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采购流程标准化模板：提升企业采购效率的实用工具

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含中小型企业、集团化公司）的日常采购、项目采购及紧急采购场景，旨在通过标准化流程规范采购行为、缩短采购周期、降低采购成本。典型应用场景包括：

生产型企业：原材料、零部件、设备备件的常规采购；

服务型企业：办公用品、IT设备、服务外包（如保洁、咨询）的采购；

项目型企业：项目所需物料、服务的专项采购；

跨部门协作：需求部门发起采购、采购部门执行、财务部门结算的全流程协同。

二、标准化采购流程操作步骤详解

（一）需求确认：明确采购目标与边界

操作目标：保证采购需求清晰、合理，避免后期变更导致的效率损耗。

责任主体：需求部门负责人、采购专员*

操作步骤：

需求发起：需求部门填写《采购申请表》（模板见第三章），详细说明物料/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付日期、预算金额及技术参数（需附技术图纸或需求说明书）。

需求审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审（重点核查数量是否匹配实际消耗、预算是否在部门额度内）。

采购部门复核：采购专员*审核需求的可采购性（如规格是否明确、是否有替代方案、预算是否符合市场价格区间），输出《采购需求确认单》，明确采购优先级及交付时间。

（二）供应商寻源：建立优质供应商池

操作目标：通过多渠道寻源，筛选出符合资质、价格合理、服务稳定的供应商。

责任主体：采购专员、供应商管理专员

操作步骤：

寻源渠道：根据采购类型选择渠道——

通用物料：通过企业合格供应商名录、行业招标平台（如招标网）、公开招标等方式寻源；

定制物料：定向邀请3家以上有同类生产经验的供应商参与；

紧急采购：从“应急供应商库”中筛选（需提前建立并定期评估）。

资质初审：供应商需提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证）、过往合作案例（近1年），供应商管理专员*审核资质有效性，剔除不符合要求的供应商。

供应商入围：对通过资质初审的供应商，发放《供应商调查问卷》（含产能、质量管控、交期保障、价格策略等），结合问卷评分及过往合作记录，确定《入围供应商名单》（一般不少于3家）。

（三）招标/比价：实现阳光采购

操作目标：通过公平竞争获取最优价格与服务，避免“人情采购”“暗箱操作”。

责任主体：采购专员、需求部门代表、财务部审计

操作步骤：

编制采购文件：根据需求类型编制招标文件/询价单，明确采购需求、评标标准（如价格占比40%、质量占比30%、交期占比20%、服务占比10%）、投标截止时间、投标方式（线上/线下）。

发标与答疑：向入围供应商发放采购文件，组织答疑会（若有疑问），同步《答疑纪要》给所有供应商。

开标与评标：

开标：在监督人员（审计*、需求部门代表）参与下，公开拆封投标文件，记录报价、承诺交期、服务方案等关键信息；

评标：按评标标准打分，形成《评标报告》，推荐中标候选人（得分最高者）。

结果确认：将《评标报告》提交采购经理审批，审批通过后向中标供应商发出《中标通知书》，同时告知未中标供应商结果（无需说明具体评分细节）。

（四）合同签订：明确权责规避风险

操作目标：通过法律约束保障双方权益，减少合同纠纷。

责任主体：采购专员、法务专员、财务部、分管副总

操作步骤：

合同起草：采购专员*根据中标结果及谈判细节，起草采购合同（模板参考《中华人民共和国民法典》合同编），明确标的物信息、价格、付款方式、交付时间、验收标准、违约责任、争议解决方式等条款。

合同评审：

法务专员*审核合同条款的合法性、严谨性（如违约金是否合理、知识产权归属是否明确）；

财务部审核付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、质保金留存）；

需求部门确认技术参数与需求一致。

合同审批与签署：评审通过后，按企业审批权限逐级签字（如采购经理→分管副总→总经理），最终由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同生效。

（五）订单执行：保证采购履约可控

操作目标：跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付。

责任主体：采购专员*、供应商对接人

操作步骤：

订单下达：采购专员*根据合同信息，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），同步发送给供应商，要求供应商确认订单并反馈生产/备货计划。

进度跟踪：供应商需每周提交《生产/备货进度表》，采购专员*核查进度是否符合计划，对延期风险（如原材料短缺、产能不足）及时预警，协调供应商调整计划或启动备选方案。

异常处理：若供应商无法按期交付，需提前3个工作日书面通知，采购专员*评估影响（如是否影响生产/项目进度），必要时启动应急采购流程（需经分管副总审批）。

（六）验收与结算：闭环管理采购结果

操作目标：保证交付物料/服务符合合同约定，完成资金结算。

责任主体：需求部门、仓库管理员、采购专员*、财务部

操作步骤：

到货检验：

数量核