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物业维修项目采购管理办法
第一章总则
第一条目的与依据
为规范本物业管理区域内维修项目的采购行为,提高采购效率,保证采购质量,控制采购成本,确保维修资金的合理、安全、有效使用,维护业主及物业服务企业的合法权益,依据国家相关法律法规及本物业《管理规约》等规定,特制定本办法。
第二条适用范围
本办法适用于本物业管理处(或物业服务中心,下同)负责组织实施的各类物业维修项目的采购活动。凡涉及房屋本体共用部位、共用设施设备的维修、更新和改造项目,以及其他纳入统一管理的维修事项,其采购过程均应遵循本办法。
第三条基本原则
物业维修项目采购应遵循以下原则:
1.合规性原则:严格遵守国家及地方有关采购的法律法规,确保采购程序合法合规。
2.经济性原则:在保证质量和服务的前提下,力求以最合理的成本完成采购,提高资金使用效益。
3.质量优先原则:维修项目直接关系到物业安全和业主生活品质,必须将采购物品及服务的质量放在首位。
4.公开、公平、公正原则:采购过程应尽可能公开透明,对符合条件的供应商一视同仁,确保竞争的公平性。
5.权责对等原则:明确采购各环节的责任主体,确保权责清晰,责任可追溯。
第二章采购计划与申请
第四条采购计划的编制
物业管理处应根据物业共用部位、共用设施设备的实际状况、年度维修养护计划以及突发应急维修需求,编制维修项目采购计划。采购计划应明确项目名称、维修内容、预算金额、质量要求、预计实施时间、采购方式等要素。
第五条采购申请与审批
1.对于纳入年度维修计划的常规项目,物业管理处应在计划实施前,按规定流程提交采购申请。
2.对于突发应急维修项目,应立即组织现场查勘,确认维修的必要性和紧急程度,按应急处理程序快速提交采购申请,争取尽快实施,避免损失扩大。
3.采购申请需详细说明项目概况、维修理由、预估费用、建议的采购方式等,并附上必要的佐证材料(如现场照片、检测报告等)。
4.采购申请应按照本物业规定的审批权限逐级报批。审批过程中,相关负责人应对项目的必要性、预算的合理性、采购方式的适宜性进行审核。
第三章采购方式与实施
第六条采购方式的确定
根据维修项目的性质、金额大小及市场竞争情况,可采用以下一种或多种采购方式:
1.公开招标:适用于采购金额较大、市场竞争充分且具备招标条件的项目。应按照国家及地方招标法规的要求组织实施。
2.邀请招标:对于采购金额较大,但符合条件的潜在供应商数量有限的项目,可向三家及以上合格供应商发出投标邀请书。
3.竞争性谈判/询价:适用于采购金额中等、技术规格相对简单或时间要求较紧的项目。应邀请三家及以上供应商进行报价和谈判,择优确定成交供应商。
4.单一来源采购:适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况,如专利产品、专有技术服务等,需提供充分的理由并经过严格审批。
5.直接委托/零星采购:适用于采购金额较小、市场价格透明、技术简单的日常零星维修项目。可直接选择信誉良好、报价合理的供应商进行委托。具体金额标准由物业管理处根据实际情况制定并备案。
第七条供应商的选择与管理
1.物业管理处应建立合格供应商信息库,收录具备相应资质、信誉良好、报价合理、履约能力强的供应商信息。
2.选择供应商时,应综合考察其营业执照、相关行业资质证书、安全生产许可证(如需)、以往业绩、用户评价、财务状况及售后服务能力等。
3.对于重要或长期合作的供应商,可进行实地考察。
4.应避免与不具备合法资质、信誉不良或有重大违约记录的供应商合作。
第八条采购文件的编制
对于招标、竞争性谈判等采购方式,应编制规范的采购文件(如招标文件、谈判文件、询价通知书等)。采购文件应包括项目需求、技术规格、质量标准、合同主要条款、报价要求、评审标准、履约期限等核心内容。
第九条采购过程的实施
1.按照确定的采购方式,严格遵循相应的采购流程组织采购活动。
2.确保采购过程的公开、公平、公正,防止任何形式的歧视或舞弊行为。
3.对供应商的报价、技术方案、资质证明等文件进行认真评审。评审过程应有书面记录,并由相关人员签字确认。
4.评审结束后,应将评审结果通知所有参与的供应商,并与成交供应商签订书面合同。
第四章合同管理
第十条合同的签订
1.采购活动结束后,物业管理处应在规定时间内与成交供应商签订书面维修合同。
2.合同内容应明确维修范围、施工标准、工程量(或服务内容)、合同金额、付款方式、工期要求、质量保证期、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等关键条款。
第十一条合同的履行与监控
1.合同签订后,双方应严格按照合同约定履行各自义务。
2.物业管理处应指定专人负责合同的跟踪管理,监督供应商按合同要求组织施工或提供服务,确
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