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机关单位文秘工作操作手册

前言

文秘工作是机关单位高效有序运转的中枢纽带，肩负着承上启下、协调左右、联系内外的重要职责。本手册旨在结合机关工作实际，梳理文秘工作的核心流程、关键环节与基本要求，为从事文秘工作的同志提供一套相对系统、务实的操作指引。期望通过本手册的阐述，助力文秘人员提升业务素养与履职能力，更好地服务于单位中心工作。

一、文秘工作的基本遵循

（一）政治为先，把准方向

文秘工作具有鲜明的政治属性，必须旗帜鲜明讲政治。要深入学习领会党的创新理论，准确把握上级决策部署的精神实质，确保各项工作始终沿着正确的政治方向前进。在文稿起草、信息报送、政策解读等工作中，要坚决同党中央保持高度一致，严守政治纪律和政治规矩。

（二）服务为本，履职尽责

服务是文秘工作的根本宗旨。要牢固树立“三服务”理念（服务领导、服务机关、服务基层），以高度的责任感和事业心，主动对接需求，积极排忧解难。无论是办文、办会还是办事，都要力求精准高效，做到事事有回音、件件有着落。

（三）规范为要，严谨细致

文秘工作无小事，细节决定成败。必须严格遵守各项规章制度和工作流程，从公文格式的规范到会议安排的周密，从信息传递的准确到档案管理的有序，都要一丝不苟，精益求精，杜绝任何疏漏和差错。

（四）创新为魂，提质增效

面对新形势新任务，文秘工作不能墨守成规。要在继承优良传统的基础上，积极适应时代发展要求，主动学习新知识、新技能，探索工作新思路、新方法，不断提升工作的质量和效率，更好地发挥参谋助手和运转枢纽作用。

二、日常运转篇

（一）公文处理：规范高效，确保畅通

1.收文办理

*签收登记：收到外来文件、内部请示报告等，需认真核对份数、页数，检查有无错漏、破损，及时在收文登记簿或电子公文系统中准确登记，注明来文单位、文号、标题、收文日期、密级等要素。

*拟办分办：对收文提出初步处理意见，根据文件内容和职责分工，呈送相关领导阅示或转交有关部门办理。拟办意见应明确、具体，具有可操作性。

*传阅督办：严格按照领导批示和规定程序组织传阅，确保文件及时送达相关人员。对需要办理的文件，要跟踪了解办理进度，适时提醒承办部门和人员按时办结，防止延误。

*归档保管：文件办理完毕后，按照档案管理规定，及时整理、清退、归档或销毁，确保涉密文件安全。

2.发文办理

*起草核稿：公文起草应做到主题鲜明、观点正确、内容翔实、结构严谨、表述准确、文字精炼、格式规范。初稿形成后，需经本部门负责人审核，重要文稿应按程序送相关领导审阅。核稿时重点关注政策依据、内容合规性、文字表述、格式规范等。

*会签审核：涉及多个部门职责的公文，需进行会签，充分征求相关部门意见。所有公文在签发前，必须经过办公室（或文秘部门）负责人审核把关。

*签发用印：经审核无误的公文，按规定权限呈送领导签发。签发后，由专人负责校对（至少两遍），确保无任何文字、格式错误后，方可加盖单位公章。用印需严格履行登记手续。

3.公文管理要点

*格式规范：严格执行国家及本单位关于公文格式的规定，正确使用文种、文号、字体、字号、行距、页码等。

*内容必威体育官网网址：严格遵守必威体育官网网址纪律，涉密公文的制作、传递、复制、保存、销毁等环节，必须符合必威体育官网网址规定，严防泄密事件发生。

*时效观念：增强公文处理的时效性，做到不积压、不延误，确保公文高效流转。

（二）会议服务：精心组织，保障有序

1.会前准备

*方案拟定：根据领导意图，拟定会议方案，明确会议名称、时间、地点、参会人员、主要议程、主持人、所需材料、会场布置、后勤保障等事项，按程序报批。

*通知下发：会议方案确定后，及时下发会议通知，明确会议各项要素，确保参会人员准确知晓。重要会议可通过电话、短信等方式进行提醒和确认。

*材料准备：提前准备好会议所需的领导讲话稿、汇报材料、议程、背景资料、表决票等，按要求印制、装订、分发。

*会场布置：根据会议类型和规模，提前布置会场，包括桌椅摆放、座签制作摆放、会标悬挂、音响设备调试、投影设备准备、茶水供应等，确保会场整洁、庄重、功能齐全。

*后勤保障：如需安排食宿、交通，应提前联系落实，确保参会人员便利。

2.会中服务

*组织签到：提前到达会场，组织参会人员签到，分发会议材料，引导就座。

*协调联络：负责会议期间的各项协调工作，及时处理突发情况，确保会议按计划顺利进行。

*记录整理：安排专人做好会议记录，力求完整、准确地记录会议主要内容、讨论情况、决议事项等。重要会议应形成会议纪要。

3.会后工作

*纪要整理：会议结束后，及时整理会议纪要，经主持人审签后印发相关单位和人员。纪要内容应简明扼要，突出重点，准确反映会议精神和决定事项。

*材料归档：将会场