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数字化转型背景下高校档案信息安全问题分析

赵静

（濮阳职业技术学院，濮阳市457000）

［摘要］随着计算机信息技术的快速发展，高校档案工作迎来了数字化转型的契机。数字化转型为高校档案工作

注入了强大动力，显著提升了工作效率，成为推动高校档案事业高质量发展的关键引擎。然而，在数字化转型带

来诸多积极影响的同时，也引发了信息安全风险。本文深入分析了数字化背景下高校档案信息安全问题，并提出

优化策略，以确保档案信息的安全与有效利用，为高校重大决策提供有力支持。

关键词：数字化转型；高校档案；信息安全

度较大。在转存过程中，容易出现信息遗漏、数据错误

1数字化转型背景下高校档案信息安全存在的问题

等问题，进而破坏档案信息的完整性，影响其真实性和

1.1管理体制不健全应用价值。

在高校档案管理领域，管理体系存在明显漏洞，主（2）档案信息可用性降低。在长期频繁的使用过

要体现在管理职责划分不清晰以及多部门交叉管理的程中，纸质档案因磨损导致可用性下降。同时，在重要

现象较为普遍。据调查结果显示，约60%的高校将学档案的生成、存储与使用过程中，其完整性和安全性可

生档案分散于学生处、教务处等非档案部门管理，约能因多种因素受到威胁。一方面，档案在长时间的传

20%由各院系自行管理，还有18%处于院系与职能部输与共享过程中，容易出现资料丢失的情况；另一方

[1]面，部分文件可能因信息泄露而出现内容缺失，甚至因

门双重管理的状态。当前分散管理模式由于缺乏统

一协调，导致管理衔接不畅，档案的完整性和安全性难数据外泄导致文件内容无法恢复。这些问题都削弱了

以得到有效保障。同时，归口管理部门职责划分不够档案的完整性和安全性。因此，构建一个完整且高效

清晰明确，导致各部门之间相互推诿扯皮现象时有发的信息处理平台对于保障重要文件在应用过程中价值

生，管理上的随意性、盲目性增加，为档案信息安全带的提升至关重要。同时，在使用相关文件时，要确保通

来隐患。档案部门与业务部门之间缺乏有效的沟通协信平台、网络平台、应用平台以及安全管理平台之间能

调，从而加剧了管理上的脱节现象。在制度建设方面，够协同配合，避免任何一个平台出现问题而引发整体

高校档案管理缺乏系统、完善的工作标准，管理手段相文件数据受损，进而造成数据和信息内容的缺失。

对落后，难以适应数字化转型的需求。此外，监督和评（3）数据安全与隐私存在漏洞。高校档案涉及学

估机制的缺失进一步加重档案管理的不规范性和无序生个人信息、科研成果等诸多敏感内容，其安全性至关

性，增加了档案信息泄露的风险，也对智慧校园建设中重要。当前，档案信息的存储和传输更多依赖网络和

的信息安全构成威胁。计算机技术，致使档案信息面临外部攻击、病毒入侵、

1.2权限管理不完善设备故障等多种风险。此外，档案管理人员的专业水

在数字化档案管理系统中，权限管理是保障信息平和技术能力参差不齐，部分人员在档案信息安全的

安全的核心环节。然而，部分高校在权限分配与控制技术应用和管理意识方面存在不足，从而增加档案信

方面存在缺陷，未能对不同角色的权限进行严格区分，息泄露的潜在风险。

导致部分用户可能获取超出其职责范围的权限，甚至（4）应急处置与备份体系存在短板。在档案数字

未经授权的人员可以随意访问、