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企业档案管理规范模板（信息安全专项）

前言

企业档案是记录生产经营、管理活动的重要资产，其中包含大量敏感信息（如客户资料、财务数据、技术方案等），一旦泄露或损坏，将给企业带来法律风险、经济损失及声誉影响。本规范旨在明确档案管理的全流程操作要求，强化信息安全防护措施，保证档案的完整性、可用性及必威体育官网网址性，适用于企业各部门及档案管理人员。

一、规范适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于企业各类档案（包括纸质档案、电子档案、声像档案等）的收集、整理、保管、利用、销毁等全生命周期管理，覆盖行政部、财务部、市场部、技术部等所有涉及档案产生与使用的部门。

（二）典型应用场景

日常档案归档：各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件材料（如合同、报表、会议纪要、项目方案等）需按规范整理归档。

档案借阅查询：员工因工作需要查阅或使用档案时，需通过审批流程申请，保证档案使用可追溯。

跨部门档案移交：因部门调整或人员变动，档案需在不同部门间交接时，需办理正式移交手续，明确责任归属。

到期档案销毁：对保管期限已满、无保存价值的档案，需经鉴定审批后按规定销毁，避免信息留存风险。

信息安全事件响应：发生档案泄露、丢失或损坏等突发事件时，启动应急处理流程，最大限度降低损失。

二、档案管理全流程操作指引

（一）档案分类与编号

操作目标：实现档案系统化管理，便于快速检索与利用。

操作步骤：

分类标准：按“来源+内容+载体”三级分类法划分一级分类（如“行政管理类”“财务管理类”“业务经营类”）、二级分类（如“行政管理类”下分“人事档案”“制度文件”“会议记录”）、三级分类（如“人事档案”下分“员工入职材料”“劳动合同”“离职证明”）。

编号规则：采用“企业代码-部门代码-档案类别-年度-流水号”格式（示例：ABC-01-01-2023-001，其中“ABC”为企业代码，“01”为行政部代码，“01”为行政管理类，“2023”为年度，“001”为流水号）。

标签粘贴：纸质档案在档案盒右上角标注编号及名称，电子档案在文件名中嵌入编号，保证标识清晰。

示例：

一级分类：“01行政管理类”“02财务管理类”“03业务经营类”

二级分类（01类下）：“01人事档案”“02制度文件”“03会议记录”

三级分类（01-01类下）：“01入职材料”“02劳动合同”“03离职证明”

（二）档案归档操作

操作目标：保证应归档文件材料及时、完整、规范入库。

操作步骤：

归档范围：包括但不限于企业章程、合同协议、财务报表、审计报告、项目方案、客户信息、技术图纸、会议纪要、员工档案等具有查考利用价值的文件材料。

归档时间：

纸质档案：业务结束后30个工作日内完成整理归档；

电子档案：业务结束后5个工作日内至档案管理系统，并同步备份。

归档流程：

收集：各部门指定专人负责本部门档案收集，保证材料齐全、字迹清晰（电子档案需为最终版，避免版本混乱）。

整理：按分类标准对档案排序、编页（纸质档案）、去除金属夹，检查文件完整性，缺失材料需及时补充。

鉴定：由部门负责人及档案管理员共同鉴定档案价值，确定保管期限（永久、30年、10年、5年等）。

登记：填写《档案归档登记表》（见模板表格2），档案管理员核对无误后录入档案管理系统，唯一编号。

入库：纸质档案存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫），电子档案存储于企业专用服务器，并定期备份（异地备份频率：每月1次）。

注意事项：归档材料需为原件（特殊情况可存复印件，但需注明“与原件核对无误”并签字）；电子档案需为PDF、DOCX等通用格式，避免使用加密或特殊格式软件。

（三）档案借阅与使用

操作目标：规范档案借阅流程，防止档案丢失、泄露或损坏。

操作步骤：

借阅权限：

普通档案：员工因工作需要可申请借阅，需经部门负责人审批；

涉密档案（如财务数据、技术专利）：需经部门负责人及分管副总审批，仅限指定岗位人员在指定场所查阅，禁止带离办公区。

借阅流程：

申请：填写《档案借阅申请表》（见模板表格3），注明借阅档案编号、名称、用途、借阅期限（最长不超过15个工作日）。

审批：部门负责人审核借阅必要性，涉密档案需报信息安全负责人审批。

登记：档案管理员核对审批通过后，在《档案借阅登记表》中记录借阅人、借阅时间、档案状态，纸质档案需由借阅人签字确认。

归还：借阅期满后，借阅人需按时归还，档案管理员检查档案完整性（如无缺页、涂改、损坏），电子档案需确认无拷贝、传播行为。

电子档案使用：

通过档案管理系统借阅电子档案时，系统自动添加“水印”（包含借阅人姓名、借阅时间）；

禁止对电子档案进行截屏、拍照、（经审批的特殊用途除外），文件需加密存储，访问权限仅限借阅人本人。

注意事项：借阅档案不得转借、复制、涂改，确需复制的需经审批并由档案管理员监