公司费用预算审批与使用指南.docVIP

公司费用预算审批与使用指南

一、指南说明

为规范公司费用预算管理，提高资金使用效益，明确各部门在预算编制、审批、执行、调整及报销中的职责，保证费用支出的合理性、合规性，特制定本指南。本指南适用于公司各部门、各项目组的费用预算管理全流程，涵盖年度预算编制、日常费用支出、预算调整及决算等环节。

二、适用范围与常见应用场景

（一）适用范围

部门范围：公司各职能部门（如行政部、市场部、研发部等）、各业务部门及所属项目组。

费用范围：包括但不限于办公费、差旅费、业务招待费、市场推广费、固定资产采购费、会议费、培训费等日常运营费用及专项项目费用。

（二）常见应用场景

年度预算编制阶段：各部门根据年度工作计划，申报下一年度费用预算，经财务部汇总、管理层审批后形成公司年度预算总案。

日常费用支出阶段：部门在已批复预算额度内，发起费用申请，按流程审批后执行支出，保证支出不超预算。

预算调整阶段：因业务需求变化（如新增项目、政策调整等），导致原预算不足或闲置时，部门可申请预算调整。

费用报销与决算阶段：费用发生后，凭合规凭证报销，财务部定期汇总预算执行情况，编制决算报告，分析差异原因。

三、全流程操作步骤详解

（一）第一步：年度费用预算编制

编制主体：各部门负责人为预算编制第一责任人，指定专人（如预算专员）负责具体填报。

编制依据：

公司年度战略目标及部门工作计划；

上一年度费用执行情况及历史数据；

本年度物价水平、市场变化等因素。

编制要求：

按费用类别（如办公费、差旅费等）分项填报，注明“预算金额”“测算依据”“主要用途”；

大额费用（如单笔超5万元）需附专项说明（如采购招标比价记录、项目可行性分析等）。

提交流程：

部门完成编制后，经部门负责人签字确认，于每年12月20日前提交至财务部；

财务部对预算合理性进行初审（重点核查测算依据、费用标准等），反馈修改意见，部门调整后重新提交。

（二）第二步：预算审批

审批层级：

部门预算：部门负责人→财务部负责人→分管副总经理→总经理；

大额预算（单部门年度预算超50万元）或专项预算：需提交总经理办公会审议。

审批时限：

财务部初审：3个工作日内；

分管副总经理审批：2个工作日内；

总经理/总经理办公会审批：5个工作日内（复杂事项可延长至7个工作日）。

审批结果反馈：

审批通过：财务部于1个工作日内将批复预算书面通知部门；

审批不通过：财务部注明修改意见，退回部门重新编制。

（三）第三步：预算执行与费用申请

预算执行原则：

“先预算、后支出，无预算不支出”；

预算额度按月/季度分解执行，严禁超预算、无预算支出。

费用申请流程：

发起申请：员工因公支出前，通过OA系统填写《费用申请单》，注明“预算科目”“预算金额”“支出事由”“时间”“明细清单”等；

部门审核：部门负责人审核费用合理性及预算匹配性，签字确认；

财务预审：财务部核对预算余额及费用标准（如差旅住宿标准、招待费限额等），审核通过后提交下一级审批。

（四）第四步：预算调整

调整情形：

市场环境重大变化、政策调整等不可抗力因素；

新增紧急项目或原项目取消、终止；

预算执行率偏差超过±20%（如某部门季度预算执行率低于80%或超120%）。

调整流程：

部门提交《预算调整申请表》，说明“调整原因”“原预算金额”“调整后金额”“调整依据”；

审批层级与原预算审批层级一致，重大调整（如单笔调整超20万元）需总经理办公会审议；

审批通过后，财务部更新预算台账，同步通知相关部门；审批不通过的，书面说明理由。

（五）第五步：费用报销

报销时限：费用发生后15个工作日内提交报销，逾期未报需部门负责人签字说明原因，财务部审核后处理。

报销凭证要求：

发票：合规增值税发票，抬头为公司全称，税号准确，项目名称与费用明细一致；

附件：差旅费需附行程单、住宿发票；招待费需附招待对象、事由、人数说明；采购费需附采购清单、验收单等。

报销流程：

员工粘贴凭证、填写《费用报销单》，经部门负责人审核→财务部审核（重点核对凭证合规性、预算匹配性）→出纳付款。

（六）第六步：预算决算与分析

决算周期：按月度、季度、年度编制决算报告。

编制主体：财务部负责汇总各部门执行数据，各部门配合提供明细资料。

分析内容：

预算执行率（实际支出/预算金额×100%）；

差异分析：超预算或未达预算的原因（如预算编制偏差、费用控制不当等）；

改进建议：针对差异提出优化措施（如调整费用标准、加强预算管控等）。

结果应用：决算报告提交管理层，作为下一年度预算编制及部门绩效考核的参考依据。

四、配套模板工具

表1：年度费用预算申请表

部门：______

预算年度：______

编制日期：______

费用类别

预算金额（元）

测算依据

办公费

按人均元/月×人数，参考历史数据

差旅费

按项目万元/季度×4