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企事业单位档案信息管理办法

第一章总则

第一条为规范本单位档案信息管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于本单位及所属各部门、各分支机构的档案信息管理活动。凡在本单位工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，均属本办法管理范畴。

第三条本办法所称档案信息，是指本单位在各项工作中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第四条档案信息管理工作遵循以下原则：

（一）统一领导、分级负责：建立健全档案管理体系，明确各级职责。

（二）完整准确、真实可靠：确保档案材料的齐全、准确，反映工作实际。

（三）安全必威体育官网网址、规范管理：严格执行必威体育官网网址规定，防止档案失泄密和损坏。

（四）依法利用、服务发展：在遵守法律法规的前提下，积极提供档案利用，服务单位中心工作。

第五条本单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位应明确分管档案工作的领导，设立或指定档案管理部门（或档案员），负责统筹、协调、指导和监督本单位及所属机构的档案工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。档案工作人员应具备良好的政治素质和专业技能，忠于职守，廉洁奉公。

第二章档案的收集与整理

第六条档案收集应遵循及时、完整、准确的原则。各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由各部门档案员负责收集、积累和初步整理，并定期向单位档案管理部门移交。

第七条档案收集范围主要包括：

（一）本单位制定的各类方针政策、规章制度、工作计划、总结报告等；

（二）本单位召开的各类会议的会议记录、纪要、议程等；

（三）本单位在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、合同、协议、图纸、数据、声像等材料；

（四）本单位干部人事、劳动工资、财务审计、资产管理等方面的材料；

（五）上级单位及相关单位发来的与本单位工作有直接关系的重要文件材料；

（六）其他对本单位具有保存价值的档案材料。

第八条档案整理应按照国家及行业有关档案整理的标准和规范进行，做到分类科学、组卷合理、排列有序、目录清晰、装订整齐，便于检索和利用。电子档案的整理应符合电子文件归档和电子档案管理的相关要求。

第三章档案的保管与保护

第九条档案保管应遵循安全第一、科学管理的原则，建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的实体安全和信息安全。

第十条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》等相关标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

第十一条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

第十二条档案管理部门应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制。

第十三条严格执行档案必威体育官网网址制度。涉密档案的管理应严格按照国家必威体育官网网址法律法规执行，确保涉密信息不泄露。建立健全档案借阅、复制、传递等环节的必威体育官网网址审查机制。

第十四条档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由单位档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，提出销毁或继续保存的意见，报单位分管领导批准后执行。销毁档案应严格按照规定程序进行，并做好销毁记录。

第四章档案的利用与开发

第十五条档案利用工作应在遵守国家法律法规和本单位规章制度的前提下，坚持为单位各项工作服务的宗旨，积极提供档案利用。

第十六条单位内部人员因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经本部门负责人同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅涉密档案，须经单位分管档案工作的领导批准。

第十七条外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人或单位分管领导批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须报请单位主要领导批准。

第十八条查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。

第十九条档案借阅期限一般不超过规定时限，确需延长的，应办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可收回。

第二十条档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编纂档案资料、编写档案参考材料、建立档案信息数据库等方式，为单位领导决策、业务开展、历史研究等提供服务。

第五章档案的信息化建设

第二十一条积极推进档案信息化建设，将档案信息化纳入单位信息化建设总体规划，统筹规划，分步实施。

第二十二条档案管理信息系统的建设应符合国家相关标准和规范，具备档案著录、检