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企业档案管理制度实施细则

企业档案管理制度实施细则

引言

企业档案承载着企业的历史记忆与智慧结晶，其科学管理与有效利用，对于企业决策科学化、运营规范化、文化传承以及维护企业合法权益具有不可替代的作用。为确保本企业档案工作的有序开展，特制定本实施细则，以规范档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等各个环节，明确各部门及相关人员的职责。

第一章总则

第一条制定依据

本细则依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》及国家有关档案管理的其他法律法规，并结合本企业实际情况制定。

第二条适用范围

本细则适用于企业各部门、各分支机构及全体员工在各项经营管理、生产研发、市场营销、行政管理等活动中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的档案材料的管理。

第三条管理原则

1.统一领导，分级管理：企业档案工作实行统一领导、归口管理的原则，确保档案管理的集中化与规范化。各部门在档案管理部门的指导下开展本部门的档案工作。

2.真实准确，完整系统：档案材料必须真实反映企业各项活动的客观情况，做到内容准确、数据可靠、手续完备、要素齐全，保持档案的系统性和连续性。

3.安全必威体育官网网址，规范利用：严格执行档案安全必威体育官网网址制度，采取有效措施防止档案的损毁、丢失和泄密。在确保安全的前提下，积极为企业各项工作提供档案利用服务。

4.依法管理，与时俱进：遵循档案管理的法律法规，积极采用先进的档案管理技术和方法，逐步实现档案管理的数字化、信息化，提升管理效率和服务水平。

第二章管理机构与职责

第四条档案管理部门

企业设立（或明确）档案管理部门（如办公室下设档案科/档案室），作为档案工作的归口管理部门，履行以下主要职责：

*贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业档案管理制度及实施细则。

*负责对企业各部门、各分支机构档案工作的监督、指导和检查。

*负责企业核心档案、永久和长期保管档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。

*组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提升档案管理人员的专业素养。

*推进企业档案管理的数字化、信息化建设。

*负责与上级档案行政管理部门的业务联系。

第五条各部门档案工作

各部门是档案形成的主要责任单位，应指定专人（可兼职）担任部门档案员，负责本部门档案的收集、初步整理、定期向档案管理部门移交等工作，并协助档案管理部门开展档案利用。部门负责人对本部门档案工作负领导责任。

第六条档案管理人员

档案管理人员应具备良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理人员工作调动时，必须办理严格的档案交接手续。

第三章档案的形成与积累

第七条档案形成责任

企业员工在执行公务过程中形成的各类文件材料，均有责任及时、规范地进行收集和积累，确保其完整性和准确性。不得个人私自占有、隐匿或随意丢弃应归档的文件材料。

第八条材料质量要求

形成的文件材料应符合以下要求：

*内容真实、准确，与业务活动直接相关。

*格式规范，书写工整，字迹清晰，易于辨识。手写材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水，禁用铅笔、圆珠笔（特定情况除外）及易褪色的墨水。

*纸张规格统一，一般应使用A4纸张。

*电子文件应符合国家及企业关于电子文件归档的相关技术标准和格式要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第四章档案的整理与归档

第九条归档范围

企业档案归档范围主要包括但不限于：

*行政管理类：企业设立、变更、注销等登记材料；股东会、董事会、监事会决议及会议纪要；企业发展规划、年度计划、总结报告；各项管理制度、规章、办法；重要合同、协议；人事任免、奖惩、薪酬、考核等材料。

*经营管理类：市场调研、营销策划、客户资料、销售合同、售后服务记录；采购计划、招投标文件、物资供应合同；财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等（按财务档案管理规定执行）。

*生产技术类：生产计划、工艺文件、技术标准、研发项目资料、专利、商标、技术图纸、设备档案、质量检验记录等。

*其他具有保存价值的文件材料。

档案管理部门应会同各相关部门，根据实际情况编制和动态更新《企业档案归档范围和保管期限表》。

第十条归档时间

*文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。

*项目档案应在项目完成后三个月内完成归档。

*会计档案、人事档案等特种档案按国家及行业相关规定的时限归档。

*电子文件应随办随归，或按规定定期归档。

第十一条整理要求

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。具体包括：

*分类：按照《企业档案归档范围和保管期限表》进行