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医院物资采购与审计管理规程

引言

医院物资采购与审计管理是医院运营管理的核心环节之一，直接关系到医疗服务质量、患者安全、医院经济效益及廉政建设。为规范医院物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资的质量与安全，加强采购过程的内部控制与审计监督，特制定本规程。本规程旨在建立一套科学、规范、高效、透明的物资采购与审计管理体系，适用于医院所有医疗、科研、教学及行政后勤所需物资的采购活动及其审计监督工作。

一、组织架构与职责分工

（一）医院采购管理委员会

医院应设立采购管理委员会，作为物资采购的决策与监督机构。其主要职责包括：审议医院物资采购的重大政策、制度与流程；审定年度采购计划与预算；审议大宗及高值物资的采购方案；对采购工作中的重大事项进行决策与协调。

（二）采购部门

采购部门是医院物资采购的具体执行机构，负责采购活动的日常管理与实施。主要职责包括：组织编制年度采购计划；根据审批后的采购需求组织实施采购；供应商的寻源、评估、准入与管理；采购合同的拟定、谈判与管理；采购物资的验收协调与款项支付申请；采购档案的整理与归档。

（三）使用科室/部门

各临床科室、医技科室及行政后勤部门作为物资的使用单位，负责提出合理的物资采购需求，参与物资选型与验收，并对所领用物资的使用效益进行反馈。

（四）审计部门

审计部门是医院物资采购活动的监督与审计机构，独立行使审计监督权。主要职责包括：对采购管理制度的健全性与有效性进行审计评价；对采购计划的执行情况进行审计；对采购方式的合规性、采购过程的规范性进行监督与审计；对采购合同的履行情况、采购资金的使用效益进行审计；对供应商管理进行监督。

二、物资采购管理

（一）采购需求的提出与审批

1.需求提出：使用科室根据业务发展、库存情况及实际需要，填写《物资采购申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量要求、预计单价、需求时间等信息，并由科室负责人签字确认。

2.需求审核：采购部门收到《物资采购申请表》后，应对需求的合理性、必要性进行初步审核，并结合医院库存管理信息，提出初步审核意见。

3.预算审批：审核通过的采购需求，需按医院预算管理规定，报财务部门及相关领导审批，确保采购活动在预算范围内进行。对于未列入预算或超预算的采购项目，需按规定履行预算调整审批程序。

（二）采购方式的选择与执行

医院应根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，确保采购过程的公开、公平、公正。

1.集中采购：对于通用性强、采购量大、金额较高的常规物资，应纳入集中采购目录，由采购部门统一组织采购。

2.招标采购：达到规定金额标准的物资采购，应采用公开招标或邀请招标的方式。招标过程应严格遵守国家及地方相关法律法规，规范招标、投标、开标、评标和定标等环节。

3.竞争性谈判/询价采购：对于不适合招标或招标未能成立的项目，可采用竞争性谈判或询价等方式，邀请符合条件的供应商进行报价和谈判。

4.单一来源采购：仅限于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，并需提供充分的证明材料，按规定程序报批。

5.小额零星采购：对于金额较小、频次较高的零星物资采购，可采用简化的采购流程，如定点采购、直接采购等，但需明确限额标准和审批权限。

（三）供应商管理

1.供应商准入：建立严格的供应商准入制度，对供应商的资质（营业执照、生产/经营许可证、相关产品认证等）、生产能力、质量保证体系、商业信誉、售后服务能力等进行严格审核与评估，择优选取合格供应商。

2.供应商名录管理：建立并动态维护合格供应商名录，对名录内供应商进行分类管理。

3.供应商评估与淘汰：定期对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、服务态度等进行综合评估，实行优胜劣汰。

（四）合同管理

1.合同拟定：采购部门根据采购结果与供应商拟定采购合同，合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。

2.合同审核：大额或重要合同应经过医院法务部门（或法律顾问）、财务部门审核，确保合同的合法性、合规性与完整性。

3.合同签订：审核通过的合同，由医院授权代表与供应商法定代表人或授权代表正式签订，并加盖双方公章。

4.合同履行跟踪：采购部门负责跟踪合同的履行情况，确保供应商按合同约定提供物资和服务。

（五）物资的验收与入库

1.到货验收：物资送达后，由采购部门组织使用科室、库房管理部门（如适用）共同对物资的数量、规格型号、外观质量、产品合格证、检验报告等进行核对与验收。

2.质量检验：对有特殊质量要求或需进行抽检的物资，应按规定进行质量检验，检验合格后方可入库。

3.入库登记：验收合格的物资，由库房管理部门办理入库手续，