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公文写作规范及常用范例集锦

公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在处理公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率与决策效果，因此，掌握公文写作的规范与技巧，对于每一位职场人士而言，都至关重要。笔者结合多年的写作与实践经验，拟从公文写作的基本规范入手，辅以常用文种的范例解析，与各位同仁共同探讨公文写作的门道，以期对实际工作有所裨益。

一、公文写作的基本规范

公文写作并非随意为之的文字组合，它有着严格的规范和要求。这些规范是确保公文严肃性、权威性、准确性和有效性的基石。

（一）主题明确，主旨单一

公文的撰写，首先要明确行文的目的和意图。一篇公文应围绕一个核心主题展开，避免内容繁杂、主旨分散。读者在阅读后，应能清晰把握公文的核心思想和具体要求。例如，一份“关于开展XX活动的通知”，其主题就是部署该活动的相关事宜，不应过多涉及与活动无关的其他内容。

（二）实事求是，内容真实

公文内容必须基于客观事实，准确反映情况，不夸大、不缩小，更不能虚构。所引用的数据、案例、政策依据等，务必核实无误。这是公文生命力之所在，也是取信于人的根本。

（三）结构完整，要素齐全

公文一般由版头、主体、版记三部分构成，主体部分通常包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等要素。不同文种的公文，其结构要素虽略有差异，但核心要素必须齐全，不能遗漏。例如，正式的“请示”必须注明签发人，而“函”则通常有特定的行文对象和结语。

（四）语言准确，简明扼要

公文语言要求精准无误，避免歧义。要使用规范的书面语，慎用口语、方言和网络用语。表达应力求简洁明了，开门见山，避免空话、套话和不必要的修饰。例如，表述时间应具体明确，避免“最近”、“不久前”等模糊词汇；表述数量应确切，避免“一些”、“许多”等概数（除非无法精确）。

（五）逻辑严密，层次清晰

公文的正文部分，应根据内容的内在逻辑关系，合理安排结构层次。常见的结构方式有总分式、递进式、并列式等。段落之间、句子之间要有明确的逻辑联系，过渡自然。可以适当运用序数词（如一、二、三；（一）、（二）、（三）；1.2.3.等）来标示层次，使文章条理清晰。

（六）格式规范，符合标准

公文的格式是法定的，必须严格遵守《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）的规定。从字体字号、行距页边距到装订要求，都应符合标准，以体现公文的规范性和严肃性。

二、常用公文范例及写作要点

以下选取几种机关单位日常工作中最常用的公文文种，结合范例进行简要解析，旨在为大家提供直观的参考。

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

基本结构：标题+主送机关+正文（发文事由+通知事项+执行要求）+发文机关+成文日期。

范例：

关于召开[年度工作会议]的通知

各部门、各直属单位：

为总结[上一年度]工作经验，分析当前形势，部署[本年度]重点任务，经研究决定，召开[单位名称]年度工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：[XXXX年XX月XX日]（星期X）上/下午[XX时XX分]

二、会议地点：[单位会议室/具体地址]

三、参会人员：各部门、各直属单位主要负责同志。

四、会议内容：

1.[领导]同志作年度工作报告；

2.相关部门作经验交流发言；

3.[主要领导]同志作总结讲话。

五、有关要求：

1.请参会人员提前安排好工作，准时参会，原则上不得请假。如确需请假，须于[XX月XX日]前向[办公室/指定部门]书面报备，经[领导姓名及职务]批准。

2.请准备好[相关材料，如工作总结等，如有需要]。

3.会议期间请将手机调至静音或关闭状态，保持会场秩序。

特此通知。

（联系人：XXX联系电话：XXXXXXXXXXX）

[单位名称]（印章）

[XXXX年XX月XX日]

写作要点：

*标题应明确事由，如“关于XX的通知”。

*正文开头简要说明发文原因和目的。

*通知事项部分要条理清晰，分点列出，具体明确（时间、地点、人物、事件、要求等）。

*结尾常用“特此通知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等。

*如需联系，可在文末括号内注明联系人及方式。

（二）报告

适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

基本结构：标题+主送机关+正文（开头（概述情况，引出下文）+主体（具体阐述工作进展、成绩、问题、经验教训等）+结尾（总结或提出建议、请求指示等））+发文机关+成文日期。

范例：

关于[XX项目]进展情况的报告

[上级机关名称]：

根据[上级指示/工作计划