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行政前台岗位职责与日常管理手册

一、岗位概述

行政前台作为公司的“第一窗口”与“形象名片”，是外界接触公司的首要触点，亦是内部高效运转的重要枢纽。其工作涵盖接待服务、行政支持、环境维护等多个维度，要求从业者具备高度的责任心、良好的沟通协调能力及细致入微的观察与执行能力。本手册旨在明确行政前台的核心职责、规范日常工作流程、提升服务质量与管理效能，助力行政前台人员更专业、高效地开展工作。

二、核心岗位职责

（一）前台接待与问询服务

1.电话接听与转接：保持专业、礼貌的语调接听所有来电，准确记录来电信息（如来电单位、姓名、事由、联系方式等），并根据需求及时、准确地转接至相关部门或人员。对于无法立即转接或需留言的电话，应清晰记录并及时传达。

2.访客接待与引导：热情、规范地接待来访客人，进行访客登记（包括姓名、单位、拜访对象、事由、出入时间等），按需为访客提供指引、茶水服务，并负责将访客引领至指定区域或通知被访人。对于重要访客或VIP，需提前做好接待准备，并按公司规范流程执行。

3.信息咨询与解答：耐心解答内外人员的一般性咨询，对于超出自身解答范围的问题，应礼貌指引至相关负责部门或人员。确保所提供信息的准确性与一致性。

（二）行政事务支持

1.邮件、报刊与快递管理：负责公司日常邮件、报刊的接收、分类、分发工作，确保及时送达相关人员。对接快递公司，处理公司快递的收发事宜，包括登记、核对、分发及寄送安排，确保快递物品安全、准确流转。

2.办公环境维护：协助维护前台及公共接待区域的整洁、有序，确保办公环境舒适、美观。包括绿植养护、桌面整洁、饮水机供水、照明空调等设备的正常运行检查等。

3.办公用品管理协助：协助行政部门进行办公用品的申领、分发、盘点等工作，确保办公用品的合理储备与规范使用，避免浪费。

4.会务支持：根据会议安排，协助做好会议室的预订、准备工作（如调试设备、准备茶水、摆放资料等），并在会议期间提供必要的支持。

5.文件复印、打印与扫描：为各部门提供文件复印、打印、扫描等基础行政支持服务，确保文件清晰、整洁，并注意信息必威体育官网网址。

（三）后勤保障协助

1.固定资产管理协助：协助对公司部分固定资产（如办公设备、家具等）进行登记、标签管理及定期盘点，发现问题及时上报。

2.差旅票务协助：根据公司规定及员工需求，协助办理机票、酒店等预订事宜，确保行程安排合理、经济。

3.公司钥匙与门禁管理：负责指定区域钥匙的保管与借用登记，协助管理门禁系统，确保办公区域的安全。

（四）信息管理与必威体育官网网址

1.信息记录与传递：对前台日常工作中产生的各类信息（如访客记录、电话留言、快递信息等）进行准确记录和及时传递，确保信息畅通。

2.必威体育官网网址工作：严格遵守公司必威体育官网网址规定，不得随意泄露公司内部信息、员工个人信息及访客敏感信息。

三、日常工作流程与管理规范

（一）每日工作流程

1.班前准备（提前到达）：

*开启前台区域照明、空调、饮水机等设备。

*检查前台及接待区卫生，确保整洁无杂物。

*准备好访客登记表、笔、茶水等接待用品。

*检查电话线路是否通畅，voicemail设置是否准确。

2.班中工作：

*按岗位职责要求，高效处理各项接待、咨询及行政事务。

*定时巡查公共区域卫生及设施状况，及时处理或上报异常情况。

*午餐及短暂离岗时，需确保前台有人临时接替或设置电话转接，并告知相关同事。

3.班后整理：

*整理前台桌面，确保文件、物品摆放有序。

*检查门窗、水电、空调等是否关闭，确保安全。

*做好当日工作记录，整理相关文件资料，为次日工作做好准备。

（二）管理规范

1.电话接听规范：铃响三声内接听，使用标准问候语（如“您好，XX公司”），语气温和，吐字清晰，耐心倾听。通话结束时，待对方挂断后再挂断电话。

2.访客接待规范：主动起身问候，微笑服务。询问访客需求，按流程登记。引导访客时，应走在访客侧前方，保持适当距离。

3.邮件收发规范：收到邮件后及时分类，对于标注“机密”或重要文件，需直接送达指定人并签收。发送快递时，准确填写收件信息，选择合适的快递公司，并保留底单。

4.办公环境维护规范：定期检查前台及公共区域的清洁状况，发现纸屑、污渍等及时清理。确保绿植健康，饮水机有水且卫生。

四、职业素养与行为规范

1.仪容仪表：着装整洁、得体、专业，符合公司商务礼仪要求。发型整齐，妆容淡雅（如适用），保持良好的个人卫生习惯。

2.行为举止：站姿、坐姿端正，举止大方、得体。工作时间保持专注，不做与工作无关的事情（如长时间玩手机、闲聊等）。

3.沟通表达：语言文明、礼貌，表达清晰、准确。善于倾听，有效理解他人需求。

4.服务意识：树