/合作伙伴餐费、礼品费、活动接待费等；

采购费用：办公设备、耗材、服务采购（如设计、咨询）等；

其他合规费用：如培训费、会议费、维修费等（需根据企业具体制度补充）。

二、财务报销申请全流程操作指南

（一）第一步：明确报销类型与费用范围

确认费用性质：根据支出内容判断是否属于“因公支出”（如与工作直接相关的交通、招待、采购等），非因公支出（如个人消费）不予报销。

核对报销标准：查阅企业《财务管理制度》，确认费用是否符合报销标准（如差旅住宿标准、招待费人均限额、交通方式要求等）。例如：

差旅住宿：一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚（凭发票实报实销，超标部分需书面说明并由分管领导审批）；

业务招待：原则上人均不超过200元，需注明招待对象、事由及人数。

（二）第二步：整理并粘贴原始凭证

原始凭证要求：

合法合规：发票需为税务监制发票（电子发票需打印并注明“已验证”及打印日期），抬头必须为单位全称，项目名称、金额、日期等信息完整清晰，加盖发票专用章；

真实有效：禁止伪造、变造发票，发票连号需合理（如同一日期多张发票需附情况说明）；

附件齐全：如差旅费需附行程单（机票/火车票）、住宿清单；业务招待费需附招待对象名单及事由说明（如“与公司洽谈项目”）。

粘贴规范：

将原始凭证按费用类型分类（如交通费、住宿费、餐费分开），整齐粘贴在“原始凭证粘贴单”上（单据左对齐、上对齐，间距均匀）；

每张凭证右上角注明“报销类型”（如“交通费”“住宿费”），小票过多可折叠粘贴，但关键信息（金额、日期）需外露。

（三）第三步：准确填写报销申请表

基本信息填写：

报销人：填写本人姓名（号示例，如“明”）；

所属部门：填写所在部门全称（如“市场部”“财务部”）；

申请日期：填写提交报销单的日期；

报销类型：勾选对应费用类别（如“差旅费”“办公费”）；

报销期间：填写费用发生起止日期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）。

费用明细填写：

按“费用项目-发生日期-金额-事由”逐行填写，同一项目多笔费用需合并填写（如“3月1日-3月5日交通费，合计350元”）；

事由需简洁明了（如“赴市参加行业展会”“采购部门办公用A4纸”），避免模糊表述（如“费用”“杂费”）；

附件张数：填写所附原始凭证及说明材料的总张数（如“发票5张、行程单1张、说明1份”）。

金额确认：

小写金额：准确填写合计金额（如“1,250.00”），前加“￥”；

大写金额：在小写金额上方填写大写数字（如“壹仟贰佰伍拾元整”），大写金额与小写金额需完全一致，不一致以大写为准。

（四）第四步：提交审批与跟踪进度

审批流程：

部门负责人审核：确认费用真实性与合理性，签字批准；

财务部门审核：核对票据合规性、金额准确性及报销标准，签字盖章；

分管领导审批：根据金额权限审批（如单笔超5000元需分管领导签字）；

总经理/负责人审批：单笔超20000元或特殊费用需最终审批（具体权限以企业制度为准）。

提交方式：

纸质报销：将填写完整的报销单、原始凭证粘贴单、附件材料按审批顺序叠放，提交至财务部门；

电子报销：通过企业OA系统或报销APP电子票据及填写报销单，审批流程线上流转（需保证附件清晰可查）。

进度跟踪：

提交后1-3个工作日内登录报销系统或联系财务部门查询审批进度；

若被退回，根据退回原因修改后重新提交（如“发票抬头错误”“事由不明确”）。

（五）第五步：报销款领取与账务处理

报销款领取：

审批通过后，财务部门按企业规定时间（如每月15日、30日）统一发放报销款；

纸质报销：通过银行转账至报销人工资卡，需提供准确的银行卡号；

电子报销：系统自动触发转账，到账后可登录查询。

账务处理：

财务部门根据报销凭证登记入账，报销人无需额外操作；

若发觉报销款金额错误，需在到账后3个工作日内联系财务部门核实调整。

三、财务报销申请表模板

财务报销申请单

基本信息

内容

报销人

*明

所属部门

市场部

申请日期

2024年X月X日

报销类型□差旅费□办公费□业务招待费□采购费□其他：________

报销期间

2024年X月X日-2024年X月X日

费用明细

序号

费用项目

发生日期

金额（元）

事由说明

附件张数

1

交通费（火车票）

2024-03-01

350.00

赴市参加行业展会往返

2

2

住宿费

2024-03-02