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机关单位档案数字化管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范机关单位档案数字化工作，提升档案管理现代化水平，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性，更好地服务于机关履职与经济社会发展，依据国家有关档案管理的法律法规和相关标准，结合机关单位实际，制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于各级各类机关单位的档案数字化管理工作，包括对传统载体档案进行数字化加工、数字档案的接收、存储、管理、利用、共享、长期保存及安全保障等活动。

（三）基本原则

1.统一规划，分步实施：档案数字化工作应纳入机关单位信息化建设总体规划，明确目标、任务和步骤，有序推进。

2.规范标准，确保质量：严格遵循国家和行业相关标准规范，确保数字化过程及成果的质量符合要求。

3.安全必威体育官网网址，权责明确：建立健全安全必威体育官网网址制度，明确各环节责任，确保档案信息安全和国家秘密安全。

4.需求导向，注重实效：以档案利用需求为导向，提高数字档案的管理效率和利用效能，服务于机关中心工作。

5.统筹兼顾，适度超前：兼顾当前需求与长远发展，在技术选型、系统架构等方面具备一定的前瞻性。

（四）定义

1.档案数字化：指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术等将传统载体档案转化为数字形式，并对其进行存储、管理、检索和利用的过程。

2.数字档案：指通过数字化手段形成的，能够准确反映档案原貌，具有凭证价值和参考价值的数字信息及其元数据的集合。

3.元数据：描述数字档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4.传统载体档案：指以纸张、胶片、磁带等物理介质为载体的档案。

二、数字化前处理

（一）档案整理与鉴定

1.档案整理：按照档案整理的有关规定，对拟数字化的档案进行系统性整理，包括区分全宗、分类、组卷（件）、排列、编目等，确保档案实体秩序规范。

2.档案鉴定：对档案的价值进行鉴定，确定其保管期限。对保管期限已满、无继续保存价值的档案，按规定程序销毁，不纳入数字化范围。对具有永久、长期保存价值的档案应优先数字化。

3.确定数字化范围：根据档案的价值、利用频率、必威体育官网网址等级等因素，科学确定数字化的优先级和具体范围。

（二）著录与标引

1.元数据著录：按照相关元数据标准，对档案的核心元数据进行著录，如档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、密级、载体类型等。元数据应准确、完整、规范。

2.分类标引：依据档案分类方案和主题词表（或关键词表）对档案进行分类标引，提高检索效率。

（三）档案修复与去污

1.对破损、霉变、虫蛀、粘连、字迹褪变等影响扫描质量的档案，应先进行修复、加固、去污、字迹恢复等预处理。

2.预处理工作应遵循档案保护原则，采用可逆性修复方法，避免对档案原件造成二次损害。

三、数字化采集

（一）设备与环境要求

1.扫描设备：应根据档案的类型、幅面、材质等选择合适的扫描设备，如平板扫描仪、高速文档扫描仪、大幅面扫描仪等。扫描设备的光学分辨率、色彩位数等性能指标应满足数字化质量要求。

2.计算机：配置应满足扫描软件、图像处理软件及数据存储的要求，并安装必要的杀毒软件和安全防护软件。

3.环境条件：扫描场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应控制在适宜范围，避免阳光直射和强磁场干扰。

（二）扫描参数设置

1.分辨率：应根据档案内容的清晰度要求、文字大小、后续利用需求等因素确定。通常情况下，文书档案扫描分辨率不低于200dpi；特殊情况下，如包含细小文字、图表、印章等重要信息的档案，可适当提高分辨率。

2.色彩模式：

*一般文字档案，采用黑白二值模式扫描。

*含有彩色图片、印章或需保留原貌的档案，可采用灰度模式或彩色模式扫描。有条件的单位，对永久保管的重要档案可采用彩色模式扫描。

3.图像格式：

*扫描生成的图像文件格式应选择通用、开放、稳定的格式。推荐采用TIFF格式作为长期保存格式；JPEG格式可作为利用格式，但应注意压缩比对图像质量的影响；PDF或PDF/A格式可作为归档和利用的封装格式，其中PDF/A适用于长期保存。

*对特殊类型档案（如录音、录像、照片档案），应采用相应的数字化采集方式和格式标准。

（三）扫描过程控制

1.规范操作：操作人员应熟悉扫描设备和软件的使用，严格按照操作规程进行扫描，确保扫描图像的完整性和准确性。

2.质量检查：扫描过程中应进行实时质量抽检，发现问题及时纠正。检查内容包括图像是否清晰、完整，有无缺页、漏扫、错扫，色彩是否真实，有无明显污点、黑边等。

3.图像处理：对扫描后的图像进行必要的处理，包括纠偏、裁剪、去污、去黑边、拼接（针对大幅面档案分块扫描的情况）、亮度/对比度调整等。图像处理应以不损害档案原始信息为前提。

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