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机关单位办公自动化使用规范标准

第一章总则

第一条目的与依据

为规范我单位办公自动化（以下简称“OA”）系统的使用与管理，提高工作效率，保障信息安全，确保系统稳定、高效、安全运行，依据国家相关法律法规及我单位工作实际，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于单位所有使用OA系统的工作人员（以下简称“用户”），以及与OA系统管理、维护相关的部门和人员。

第三条基本原则

OA系统使用应遵循“统一规划、分级负责、规范操作、安全必威体育官网网址、高效便捷”的原则。用户在使用过程中，须严格遵守本规范及单位其他相关规章制度。

第二章用户行为规范

第四条账户与密码管理

1.用户账户实行实名制管理，由系统管理员统一分配。用户应妥善保管个人账户信息，不得转借、泄露给他人使用。

第五条操作规范

1.用户应在授权范围内进行操作，不得越权访问、操作系统功能或他人信息。

3.操作电脑时应保持良好习惯，离开工作岗位时应及时锁定计算机或退出OA系统。

5.严禁私自拆卸、安装、更换计算机硬件设备或安装未经授权的软件。

第六条信息处理与必威体育官网网址

1.用户在OA系统中处理、流转、存储的信息，必须严格遵守国家及单位的必威体育官网网址规定。

2.严禁利用OA系统制作、复制、查阅和传播违反国家法律法规及单位规定的信息。

3.涉密信息原则上不得在非涉密OA系统中处理。如确因工作需要，须严格按照涉密信息管理规定执行，并采取相应必威体育官网网址措施。

4.不得随意将OA系统中的内部信息、敏感信息通过邮件、即时通讯工具等方式外泄。

5.接收和发送电子文件时，应仔细核对发送对象、文件内容，确保准确无误，防止错发、误发。

第七条文件命名与存储

1.在OA系统中创建、上传文件时，应使用规范、清晰的文件名，便于识别、检索和管理。建议包含文件主题、日期、版本等关键信息。

2.重要电子文件应按照单位档案管理规定及时归档，并存放在OA系统指定的存储位置或个人工作目录下，避免随意存放导致丢失或混乱。

3.定期清理个人工作空间，删除无用文件，保持系统整洁高效。

第三章系统管理与维护

第八条系统管理员职责

1.负责OA系统的日常运行维护、技术支持和故障排除，保障系统7x24小时正常运行。

2.负责用户账户的创建、注销、权限分配及密码重置等管理工作，并做好记录。

3.定期对系统进行安全检查、性能监控和优化，及时发现并处理潜在风险。

4.负责系统数据的定期备份与恢复工作，确保数据安全。

5.制定并完善OA系统相关的管理制度和操作规程。

第九条权限管理

1.OA系统权限分配应遵循“最小权限”和“按岗授权”原则，根据用户的工作岗位和职责需求，合理配置操作权限。

2.用户岗位发生变动或调离时，所在部门应及时通知系统管理员，办理权限调整或账户注销手续。

第十条安全管理

1.系统管理员应定期更新系统补丁，安装并及时升级防病毒软件、防火墙等安全防护设施。

2.加强对OA系统服务器、数据库的安全防护，防止未授权访问和数据泄露。

3.建立系统安全事件应急响应机制，对发生的安全事件及时进行处置和上报。

第十一条数据备份与恢复

1.系统管理员应制定详细的数据备份计划，对OA系统的关键数据进行定期备份，备份介质应妥善保管，并进行异地存放。

2.定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的有效性和可恢复性。

第十二条设备维护

1.用户应爱护办公自动化设备，保持设备清洁，避免因使用不当造成设备损坏。

2.计算机、打印机、扫描仪等硬件设备出现故障时，应及时向本部门负责人报告，并联系技术支持人员进行维修，不得擅自拆修。

第四章网络安全规范

第十三条网络接入

1.用户计算机应通过单位内部安全网络接入OA系统，严禁使用非单位认可的网络接入方式。

2.严禁私自更改网络设备配置或接入未经授权的网络设备。

第十四条邮件与即时通讯安全

1.通过OA系统邮件或集成的即时通讯工具进行信息交流时，应遵守信息必威体育官网网址规定，不发送涉密信息和敏感内容。

第五章监督与责任追究

第十五条监督检查

单位信息化管理部门及各部门负责人应定期或不定期对OA系统使用情况进行监督检查，对违反本规范的行为及时予以纠正。

第十六条责任追究

用户违反本规范，造成系统故障、信息泄露、数据丢失或其他不良后果的，将视情节轻重，按照单位相关规定追究其责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理。

第六章附则

第十七条解释权

本规范由单位信息化管理部门负责解释。

第十八条施行日期

本规范自发布之日起施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。

第十九条修订

本规范将根据OA系统发展和单位工作需要适时修订。各部门可根据本规范，结合实际情况制定具体实施细则。