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交流会合作协议签订注意事项

作为从业近十年的活动策划与法务对接人，我经历过三十多场不同规模的交流会合作。从初期甲乙双方喝着茶谈理想，到后期因为协议条款模糊对簿公堂，这些真实案例让我深刻意识到：一份好的合作协议，不是冰冷的法律文本，而是双方信任的”保护壳”、合作的”导航图”。今天就结合实际经验，从前期准备到条款细节，为大家拆解交流会合作协议签订的关键注意事项。

一、签订前的”三查三确认”：避免合作根基不稳

很多人签协议时急着看”罚则”，却忽略了最基础的前期核实——就像盖楼不打地基，条款写得再漂亮也容易塌。这一步要做好”三查三确认”。

（一）查主体资质，确认合作方”能做事”

我曾遇到过这样的案例：某文化公司拿着”国际交流协会”的名义谈合作，协议都草签了才发现，所谓的协会根本没在民政部门备案，负责人还是失信被执行人。后来交流会因为场地资质问题被紧急叫停，对方连赔偿能力都没有。

所以第一步必须核查对方主体资格：

企业需查验营业执照（注意经营范围是否包含”会议服务”“文化交流”等关键词）、法定代表人身份证明、最近一年的社保缴纳记录（判断是否正常经营）；

社会组织要查登记证书、业务主管单位批文；

个人合作方需提供身份证复印件+职业证明（比如讲师需教师资格证或行业认证）。

特别提醒：如果对方是分公司或项目部，一定要让总公司出具授权书，否则分公司可能没有独立签约权。

（二）查合作背景，确认双方”同频共振”

去年我帮两家科技企业牵线办交流会，甲方想做技术成果展示，乙方却想主推新产品销售，协议里只写了”共同举办行业交流会”。结果现场甲方摆了一堆专利证书，乙方支起了促销台，嘉宾们一头雾水，最后合作方互相指责”没按约定执行”。

这就是典型的”背景描述模糊症”。正确的做法是：

在协议开头用200-300字明确合作背景，比如”甲方作为新能源电池领域头部企业，拥有XX项核心专利；乙方作为行业媒体，具备XX万专业受众资源。双方基于拓展行业影响力、促进技术交流的目的，联合举办’202X新能源电池创新交流会’。”

特别要写明”交流会核心目标”，是品牌曝光？资源对接？还是促成签约？目标越具体，后续执行越有抓手。

（三）查历史信用，确认对方”守承诺”

曾经有合作方在协议里承诺”邀请5位行业专家”，结果临到会前只找了2个”挂名顾问”。追问时对方说”专家行程临时有变”，但后来我们查到，这家公司三年前就因为”虚假宣传合作资源”被其他企业起诉过。

建议通过三个渠道查信用：

国家企业信用信息公示系统查是否有经营异常、行政处罚；

中国执行信息公开网查是否有失信被执行记录；

行业内打听口碑（比如找上下游合作过的企业，问”对方是否按时履约？出现问题是否积极解决？“）。

如果是首次合作的新公司，还可以要求提供3份过往同类活动的合作协议（隐去敏感信息），看看他们之前是怎么履行义务的。

二、协议核心条款：细节里藏着”合作生命线”

完成前期核查后，协议的核心条款就像给合作上”保险栓”。这部分要重点关注七大模块，每个模块都可能成为未来纠纷的导火索。

（一）权利义务：分清楚”你做什么”“我做什么”

这是协议的”骨架”，最容易出问题的就是”模糊表述”。比如”甲方负责场地协调”，但没说”协调到什么程度”——是只提供场地编号，还是要搞定消防验收？我见过最离谱的协议写”乙方负责嘉宾邀请”，结果乙方只发了邮件，甲方要自己打电话确认，最后嘉宾没来，双方互相推诿。

正确的写法要”三明确”：

明确事项：比如”甲方负责租赁XX酒店3楼多功能厅（面积200㎡，含LED屏、音响设备），并于会前7日提供场地验收合格证明（包含消防、卫生许可）“；

明确标准：比如”乙方邀请的嘉宾需满足：①行业内从业10年以上；②现任企业高管或科研机构研究员；③近3年有公开演讲记录”；

明确时限：比如”甲方需在会前15日提供场地平面图，乙方需在会前10日提交嘉宾名单及简介”。

特别注意：如果涉及双方协作事项（比如布展），要写清”甲方提供电力接口，乙方负责设备安装调试；若因电力问题导致设备无法使用，甲方需在2小时内协调解决”。

（二）费用条款：算清”谁付钱”“怎么付”“能不能改”

钱的问题最容易闹矛盾。我处理过的纠纷里，60%和费用有关：有的是支付时间没写清，乙方做完活动半年没收到钱；有的是额外费用没约定，临时加了茶歇预算，甲方不肯付；还有的是发票类型不对，财务没法报销。

这部分要重点写四个点：

费用构成：必须分项列清，比如”场地费XX元、嘉宾费用（含讲课费+差旅费）XX元、宣传推广费XX元、物料制作费XX元”，避免”服务费合计XX元”这种笼统表述；

支付方式：明确是银行转账（写清账户信息）还是支票，分几期支付（比如”合同签订后3日内支付30%预付款，会前10日支付50%进度款，活动结束后7个工作日内支付20%尾款”）；

发票要求：注明”乙