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固定资产管理与盘点工具系统应用指南

一、适用范围与应用场景

本工具系统适用于各类企事业单位、学校、医院、机关等需要对固定资产进行全生命周期管理的组织，尤其适用于资产规模较大、部门较多、需定期跟踪资产状态的场景。具体应用包括：

日常资产跟踪：实时掌握资产分布、使用状态及责任人，避免资产闲置或流失；

新增资产入库：规范购置、验收、登记流程，保证资产信息准确录入；

定期盘点核对：通过年度/季度/月度盘点，发觉账实差异，及时修正资产数据；

资产变动管理：处理调拨、维修、报废等业务，动态更新资产状态；

决策支持：基于资产数据（如使用率、折旧情况）优化资源配置，降低管理成本。

二、固定资产管理全流程操作指南

（一）管理体系搭建：明确规则与责任

资产分类与编码

按资产用途分为“办公设备（电脑、打印机）、生产设备（机床、流水线）、运输工具（车辆）、房屋建筑物、家具用具（办公桌、文件柜）”等类别；

制定唯一资产编码规则（示例：资产类别拼音首字母-部门代码-购置年份-流水号，如“BG-SALES-2023-001”），编码规则需写入《固定资产管理制度》并全员公示。

责任部门与人员划分

成立资产管理小组：由行政部（或后勤部）牵头，财务部负责账务核对，各业务部门指定专人（如*主管）作为本部门资产直接责任人，负责本部门资产的日常维护与盘点配合。

（二）资产入库：新增资产登记流程

资料收集

资产购置后，使用部门需提交以下资料至行政部：

《固定资产申购单》（注明资产名称、规格、数量、预算金额、用途）；

购置发票复印件、验收单（需使用部门签字确认）；

资产保修卡、说明书（原件由行政部存档，复印件交使用部门）。

信息录入与标签粘贴

行政部根据资料填写《固定资产台账表》（见“配套工具表格模板”），录入资产编号、名称、规格、原值、使用部门、责任人、启用日期等信息；

打印资产标签（包含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如电脑主机侧面、文件柜顶部），标签需防水、防脱落。

签字确认

使用部门责任人（如*主管）核对台账信息无误后签字确认，台账一式两份（行政部、财务部各存一份）。

（三）日常维护：资产变动处理

资产调拨

因工作需要调拨资产时，调出部门填写《固定资产调拨申请单》（见“配套工具表格模板”），注明调拨原因、接收部门及资产信息；

调出、接收部门负责人签字后，报行政部审批，审批通过后更新台账（变更使用部门、责任人），并通知财务部调整账务。

资产维修

资产出现故障时，使用人填写《资产维修申请单》，注明故障现象、维修需求；

行政部联系维修方（或内部维修人员）处理，维修完成后在台账中记录维修日期、费用及维修后状态。

资产报废

达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰的资产，使用部门提交《资产报废申请单》，附资产现状说明及鉴定意见（如技术部鉴定）；

行政部审核后报管理层（如*总经理）审批，审批通过后回收残值（如适用），在台账中标注“报废”状态，财务部进行账务核销。

（四）盘点实施：账实核对全流程

盘点准备

确定盘点范围与时间：根据管理需求选择全盘（所有资产）或抽盘（重点部门/资产类型），提前3天发布盘点通知，明确盘点时间（如2024年X月X日9:00-17:00）；

组建盘点小组：由行政部经理任组长，成员包括财务部会计、各部门资产责任人，必要时可引入第三方审计人员；

准备工具与资料：盘点机（或扫码枪）、必威体育精装版《固定资产台账表》（打印件）、《固定资产盘点表》（见“配套工具表格模板”）、资产位置图。

实地盘点

分区盘点：按部门或存放地点划分区域，每组负责1-2个区域，避免重复或遗漏；

逐项核对：扫描资产标签或核对编号，记录资产名称、规格、数量、存放地点、使用人及状态（正常/维修/报废），与台账信息比对；

差异记录：发觉账实不符（如盘盈、盘亏、信息错误）时，在《盘点差异表》中详细注明差异项、差异原因（如“标签脱落未识别”“使用人未及时交接”），并由盘点人、使用人双方签字确认。

盘点后处理

汇总分析：盘点小组汇总《盘点差异表》，分析差异原因（如管理漏洞、流程疏漏、人为失误）；

审批与调整：差异报告报管理层（如*总经理）审批，审批通过后由行政部更新台账（盘盈资产补录信息，盘亏资产查明原因后核销），财务部同步调整账务；

整改与追责：对因责任心不足导致的资产丢失或损坏（如*主管未及时办理离职交接），按《固定资产管理制度》追究责任人；优化管理流程（如新增资产交接培训、定期标签检查），避免同类问题重复发生。

三、配套工具表格模板

表1：固定资产台账表

资产编号

资产名称

规格型号

资产类别

使用部门

责任人

购置日期

启用日期

原值（元）

累计折旧（元）

净值（元）

存放地点

资产状态

备注

BG-SALES-2023-001

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