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会议纪要编写规范与格式模板

一、适用场景说明

会议纪要作为会议成果的书面载体，广泛应用于企业内部各类正式会议场景，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度总结会，用于同步工作进展、明确下一阶段计划；

专题会议：如项目推进会、问题研讨会，聚焦特定议题讨论并形成决策；

跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于明确部门职责与协作机制；

决策会议：如年度规划会、预算审批会，记录关键决策结果及执行要求。

其核心目的是客观呈现会议内容、固化决议事项、跟踪行动项落实，保证信息传递准确、工作执行有据可依。

二、会议纪要编写全流程操作指南

（一）会前准备阶段：奠定记录基础

明确会议核心要素

提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点、参会人员（主持人、记录人、发言嘉宾等）、核心议程及预期目标。若议程未明确，需与主持人沟通补充，保证记录覆盖所有关键议题。

准备记录工具与资料

根据会议性质选择记录方式（手写、电子文档或专业会议记录软件），并提前收集与会议相关的背景资料（如项目方案、上次会议纪要、数据报表等），方便记录时快速核对信息。

分配记录职责

记录人需提前10分钟到场，测试录音设备（如需），熟悉参会人员姓名及职务（人名用“”代替，如“市场部经理”），避免记录时出现混淆。

（二）会中记录阶段：抓取关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

重点记录以下信息，而非逐字复述发言：

议题讨论要点：各参会人员的主要观点、分歧点及共识方向；

决议事项：经会议讨论确认的最终结论（如“同意通过《项目方案》”）；

行动项：明确“谁负责、做什么、何时完成”（即5W1H原则：Who、What、When、Where、Why、How）；

待办事项：需后续跟进的工作，需标注“待确认”“需补充资料”等状态。

区分“讨论过程”与“最终结果”

对争议性议题，可简要记录不同观点（如“技术部主管建议采用A方案，运营部主管建议B方案，最终主持人决定暂缓决策，要求3个工作日内补充数据后再次讨论”），但需突出最终决议。

标注信息存疑点

对不确定的人名、数据、时间等信息，及时标注“？”并在会后第一时间与相关人员核实，避免信息误差。

（三）会后整理阶段：形成规范初稿

梳理会议内容，构建逻辑框架

按会议议程顺序整理记录，保证结构清晰，一般包含：会议基本信息、议题讨论与决议、行动项列表、后续工作安排、附件（如会议PPT、签到表等）。

核对信息准确性

与主持人核对决议事项及行动项，保证“负责人”“截止时间”“完成标准”等关键信息无误；

补充记录中缺失的细节（如数据来源、文件名称等），保证内容完整。

语言精炼化处理

将口语化表达转为书面语（如“这个事情咱们尽快弄完”修改为“需于X月X日前完成事项”），删除冗余内容（如客套话、重复发言），突出重点信息。

（四）审核与发布阶段：保证正式生效

初稿审核

完成初稿后，提交会议主持人或指定负责人审核，重点检查决议事项准确性、行动项明确性及格式规范性。根据审核意见修改完善，形成定稿。

分发与存档

定稿后24小时内，按参会范围分发（可通过邮件、企业内部系统等），并同步抄送需知晓但未参会的相关人员；原件需按公司档案管理规定存档（电子档备份+纸质档签字），保存期限不少于3年。

三、标准会议纪要模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

项目月度推进会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:30

会议地点

公司3楼第一会议室

主持人

总经理*

记录人

行政部*

参会人员

研发部经理、市场部主管、财务部专员、运营部助理（共8人）

缺席人员及原因

人力资源部*经理（因外出培训）

会议议程

1.上月项目进展回顾；2.本月目标拆解与资源分配；3.当前问题讨论与解决方案

（二）议题讨论与决议记录表

议题序号

议题名称

讨论要点

决议内容

1

上月项目进展回顾

研发部经理汇报：A模块完成80%，B模块因供应链问题延期3天；市场部主管反馈：试点用户转化率达15%。

1.研发部需在X月X日前完成B模块测试，提交测试报告；2.市场部同步试点用户反馈，形成优化方案。

2

本月目标拆解与资源分配

运营部助理提出需增加2名活动执行人员；财务部专员建议优先保障A模块研发预算。

1.人力资源部于X月X日前完成招聘需求发布，补充活动执行人员；2.财务部审批A模块追加预算5万元。

3

当前问题讨论与解决方案

供应链问题导致B模块延期，需确定新的供应商。

1.采购部*经理牵头，3个工作日内完成3家供应商资质审核，提交对比报告；2.下周一再次召开专题会确定供应商。

（三）行动项跟踪表

行动项编号

任务描述

负责人

协助部门

计划完成时间

完成标准

备注完成B模块测试并提交报告

研发部*经理

-

2023年X月X日

测试报告覆盖全部功能点

附件：测试用例