牧业公司消毒记录保存细则.doc

牧业公司消毒记录保存细则

一、总则

1.目的

为加强牧业公司各类记录的管理，确保记录的完整性、准确性和可追溯性，为公司的生产经营、质量控制、安全管理等提供有效依据，同时契合公司的企业文化与经营理念，特制定本细则。

2.依据

本细则依据国家相关法律法规、行业标准以及牧业公司的实际运营需求制定。

3.原则

遵循真实性、完整性、准确性、及时性和必威体育官网网址性原则，确保记录能如实反映公司各项活动的实际情况，为公司决策和管理提供可靠支持。

二、适用范围

本细则适用于牧业公司全体员工，涵盖公司各部门在生产、经营、管理等活动中产生的所有记录。同时，对于涉及客户相关的记录，在符合必威体育官网网址规定的前提下，也按照本细则进行管理。

三、组织架构与职责分工

1.行政部门

-负责制定和完善记录管理制度与细则，并监督各部门执行。

-定期组织记录管理培训，提高员工记录管理意识和技能。

-负责公司层面重要记录的集中存储与保管，确保记录的安全与完整。

2.各业务部门

-负责本部门各类记录的生成、收集、整理和初步审核，确保记录的准确性和完整性。

-按照规定的时间和方式将本部门的记录移交至行政部门或进行分类归档保存。

-配合行政部门开展记录管理相关工作，如提供记录样本、协助调查等。

3.质量控制部门

-对涉及产品质量的记录进行重点监督和审核，确保记录符合质量管理体系要求。

-为各部门提供有关质量记录管理的技术指导和支持。

4.财务部门

-负责财务相关记录的管理，确保财务数据的准确性和合规性。

-协助行政部门制定涉及财务记录的保存期限和销毁流程。

四、管理内容与流程

1.记录的生成

-各部门员工在工作过程中应及时、准确地记录各项活动信息，确保记录内容真实、完整。记录应包括但不限于日期、时间、地点、人员、事件描述、结果等关键要素。

-记录应采用规范的表格、文档格式或电子系统进行填写，确保字迹清晰、数据准确、逻辑连贯。对于手工填写的记录，如有修改，应在修改处签字并注明修改日期。

2.记录的收集与整理

-各部门应指定专人负责本部门记录的收集工作，定期将员工生成的记录进行汇总。

-收集后的记录应按照类别、时间等进行分类整理，确保同一类别的记录集中存放，便于查找和管理。

-整理过程中应对记录进行初步审核，检查记录是否完整、准确，对于存在问题的记录应及时返回相关责任人进行补充或修正。

3.记录的存储

-行政部门应建立专门的记录存储区域或电子存储系统，对各部门移交的记录进行集中存储。存储区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，电子存储系统应定期进行备份，防止数据丢失。

-记录应按照分类标准进行上架或存储在相应的文件夹中，并建立清晰的索引目录，便于快速检索和查询。对于电子记录，应设置合理的文件命名规则和文件夹结构，确保数据的有序管理。

4.记录的查阅与使用

-公司内部员工因工作需要查阅记录时，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到行政部门办理查阅手续。查阅过程中应遵守必威体育官网网址规定，不得擅自复制、篡改或泄露记录内容。

-外部人员（如客户、审计机构等）如需查阅公司记录，应提前向公司提出书面申请，经公司领导批准后，在行政部门人员的陪同下进行查阅。查阅范围和方式应严格按照公司批准的内容执行。

5.记录的保存期限

-根据记录的重要性、性质和相关法律法规要求，确定不同类型记录的保存期限。一般来说，涉及公司核心业务、财务报表、产品质量等重要记录的保存期限为[X]年以上；一般性业务记录的保存期限为[X]年；临时性记录可在完成其使用目的后，经审批进行销毁。

-行政部门应建立记录保存期限台账，对各类记录的保存期限进行跟踪管理，定期提醒相关部门对即将到期的记录进行处理。

6.记录的销毁

-对于超过保存期限或已无保存价值的记录，由行政部门提出销毁申请，经公司领导批准后进行销毁。

-销毁记录应采用合适的方式，如粉碎、焚烧、数据擦除等，确保记录信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并记录销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息，形成销毁记录清单，留存备查。

五、权利与义务

1.员工权利

-员工有权获取与记录管理相关的培训和指导，以提高自身记录管理能力。

-员工对记录管理工作提出的合理建议和意见，有权得到公司的重视和反馈。

2.员工义务

-员工有义务按照本细则要求，及时、准确、完整地生成和提交工作记录。

-员工应妥善保管本人负责的记录，防止记录丢失、损坏或泄露。

-在记录的收集、整理、存储、查阅等过程中，员工应积极配合