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房地产项目档案管理制度

一、总则

房地产项目档案作为项目开发建设全过程的真实记录与历史凭证，承载着项目决策、实施、管理及运营等各个环节的宝贵信息，对于保障项目合规推进、支撑企业运营决策、维护企业合法权益具有不可替代的重要意义。为规范房地产项目档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等管理行为，确保档案的真实性、完整性、系统性与安全性，充分发挥档案在项目管理及企业发展中的基础性作用，依据国家相关法律法规及行业规范，并结合本企业实际情况，特制定本制度。

本制度适用于本企业所有房地产开发项目（包括新建、改建、扩建项目）从项目立项至竣工验收备案及后续产权办理、项目后评估等全过程所形成的各类档案资料的管理工作。企业各相关部门、项目公司及参与项目建设的各参建单位，均须严格遵守本制度规定。

档案管理工作应遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全必威体育官网网址、有效利用的基本原则。

二、档案管理机构与职责

企业应明确档案管理的归口部门，通常为行政部或专门设立的档案管理中心，对全企业项目档案工作进行统一规划、监督与指导。各项目公司（或项目部）应设立专职或兼职档案管理人员，负责本项目档案的日常收集、整理、暂存与向企业档案管理部门移交等工作。

企业档案管理部门的主要职责包括：制定和完善企业档案管理相关制度与细则；组织开展档案管理业务培训与指导；监督检查各项目档案管理工作的落实情况；接收、保管和提供利用已归档的项目档案；负责档案的鉴定、统计与销毁的组织工作；推进档案管理的信息化建设。

各项目公司（或项目部）及相关业务部门是项目档案形成和收集的责任主体，其负责人为档案管理第一责任人。应指定专人（档案员）负责本部门在项目实施过程中产生的各类文件材料的积累、整理、预归档，并按规定向企业档案管理部门移交。各部门档案员需熟悉本部门业务，掌握档案整理基本方法，确保应归档材料的及时、完整与准确。

三、档案的形成与收集

项目档案的形成应与项目建设进程同步。各部门在项目开发建设的各个阶段，应将办理完毕的具有保存价值的文件材料（包括文字、图表、声像、电子数据等各种形式）及时收集、积累，确保不遗漏、不丢失。

文件材料的形成应符合国家及行业相关规范要求，做到格式标准、内容真实、字迹清晰、签章完备。手写文件应使用不易褪色的蓝黑或碳素墨水，打印文件应采用符合档案保管要求的纸张和打印耗材。

档案收集的范围应全面覆盖项目开发建设的全过程，主要包括但不限于：项目立项决策阶段（项目建议书、可行性研究报告、立项批复等）；勘察设计阶段（勘察报告、设计合同、初步设计、施工图设计及审查文件等）；招投标与合同管理阶段（招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同协议等）；工程实施阶段（施工许可、监理文件、施工记录、隐蔽工程验收记录、质量评定、安全管理文件、材料设备质量证明及检测报告等）；竣工验收阶段（竣工图、竣工验收报告、规划核实、消防验收、环保验收等各类专项验收文件及备案材料）；项目后评价阶段及产权办理阶段形成的相关文件材料。

对于重要的会议纪要、谈判记录、电话记录、现场照片、录音录像等，也应及时整理，形成文字材料或说明，并归入相应档案。

四、档案的整理与归档

归档文件材料应按照项目的内在规律和形成特点进行系统整理。整理工作包括分类、组卷、编目、装订等环节。

分类应科学合理，通常可按项目阶段、专业性质（如土建、安装、市政、园林等）或文件材料的载体形式进行。具体分类方案可由企业档案管理部门统一制定并指导实施。

组卷应遵循文件材料的自然形成规律和有机联系，将内容相对集中的文件材料组合成案卷。案卷内文件应排列有序，一般按重要程度或时间顺序排列。卷内文件应编写页号，并填写卷内文件目录和备考表。

案卷封面的填写应规范、清晰，包括项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等要素。案卷题名应简明扼要地揭示卷内文件的主要内容。

归档时间：项目竣工验收合格后，项目公司（或项目部）应在规定期限内（通常为竣工验收后若干个月内，具体时限由企业根据项目规模和实际情况确定）完成全部项目档案的整理、编目工作，并向企业档案管理部门办理正式移交手续。对于项目周期较长或某些特殊阶段形成的重要档案，可根据需要进行阶段性归档。

归档时应编制档案移交清册，一式两份，交接双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。

五、档案的保管与保护

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

档案应存放在专用的档案柜中，排列有序，便于查找。不同保管期限和密级的档案应适当分开存放管理。

严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续，库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

定期对档案进行