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采购合同签订与履约跟踪工具使用指南

一、适用场景与价值体现

本工具适用于企业采购部门、项目团队及相关业务人员，聚焦采购合同全生命周期管理，具体场景包括：

多项目并行采购管理：当企业同时推进多个采购项目（如生产原料采购、设备采购、服务外包等），需统一规范合同签订流程，避免条款遗漏或冲突；

跨部门协作场景：采购部、法务部、财务部、使用部门等多方需协同参与合同审核与履约监控，工具可明确各方职责与协作节点；

供应商风险防控：针对长期合作或高风险供应商，通过履约进度跟踪、异常预警等功能，及时识别履约延迟、质量不达标等问题，降低采购风险；

合规与审计需求：满足企业内控管理及外部审计要求，保证合同条款合法合规、履约过程有据可查，提升采购管理透明度。

二、全流程操作指南

（一）合同准备阶段：明确需求与供应商筛选

操作目标：完成采购需求确认、供应商资质审核及合同草案拟定，为签订奠定基础。

1.需求确认与立项

操作步骤：

（1）使用部门（如生产部、项目部）提交《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素；

（2）采购部对接需求部门，组织技术评审（如涉及复杂设备或服务），确认需求的可行性与合理性；

（3）需求确认通过后，采购部发起《采购立项单》，经部门负责人及分管领导审批后，进入供应商选择环节。

2.供应商选择与资质审核

操作步骤：

（1）根据采购金额与品类选择采购方式（公开招标、邀请招标、询比价等），保证符合企业内控规定；

（2）对候选供应商进行资质审核，重点核查：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、生产许可证等）；

业绩证明（近3年同类项目合作案例）；

财务状况（资产负债表、利润表等，评估履约能力）；

信用记录（通过“信用中国”等平台查询，无重大失信行为）。

（3）审核通过后，形成《供应商入围评审表》，由采购经理*签字确认。

3.合同草案拟定

操作步骤：

（1）采购部根据采购需求及供应商报价，使用《采购合同（草案）模板》拟定合同条款，核心内容包括：

合同双方信息（供应商名称、地址、联系方式，采购方企业信息）；

采购标的详细描述（名称、规格、技术参数、数量等）；

价格与支付方式（单价、总价、币种、支付节点如预付款、到货款、质保金比例及条件）；

交付与验收（交付时间、地点、运输方式，验收标准、流程及异议处理）；

违约责任（逾期交货、质量不达标、售后服务缺失等情形的赔偿标准）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼管辖地）；

其他约定（如必威体育官网网址条款、知识产权、合同生效条件等）。

（2）草案完成后，发送至法务部进行合规性审核，法务部需在3个工作日内反馈意见，采购部根据意见修订至条款无歧义、风险可控。

（二）合同签订阶段：审批与签署归档

操作目标：完成合同内部审批流程，与供应商正式签署并归档，保证合同法律效力。

1.内部审批流程

操作步骤：

（1）采购部将法务审核通过的合同草案及《采购合同审批表》提交至相关部门审批，审批节点包括：

使用部门：确认采购需求与合同条款一致，由部门负责人*签字；

财务部：审核价格合理性、支付条款与预算匹配度，由财务经理*签字；

法务部：最终确认法律风险，由法务负责人*签字；

分管领导/总经理：根据合同金额审批权限（如10万元以上需总经理*审批），签署审批意见。

（2）所有审批节点完成后，形成《合同审批完整记录表》，作为合同生效的依据。

2.合同签署与分发

操作步骤：

（1）采购部根据审批通过的合同文本，与供应商约定签署方式（线下签署或电子签章）；

（2）线下签署需双方加盖合同专用章或公章（骑缝章），保证签署页清晰完整；电子签章需通过合法第三方平台（如e签宝、法大大）完成，保留签署日志；

（3）签署完成后，采购部复印合同正本2份（供应商留存1份，采购方留存1份），并扫描存档至企业OA系统或合同管理平台，同步更新《合同台账》（模板见下文）。

（三）履约跟踪阶段：进度监控与异常处理

操作目标：实时监控合同履约进度，及时发觉并处理履约异常，保证采购标的按时、按质交付。

1.履约计划与责任分工

操作步骤：

（1）合同签订后3个工作日内，采购部牵头组织履约启动会，明确：

采购方对接人（采购专员）、使用部门接口人（如生产主管）；

供应商联系人（销售经理*）、生产/交付负责人；

关键节点时间表（如生产周期、发货时间、到货时间、验收时间）。

（2）各方确认《履约责任清单》，签字后同步至相关方。

2.进度跟踪与信息更新

操作步骤：

（1）采购专员*通过《履约进度跟踪表》（模板见下文）每周更新进度，记录以下信息：

生产/备货情况（如供应商生产计划完成率、库存状态）；

物流运输情况（如发货单号、物流公司、预计到货时间）；

到货与验收情况（实际到货时间、数量、质量抽检结果）；

异常事项（如延