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行政后勤管理标准化流程手册

一、手册说明与适用范围

（一）手册目的

为规范公司行政后勤管理工作，明确各环节职责与操作标准，提高行政服务效率与资源利用效益，保障日常办公有序运行，特制定本手册。本手册旨在为行政管理人员、各部门行政对接人及相关岗位人员提供标准化操作指引，保证行政后勤工作“流程清晰、责任到人、规范高效”。

（二）适用范围

本手册适用于公司总部及各分支机构行政后勤管理工作，涵盖办公物资管理、固定资产管理、会务组织、车辆调度、办公环境与安全管理等核心场景。适用对象包括：

行政部门全体工作人员（如行政经理、行政专员、后勤主管*等）；

各业务部门行政对接人（如部门助理、综合管理员等）；

涉及行政后勤支持的其他岗位人员（如前台接待、IT支持等）。

（三）工作场景概述

行政后勤管理贯穿企业日常运营全流程，常见典型场景包括：

新员工入职需配置办公物资（文具、电脑、工位等）；

部门日常办公物资（纸张、墨盒、饮用水等）申领与补充；

公司级会议（如年会、季度总结会）或部门会议的组织与保障；

员工公务用车（客户接待、外出调研等）的申请与调度；

办公区域（前台、会议室、办公区）环境维护与安全检查；

固定资产（电脑、打印机、办公家具等）的新增、调拨、报废处置。

二、核心流程模块与操作说明

模块一：办公物资管理流程

（一）流程概述

办公物资管理包括需求提报、审批、采购、入库、领用、盘点六大环节，旨在保障物资供应及时、成本可控、账实相符。适用场景：新员工入职物资配置、部门日常物资申领、应急物资补充等。

（二）分步骤操作说明

1.需求提报

操作主体：各部门行政对接人或申请人（如新员工入职由部门助理*提报，日常申领由部门员工提报）。

操作内容：

（1）登录OA系统“办公物资管理”模块，或填写《办公物资需求申请表》（模板见第四章），明确以下信息：

物资名称（如“A4复印纸”“签字笔”“笔记本”等）、规格型号（如“70g/500张”“黑色0.5mm”等）、单位（如“包”“支”“本”）；

需求数量（根据部门实际消耗或新员工标准配置确定，新员工入职物资按《新员工办公物资配置标准》执行）；

用途说明（如“部门日常办公”“新员工张*入职配置”）；

预估单价与总价（系统自动带历史采购价或手动填写）。

（2）特殊物资（如定制礼品、专业设备）需附详细需求说明及比价依据（如3家供应商报价单）。

2.审批

审批层级：

（1）常规物资（单价≤200元，月累计≤1000元）：部门负责人审批→行政部专员审核；

（2）特殊物资（单价＞200元或月累计＞1000元）：部门负责人审批→行政部经理审核→分管行政副总*审批。

操作要求：审批人需在1个工作日内完成审批，对需求合理性（如数量是否符合标准、用途是否真实）进行审核；驳回需注明原因，退回申请人修改。

3.采购

操作主体：行政部采购专员*。

操作内容：

（1）审批通过后，采购专员*根据“性价比优先、合规采购”原则执行采购：

常规物资：从公司合格供应商名录（如京东企业购、晨光文具合作商）下单，优先选择“批量采购折扣”方案；

特殊物资：需进行至少3家供应商比价（比价表需存档），选择最优供应商签订采购合同（金额≥5000元需签订合同）。

（2）采购完成后，在OA系统更新采购状态，同步预计到货时间（常规物资1-3个工作日，特殊物资按合同约定）。

4.入库

操作主体：行政部仓库管理员*。

操作内容：

（1）物资到货后，仓库管理员*核对实物与采购单信息（名称、规格、数量、质量），确认无误后入库；

（2）在OA系统“库存管理”模块录入入库信息（入库单），更新库存台账；

（3）若发觉数量不符或质量问题，需在24小时内联系采购专员*处理（如退换货、补发），并记录《物资异常处理表》。

5.领用

操作主体：申请人或部门行政对接人。

操作内容：

（1）登录OA系统提交“领用申请”（关联已审批的《需求申请表》），或至仓库现场填写《物资领用登记表》；

（2）仓库管理员*核对领用信息与审批单，发放物资并领用人签字确认；

（3）系统自动扣减库存，实时更新物资余量，领用人需在3个工作日内领取超期未领物资将自动退回库存。

6.盘点

操作主体：行政部仓库管理员、财务部会计。

操作内容：

（1）月度盘点：每月最后一个工作日，仓库管理员*对库存物资进行全面盘点，编制《月度库存盘点表》，与系统数据核对，差异率＞5%需分析原因（如损耗、漏记）并提交《库存差异报告》；

（2）季度抽盘：每季度由财务部会计*牵头，随机抽取20%物资进行抽盘，保证账实相符；

（3）年度大盘点：每年12月下旬，行政部与财务部联合开展全库存盘点，结果作为下一年度采购计划编制依据。

模块二：固定资产管理流程

（一）流程概述

固定资产管理包括新增登记、日常维护、盘点、报废处置四大环节，规范资产从“