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合同管理模板与使用指南

引言

合同是企业经营活动中明确双方权利义务、防范法律风险的重要工具。规范的合同管理能够有效降低交易成本、保障合法权益、提升运营效率。本指南结合常见业务场景，提供合同全流程管理操作步骤、实用模板及风险提示，帮助企业建立标准化合同管理体系，实现合同从起草到归档的全生命周期管控。

第一章合同管理适用的业务场景

一、采购与供应链场景

企业采购原材料、设备、服务等时，需通过采购合同明确供应商信息、标的物规格、价格、交付期限、质量标准及违约责任，保证供应链稳定，避免因货物质量不符或交付延迟影响生产。

二、销售与业务拓展场景

对外销售产品或提供服务时，销售合同需约定客户信息、交易价格、交付方式、付款条件、验收标准及知识产权归属，保障销售回款，明确双方责任，减少业务纠纷。

三、服务外包与合作场景

将部分非核心业务（如IT运维、市场营销、物流运输）外包时，服务合同需界定服务范围、服务标准、服务期限、费用结算及必威体育官网网址条款，保证服务质量，防范核心信息泄露风险。

四、人力资源与劳动关系场景

员工入职时需签订劳动合同，明确岗位职责、薪资待遇、工作期限、社会保险、必威体育官网网址协议及竞业限制条款，规范劳动关系，保障企业与员工的合法权益。

五、资产与租赁管理场景

涉及厂房、设备、办公场地等资产租赁时，租赁合同需约定租赁物信息、租金金额及支付方式、租赁期限、维修责任、违约金及解约条件，避免因权属不清或使用问题引发争议。

第二章合同全流程管理操作步骤

一、需求提出与合同立项

操作内容：

业务部门根据实际需求（如采购、销售、合作），填写《合同立项申请表》，注明合同目的、交易对方、预算金额、预计履行期限等关键信息。

部门负责人对立项必要性进行审核，确认需求符合公司战略及业务规划。

涉及大额资金或重大项目的合同，需提交财务部门及管理层审批，保证预算可控。

责任主体：业务部门发起，部门负责人、财务部门、管理层审核。

关键点：需求需真实、合规，立项信息需完整，避免因需求模糊导致后续合同条款争议。

二、合同起草与条款拟定

操作内容：

根据立项信息，由业务部门或法务部门起草合同文本，优先使用公司标准化模板（如采购合同、销售合同模板）。

合同条款需包含核心要素：合同主体信息（名称、地址、法定代表人）、标的物/服务描述、数量与质量标准、价格与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、必威体育官网网址条款、不可抗力等。

涉及特殊业务（如技术合作、跨境交易），需法务部门参与条款审核，保证符合法律法规及行业规范。

责任主体：业务部门起草，法务部门审核。

关键点：标的描述需清晰、具体（避免“合格产品”等模糊表述），违约责任需明确（如逾期付款的滞纳金计算方式），争议解决方式优先约定公司所在地法院或仲裁机构。

三、内部审批与流程管控

操作内容：

合同文本完成后，通过OA系统或纸质流程提交内部审批，审批层级根据合同金额及重要性确定：

金额≤5万元：业务部门负责人审批；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务部门+财务部门审批；

金额＞50万元：业务部门负责人+法务部门+财务部门+总经理审批。

审核重点：条款完整性、合规性、预算匹配度、风险点（如对方履约能力、知识产权归属）。

审批通过后形成《合同审批表》，作为合同签署依据；审批不通过的，退回业务部门修改后重新提交。

责任主体：业务部门发起，各审批部门审核。

关键点：审批流程需留痕，审批意见需具体明确（如“需补充验收标准条款”），避免口头审批。

四、合同签署与生效管理

操作内容：

审批通过后，由授权代表人（如法定代表人或授权委托人）签署合同，保证签字与预留印鉴一致。

涉及对方签署的，需确认对方主体资格（核对营业执照、授权委托书等），避免签署人无权代理。

合同签署后，需加盖公司公章或合同专用章，骑缝章（多页合同）需齐全，保证合同文本完整有效。

电子合同需通过第三方电子签约平台签署，保证签署过程合规、数据安全。

责任主体：行政管理部门（盖章）、授权代表人（签字）。

关键点：签署日期需明确，合同生效时间一般为“双方签字盖章之日起”或“特定条件成就后”（如审批通过后）。

五、履行跟踪与风险预警

操作内容：

业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行台账》，记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点）。

定期监控合同履行情况，对可能出现的风险（如对方逾期交付、质量不达标）及时预警，提前与对方沟通解决。

涉及分期履行的合同，需每阶段履行后签署《履约确认书》，作为后续履约及付款依据。

责任主体：业务部门，法务部门协助风险监控。

关键点：履行台账需动态更新，风险预警需及时上报管理层，避免因拖延处理导致损失扩大。

六、变更、续签与终止处理

操作内容：

合同履行过程中需变更的（如标的物调整、价格修改），双方需签订《合同变更协议》，明确变更内容、